跨国公司档案信息开放利用情况刍议

Ineke+Deserno

摘 要：跨国公司的档案信息具有重大的历史和社会价值，它们在公司记忆的形成过程中发挥着非常重要的作用，同时又是我们所处时代集体记忆的一部分，为我们当前的文化和社会认同的形成提供了重要的信息。文章从驱动因素、面临的挑战、当前的法规制度三方面阐述了跨国公司档案信息开放利用的情况，并给出了当前跨国公司档案信息开放利用的一些途径。

关键词：跨国公司；企业档案；开放利用

Abstract：International business archives are of great historical and social importance and play a very important role in the formation of company memory. At the same time， as a part of the collective memory of the time， international business archives provide important information for the formation of cultural and social identity. This article discusses the current situation of opening up access to international business archives from the drivers， challenges and the regulatory framework. Meanwhile， some suggestions on opening up access to international business archives are provided.

Keywords：International Business； Business Archives； Open up Access

经济全球化的进程加速了贸易壁垒的消失，为企业活动向全球扩展打开了一扇大门。全球化和私有化使得很多社会力量不再集中于政府机构，先前依据信息自由法案可以获取的信息，现在掌握在私有企业手中。越来越多的人认为跨国公司不仅应该对其股东负责，还应该对那些可能受其影响，或者对其决策和行动感兴趣的人或群体负责。[1]因此，对跨国公司档案信息开放利用的呼声也越来越高。

1 跨国公司档案信息开放利用的驱动因素

档案作为一种记录，记载了企业过去的经营管理活动和决策，对集体记忆、个人记忆及社会记忆的构建起到了很大的作用。许多跨国公司建立了档案设施，并向公众开放了他们的档案资源。跨国公司档案信息开放利用的驱动因素包括两方面，一是来自企业自身的考虑，二是来自外界的推动。

第一，跨国公司的信息公开透明有助于维护企业的公众形象。有些公司因诉讼缠身或其他不良行为备受国际媒体广泛报道和谴责，比如媒体曾广泛报道福特汽车公司、美国国际商用机器公司和通用汽车公司在德国的子公司可能与纳粹暴行牵连。这些跨国公司的应对方式可能不同，但开放企业档案信息会增强企业作为一个有担当公民的良好形象。

第二，档案信息开放利用有助于增强社会大众对企业的了解，提升企业的知名度。企业历史是提升跨国公司声誉、品牌和形象的强大工具。如果企业明白它对地区、国家乃至国际社会历史的影响力，明白企业品牌对社会的价值，就会向社会大众开放企业档案。可口可乐、雀巢以及卡夫食品等餐饮公司都有建设完善的档案馆，并且都向外界开放利用档案信息。

第三，外部学者的研究需求和社会大众的兴趣也是跨国公司档案信息开放利用的驱动因素之一。一些社会学者因为研究所需，或者公众出于自身兴趣，会向跨国公司提出利用档案信息的请求。而跨国公司对社会承诺要履行公民责任和义务，因此，在不损害自身利益的基础上，会向其提供部分档案信息。此外，企业还会因为外部对企业信息公开透明的要求而开放自己的档案利用。

2 跨国公司档案信息开放利用工作的挑战

企业档案工作很大程度上取决于高层领导的支持。高层领导的支持与企业的经济状况有着十分紧密的联系。若企业的经济状况良好，领导通常会对档案给予较大的经济支持，企业的档案开放利用工作通常也就做得好。当企业遭遇经济危机时，高层领导无暇他顾，作为非核心业务的企业档案工作也会面临风险。因此，如何让公司领导持续重视档案开放利用工作，加强对档案工作的经济支持，是跨国公司档案工作者今后面临的一个挑战。

