轻松实现员工资料卡分组打印

马震安

老板让笔者利用Excel工作表中的数据制作几百名员工的资料卡，并按组分发给员工。笔者一开始想到了利用Word中的邮件合并，但是这种方法对于照片的处理不是很好，而且不能分组打印。经过笔者的不断研究，终于发现借助易表.net就能轻松解决上述问题。

数据轻松导入

对于Excel工作表中的数据（此工作表不要有表头），在易表.net中可点击“文件→导入数据”菜单，在弹出窗口的文件类型处选择Excel，选择相应文件导入即可，软件默认的表1、表2、表3可右击删除掉，将扩展名为 .egd的易表文件保存在图片所在文件夹中。

图片表中巧显示

因为数据是从Excel表中导入的，所以每个列字段的类型都是“字符型”，要想在表中每行的“照片”列显示出图片，必须将字段类型改为“图片型”。点击“表→设计表”菜单，在弹出的窗口中，列名称处选择“照片”，列类型处选择“图片型”。这样，单击每行的照片列时在右边窗口就会显示出相应图片（如图1）。

资料卡模板巧制作

由于资料卡要按班组进行分组打印，所以在制作资料卡模板前需要对数据进行分组。选择“模式→汇总模式→设置汇总模式”菜单，在弹出的窗口中分组列勾选“班组”即可（如图2）。

接下来，就该设计资料卡的报表模板了。点击“报表→设计报表→新建报表”菜单，进入报表设计窗口，点击“自动报表”按钮，勾选所需要的数据字段，这时在页面头处就会出现字段名标签，在细节区处出现带中括号的字段名，双击这些标签或字段名可以对它们进行设置；点击“报表→报表设置”菜单，设置好纸型、栏数、组数等，调整细节区的高度，将页面头中的字段名标签及细节区中的字段拖动到合适位置，不需要的可以删除（如照片标签、边线），可利用对齐等按钮进行调整。当然，标签和字段位置调整好后，可以自己加上边线及标题。双击图片字段，将其对象类型设置为“图片”；最后，再调出报表设置窗口，将不需要显示的区域勾选去掉（如图3）。

资料卡一键生成

以上操作完成后，点击“打印预览”按钮，在弹出窗口中选择“所有行”及勾选“分组换页”就可以打印或预览了（如图4）。

Tips

如果这个易表文件没有和图片放在同一文件夹中，要想在表中单击每行的照片列显示图片，只需要右击第一行的照片列，选择“插入图片”菜单后插入所需要图片，而在其他行不需要这样的操作。