MIS系统按需出版成功的秘诀

马倩云+杨萍

近几年，数字化印刷服务的新领域已逐步形成，印刷业已发展成以电子技术为基础的服务性行业，数字化、网络化进程加速，按需出版从概念变成了现实，并以迅猛之势加入印刷出版的竞争当中。不受数量限制、市场反应快捷、没有资金风险、能够满足个性化需求等优点无疑让按需出版成为印刷出版界的后起之秀。

按需出版面临的挑战

在国内，10年间，按需出版颇受市场和客户的青睐，然而，生产成本评估不准确、生产流程信息化不完善、管理滞后等现象所导致的按需出版价格居高不下使得消费者望而却步，按需出版印刷企业没有足够的活源，昂贵的生产设备无法满负荷运转，企业陷入盈利困境，严重阻碍了按需出版的健康发展。

在此，笔者从企业信息管理的角度，总结了按需出版印刷企业将会面临的几点挑战。

（1）传统的信息管理方式无法适应企业的快速成长以及变化的商业模式所带来的市场重新评估、订单处理数量增多以及新客户数量骤增等。

（2）过去，企业收集数据的方法更多的是基于可观察收集到的实际数据。若没有一个可以收集企业现有数据的体系，则提出任何一个具有适当审查精度的管理报告题材都需要耗费大量时间。

（3）生产车间的生产岗位繁多，企业需要更加复杂的评估系统才能够迅速为客户提供准确的报价。对于企业来说，确保耗材合理使用以及员工工作时间的合理评估才是最有利的。

MIS系统成为最优解

如何才能掌握企业作业成本和耗材用量的第一手资料，在精细化管理中做到合理报价、降低成本，在价格战中脱颖而出，获得成功呢？笔者认为，随着企业的快速成长，只有获取及时准确的数据才能迅速自信地应对市场变化，抓住机遇。而在互联网时代，携手IT技术，结合数字化按需出版的硬件设备，定制一套独特的MIS系统才是解决这一问题的最佳方法。

MIS系统（管理信息系统——Management Information System），是一个由人、计算机及其他外围设备等组成的能进行信息收集、传递、存储、加工、维护和使用的系统，涵盖了印刷工作流程的各个环节，使得印前、印刷、印后整个数字化工作流程成为一个有机体联系起来，实现了对印刷活件和设备、印前与印后数据的实时跟踪，提供了一种对从客户下单到最终成品送到客户手中整个过程的描述方法。随着我国与世界信息高速公路的接轨，企业通过计算机网络获得信息必将为企业带来巨大的经济效益和社会效益，企业的办公及管理都将朝着高效、快速、无纸化的方向发展。MIS系统的工作流程如图1所示。具体来说，MIS系统可带来以下优势。

1.及时、正确的数据分析

采用传统信息管理模式时，企业做出的许多决策大都基于自我评估。然而，评估建议的审查又往往是一项艰巨的任务，因为我们不得不去校验所有的数据。那么，一个合适的MIS系统能为企业带来什么呢？首先，通过对企业拥有的人力、物力、财力、设备、技术等资源的调查了解，其要先建立正确的数据，然后通过加工处理并编制成各种信息资料，及时提供给管理层人员；其次，管理层人员因掌握了正确数据从而做出合理建议和正确决策。

2.有效的测评

完整的MIS系统都会附有一个自定义的成本预估方式测评模块（例如，Avanti公司研发的MIS系统），可广泛应用于不同规模的企业。在该模块中，可以依照企业的运行管理模式定制一套合理的体系来评价该企业成本预估的方式。这种个性化的测评模块能够准确评估依据企业作业成本和实际成本所做决策的合理性。通过这一模块，企业管理层人员在提供市场报价时就会显得格外自信，因为它近乎是依据工作的实际成本而定的。

3.MIS系统的附加值

当MIS系统所推进的规范化操作流程被员工接受与适应后，它将有助于一线操作方与生产方相配合，尽管这并不在MIS系统的购买要求和期望之列。正如加拿大西部最大的数字印刷公司Blitzprint公司的总裁Kevin Lanuke所说：“令我感到震惊的是，我的员工理解和适应这套系统所耗费的时间如此之短，每一个使用它的人都感到振奋人心，人们已经开始挖掘它的潜能，驾驭着它朝着生产效率最大化的方向前行。这真是意外附加值所带来的惊喜呀！”

MIS系统成功案例分析

在此，笔者将以Blitzprint公司作为成功案例进行具体分析。Blitzprint公司将自己定位成一个帮助客户取得成功的跳板。这是一家具有专业、高附加值的企业，他热衷于通过“印刷的能力”使客户获得最大回报。早在2000年，该公司便将可变数据印刷解决方案提供给了客户，通过印刷带动可变内容书刊的方式凸显数字印刷的魅力，这也使其成为加拿大第一家将短版数字出版提供给出版商和图书作者的公司。

在经历了短期的快速增长后，Blitzprint公司的总裁Kevin lanuke总结道：“我们需要一个MIS系统来适应公司变化的商业模式，推动公司发展，提高生产效率。”利用MIS系统，Blitzprint公司主要完成了3件事：①数据文件的流程处理（自客户文件开始，包括传统印刷和数字印刷方式的选择，内文和封面，黑白和彩色的确定等各种因素）；②自动化的报价系统（包括自动化的成本分析，充分考虑了传统印刷和数字印刷不同的综合成本以及报价） ；③规范化操作流程（通过自定义系统将各个工序连接起来并电子化）。

Blitzprint公司的发展历程，给出了一个按需出版的样例，首先拥有印刷数字化的硬件设备，扩充印刷能力；整体引入IT技术，打造属于自己的MIS系统，建立数据库，从全流程考虑成本，形成自动报价系统；建立数字化工作流程，从而有效扩大销售，并在印刷之外扩充服务内容，提供完整服务并获得相关利润，积蓄力量，再回到印刷本身，提高生产能力和质量，不断扩大竞争优势。