现行文件管理工作中存在的过度积压问题，是跨国公司档案信息开放利用面临的另一挑战。企业开展文件管理工作仅仅是为了保存那些法律上要求保存的文件，对于其他资料通常置之不管或直接销毁，这就会造成整理和鉴定工作的积压，给检索和利用造成许多困难。企业在文件管理上通常采用零碎的办法，加之文件管理者缺乏文件保管的责任心，给保卫文化记忆的档案专业人员带来了挑战，尤其是当企业已经被另一家企业合并，企业的文件和档案开放利用工作就会变得更加复杂。[2]

档案保管政策的缺乏也是横在跨国公司档案信息开放利用道路上的一道难题。企业文件的管理滞后于公共文件管理。公共文件的管理受益于国家档案馆或其他文件和档案管理权威机构出台的各项标准和指南。企业文件管理政策的重点是依法保管的文件，主要是财务类文件。而对于企业的证据型文件，有些企业并未意识到其历史价值，因此会按惯例销毁这些文件，这就可能给未来学者、政策制定者和公众利用档案信息造成困难。安然（Enron）事件（是指2001年发生在美国的安然公司破产案）以及相关丑闻和帕玛拉特（Parmalat）事件（是指2003年发生在意大利乳品巨头帕玛拉特公司的财务丑闻），使全世界的文件和档案管理者明白了文件保管对大型机构有效管理、责任行使和企业透明度方面的重要作用。但是，企业文件保管的相关指南却少之又少。现有的指南主要是侧重文件的合法性方面（如《萨班斯·奥克斯利法案》，是美国立法机构根据安然有限公司、世界通讯公司等财务欺诈事件破产暴露出来的公司和证券监管问题所立的监管法规），这就给企业的档案管理工作，尤其是档案开放利用工作带来了很大的影响。

3 跨国公司档案信息开放利用的法规制度

尽管许多跨国公司开展了档案工作，但他们的档案并非一直对公众开放，这其中法规制度的缺失是一个重要的因素。没有任何国家或国际法规强制要求企业开放其历史或现行文件。现有的法律大都仅涉及政府机构的信息公开方面，仅有《南非信息自由法案》延伸到了企业信息开放利用方面（2000年的《南非信息自由法案》中作了一项特殊规定，如果私有部门的文件对人民权利的行使和保护有价值，那么个人和政府机构可以利用这些属于私有部门的文件）。在安然集团和帕玛拉特集团的财务和管理丑闻之后，美国《萨班斯·奥克斯利法案》和欧盟的八项公司法指令增强了对财会信息披露的要求。对公司可持续发展以及私有部门社会影响力的关注，推动了企业信息披露方面的国家和国际法规的出台，如环境信息（《奥尔胡思协议》）、营养标识以及化学物泄漏等方面。除此之外，还没有任何跨国公司档案和文件信息获取的综合性制度。现有信息利用的规定并不强制要求企业披露信息，正如福德（Fode）和芬克（Fink）所言，现有的法规要求太过保守，“或多或少局限于高层决策的内容和信息”。[3]

档案开放利用法规制度的缺失不仅影响跨国公司众多档案的对外开放，还影响着已开放档案在利用法规方面的多元化。根据笔者针对50个最大的跨国公司网站和企业档案馆名录所作的综述中，30家企业里只有4家在其网站公布了其档案的开放利用政策。许多没有公开档案利用政策的企业表示，可以按照研究者的需求向其提供相关的政策信息。这30家企业中，大多数表示在档案开放利用方面有所限制，利用者通常只能通过约定获取档案信息。

4 跨国公司档案信息开放利用的途径

第一，公众想利用跨国公司档案信息需要经过一番研究探索，通常会先了解其保存在什么地方。公共机构的档案按照法律规定要存入国家或地方档案馆（以下称为公共档案馆），而跨国公司档案如果保存起来并开放利用，就会散布在不同的地方。一些档案可能保存在跨国公司内的总公司或下属公司；有些跨国公司档案则可能保存在经授权的档案机构中，比方大学档案馆、研究机构或遗产基金会（以下称为企业档案室），例如：墨尔本大学档案馆、格拉斯哥大学档案馆和企业文件中心等。还有的档案可能作为国家或地区文化遗产的一部分，保存在法律授权可以收集个人档案的机构。当一个企业被合并或兼并后，档案的收集和利用就变得愈发困难。大多数情况下，这部分档案会转移到新的企业，但也有时候这些档案会保存在某个企业档案室或公共档案馆中。

