网络环境下高校档案馆服务模式研究

轩红

网络的发展影响了很多人的生活模式，同时也影响了行业的工作模式，计算机网络模式同时对档案馆的服务模式革新带来了新的契机。

1 网络环境下档案服务新模式

1.1 搭建信息交互平台。计算机网络技术的发展使档案信息资源的共享实现了可能，档案部门可以通过建设网络交互平台，通过用户的注册或者统一认证体系，实现档案资源检索的便利性、互动交互，用户信息更新等新的服务模式。

其中如何保证信息的可靠性和用户信息的机密性是这项服务的关键技术。针对这种风险，如果是局域网用户可以通过IP限制，建立自己单位的档案服务网站，在网站上发布信息，或者开发链接档案系统的计算机访问接口；对于社会档案部门，可以通过统一认证技术，实现个人对个人档案信息的查找和更新，对开放的公共档案信息进行检索和使用。这样大大地增强了用户使用档案资源的方便性和快捷性。

1.2 个性化专业服务。用户需求的多样化，决定了个性化服务的必要性，个性化服务是网络环境下一种新服务模式的探索，它是传统档案服务模式的延伸。个性化服务强调服务的主动性，强调用户的互动性，用户可以根据自己的需求对服务的内容进行定制，引导用户向数字档案过渡，满足特定用户群的特殊需要。提供个性化服务需要注意以下几点：（1）对用户信息需求进行调研，建立用户需求档案，及时掌握用户的信息行为，并及时调整服务的内容及角度，以用户的需求为目标，对档案资源进行开发和利用，为用户提供优质高效的服务。（2）对档案信息进行整合，提供深加工服务。海量的档案信息，很多时候使用户茫然无所适从。对档案信息进行总结和序化，提炼针对用户需求的有深度的档案信息，这种信息资源具有很强的针对性，能满足用户对某一个行业、领域、专题的深入研究，这样的资源深加工，体现了档案部门的专业化和个性化。（3）建设特色库和专题库，这样能够体现出单位的特长，特色资源库的建立，有利于提升本馆的知名度和资源利用效率，给用户提供新鲜的体验，吸引用户。（4）建立统一的检索接口和导航系统，方便用户检索，节省用户时间。

1.3 挖掘档案信息价值。档案的社会价值属性确定了其潜在的经济效益和社会效益，而由于种种原因，档案资源的利用一直都没有发展起来。以知识管理为主的今天，高新技术的不断出现，使人类的知识总量迅速增加，获取知识运用知识的能力也大大提升，作为知识载体的档案应该成为信息产业的支柱，所以对档案资源的挖掘显得尤为重要。可以借助网络技术积极开发现有资源，对档案资源进行有效的组织、标引、发布，形成统一而完整的体系，然后经过语义标识，进行聚类和分类，形成规模效益，这样可以很好地提供知识共享环境，促进档案知识的应用，档案机构可以给用户提供更全面的档案信息，同时档案的性质和范围也得到了拓展。提供优良的知识共享环境，并从不同角度将这些知识转化到个人工作当中去。从而促进用户和档案馆之间的关系。

2 网络环境下高校档案服务策略

高校发展的程度不同，决定了高校档案服务部门的业务范围以及服务层次的不同，但是所有的高校档案工作部门在工作中都应该从以下几点着手。

2.1 服务的主动性和创造性。高校档案服务部门的服务对象为教师和学生，由于目标用户的特定性，造成服务模式和服务手段的固定性，所以缺乏主动性和创造性。这种传统的“应答式”服务模式在服务种类、服务模式和服务手段上都比较落后，被动式的服务往往导致档案信息的准备不全面和不充分，影响档案信息资源开发和利用。

在服务主动性方面，档案部门应积极借鉴社会服务部门，摸索出一套适合高校档案工作的服务流程、服务管理和服务评估方案。高校档案部门应该及时关注社会和学校的动态，积极地整理相关档案资料对相关部门进行推送，同时在档案使用较集中的时间段（如毕业生离校、新生报到）进行业务的提前准备。将常见的问题进行总结和归类，建立FQ库，方便用户的使用。目前高校已经实行聘任制，通过对服务的考核，来给工作人员的岗位竞聘提供支持材料，这样形成良好的循环，将使高校档案工作在高校的发展中占有一席之地。

2.2 服务手段的现代化。网络已经成为人们生活中不可或缺的一部分，档案工作必须跟上这种节奏。档案服务工作要想融入这个大环境中，就必须使用现代化工具。可以借助计算机设备对档案资源进行定位，方便检索，建设用户使用数据库，借助邮箱、微信、微博等通讯软件对业务动态进行发布，使用户及时掌握档案馆动态。

档案服务信息的网络化可以大大地提高档案工作效率，提高档案资源的利用效率，更重要的是这样顺应了办公自动化和人们的使用习惯。如果不顺应人们的使用习惯进行改进，慢慢地会被社会边缘化，档案工作的实际功能也将萎缩，不利于档案工作的健康发展。尽量多地将现代化工具和模式引用到实际工作中，才能推动档案事业的发展，解决大量档案资源处于休眠状态的现状。

2.3 服务的双向性。高校档案机构一方面要做好对用户的服务，同时也要加大档案资源的建设力度，根据社会的发展，积极拓宽档案来源。除满足正常的教学工作外，还应该根据学校的发展阶段提供教学制度的改革与创新、教学经验的研讨与交流、优秀教学案例的积累与分析等专项档案资源的搜集和整理，为学校的发展作出贡献。这样做可以为学校科研活动提供可借鉴依据；为大学生素质培养提供事实案例；为教学管理提供科学依据等，大大地拓宽了档案工作的领域。同时还可以积极与相关管理部门联系，向社会人员开放档案馆部分档案资源，加强与其他档案馆的合作，积极为社会档案馆提供资源并获取与本单位发展相关的档案资源。

2.4 建立高校档案信息服务评价体系。建立档案信息服务评价体系有利于从量化方面对档案服务工作进行评价，有利于确定档案服务工作的落实情况，是提高档案服务质量的重要保证。由于缺少相关的评价标准，高校档案部门缺乏对新服务的学习动力，容易固守传统的服务模式，服务手段老化，服务质量难以保证。目前高校的教学评价、图书馆评价标准都基本建立，档案馆也应该建立评价标准，应该包括：（1）制度保障。建立完善的档案服务制度，档案制度应该具有一定的激励性，评价服务的标准要具有可操作性。（2）服务流程。要具备规范的服务流程，服务流程要符合法律、法规、行规和单位规定，具有高效、快捷的标准。（3）服务指标。对各种档案服务种类作出明确的归类，并要对每项服务需要达到的标准作出明确规定。（4）评价权值。需要对档案服务所涉及的各个环节进行细分，并赋予一定的权值，指标要全面、科学，对每次服务都能够进行评价和总结。（5）评价搜集。建立完善的评价搜集系统，采集机制要合理合法。

3 开展服务新模式的注意事项

档案部门开展新的服务模式是必要的，但是在开展新的服务模式和服务理念的同时也要注意以下事项：（1）档案的保密性。档案的保密性是档案资源的基本属性，在使用网络等新式手段的同时要保证档案资源的保密性，对档案资源的保密等级要进行界定。保证单位和相关人员的基本权益，要考虑网络环境下用户的复杂性和可攻击性，做好保密的同时，还要对加密技术，防火墙技术进行安装，保证档案资源的安全性。（2）档案的长期保存性。一旦开展新式的服务模式，可能会增大档案资源的使用频率，面向的用户群可能也会扩大，这样就要求档案工作人员在对档案资源的保护上切实注意，保证档案资源不被损坏。长期保存需要注意数据库的备份和更新，预防自然灾害和人为灾害给档案资源带来的危险。（3）遵守相关法律法规，在对档案资源进行服务模式拓展的同时，档案工作人员要遵守相关法规，不能确定的部分要向主管部门进行请示核实，以免造成不必要的损失。

网络环境的发展是社会的巨大进步，给档案资源的共建共享提供了优异的通信条件，使一些过去不能开展的业务具备开展的条件，网络技术在档案界的运用，能极大实现档案资源的共享，方便用户的档案检索和利用，同时也给档案界的服务带来了挑战，档案工作人员必须抓住机遇，提高自身业务素养，努力学习新的网络技术，将传统档案技术和服务方式与新的服务相结合，提高服务质量，为社会的发展和经济建设作出应有的贡献。

（作者单位：河南牧业经济学院 来稿日期：2015-02-17）