第二，跨国公司档案工作者意识到其档案的复杂性，制定了企业档案馆藏指南，方便用户利用档案信息。通常情况下，用户可从四个不同方面获得研究帮助：一是企业档案机构的研究成果和网站（西门子公司和宝马汽车公司档案馆网站）；二是（企业）档案馆协会的研究指南或登记簿（如，美国档案工作者协会编制的《美国和加拿大企业档案馆名录》、英国企业档案馆理事会编写的《企业档案馆名录》）；三是公共档案馆协会制作的企业档案馆研究指南或登记簿（如《澳大利亚档案馆名录》、《丹麦国家企业档案馆指南》、《英国国家档案馆企业历史起源》）；四是企业档案室的研究成果（如班森福特研究中心、哈佛商学院商业收藏、《墨尔本大学档案馆收藏指南》）。

第三，为改变跨国公司档案开放利用的现状，国家企业档案馆协会和社会团体还积极参与了对跨国公司档案利用的监督和指导工作，制定企业档案管理指南，给企业提供建议，在提高档案开放利用意识方面发挥了积极作用。企业档案馆协会还与国家档案馆相互协作，研究出合适的策略，让跨国公司领导明白他们有进行档案保管和开放利用的义务。

第四，作为社会文化遗产的保管者，企业档案工作者、公共档案馆工作者、企业档案馆协会领导以及企业档案室领导与社会决策者进行了对话，共同商议企业档案保管和开放利用的策略。近来，在英国国家档案馆、英国档案工作者协会以及英国企业档案理事会等机构的支持下，英国启动了“企业档案国家战略”。作为英国企业档案的重要进展之一，该战略“旨在提升企业档案的形象，确保其既能为企业所用，也能为研究所用，并且馆藏能体现未来英国经济活动的多元化”。[4]

5 结论

跨国公司档案信息开放利用是企业透明度和理解现代历史的需要，政府和政策制定者可以利用档案来评价跨国公司档案对社会的影响。此外，通过利用档案，普通公民可以：更好地了解现在和过去的事件；利用现在和过去跨国公司的活动信息来帮助他们作出有关就业、消费、土地或家庭采购方面的决定；他们可以了解到跨国公司的更多信息，包括公司历史、公司对国家或地区的影响和贡献，以及公司、个人和社会的关系。

对于跨国公司自身来讲，开放档案信息利用有助于推动积极的社会参与、企业文化和品牌建设，衡量企业的业绩及其对社会的贡献。因此，开放企业档案是好事。正如莱斯利·里士满（Lesley Richmond）所言，“不了解企业就不了解20世纪和21世纪的现代社会”。[5]

注：本文编译自The Value of International Business Archives： the Importance of the Archives of Multinational Companies in Shaping Cultural Identity，作者为荷兰学者Ineke Deserno.

参考文献：

[1] Calland R. Prizing open the profit-making world[M]//Florini A. The right to know transparency for an open world. New York： Columbia University Press， 2007： 271～302.

[2] Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[3]Fode H， Fink J. Business archives in Scandinavia[J]. Arch Manuscr， 1999， 27（2）： 54～67.

[4] The National Archives of UK. National Strategy for Business Archives （England and Wales）[R/OL]， 2009-07 [2014-12-25].http：//www.businessarchivescouncil. org.uk/materials/national_strategy_for_business_archives_1.pdf/.

[5]Richmond L. The memory of society： business[J]. Comma. Int J Arch， 2002， 1-2： 113-119.

（作者单位：四川大学 来稿日期：2015-02-17）