火电工程技术档案管理难点之我见

王欢

（湖北省电力建设第二工程公司湖北省武汉市 430030）

火电工程技术档案管理难点之我见

王欢

（湖北省电力建设第二工程公司湖北省武汉市 430030）

一直以来，电力工程项目都是国家重点工程项目。电力工程建设项目的施工质量直接影响着我国的民生。很多火电站项目在建设过程中，都提出了“建设精品工程”的口号，而精品工程的实现离不开工程档案。所以，建立精品工程首先要建立精品工程档案。基于此，本文对火电工程技术档案管理进行探讨。

火电工程；技术档案；管理难点

引言

随着我国经济快速发展，电力需求也与日递增，然而火力发电依然是电力生产的主要来源，它对社会生产和人民生活起着重要的作用，在火电厂，工程技术档案属于电厂潜在的生产力，也是电厂的重要财富。从火电厂项目立项到运行的整个过程，档案管理工作者都作了详细的记载，可以说是永远跟随着火电厂。所以，必须健全和完善火电厂建设项目的工程档案，提高档案质量，使其在电厂的规划、建设、管理中发挥作用。本文就工程档案的管理进行分析。

1 火电厂工程档案的管理现状

1.1 档案专业部门和专业人员的缺失

工程档案室是火电厂不可缺少的部门，其在电厂承担着众多职能，在工程建设时，如填写施工技术表格、保存设备材料文件、整理竣工图纸、归档往来文件以及对资料进行专业分类组卷等事务都需要懂专业的档案工作人员完成。档案管理人员必须有良好的综合素质，他们除了具有档案专业技术知识，还要懂建设专业技术知识，以及熟知火电厂各级主管部门制定的工程档案法规。但在现实中，档案管理人员的知识结构却比较单一，他们有的擅长电厂建设专业，却不懂档案技术知识，有些具有档案管理知识，其他却不懂，这无疑就阻碍了火电厂工程档案管理工作的进行。

1.2 领导层轻视档案管理工作

从火电厂立项到正常运转的过程中，领导都作了大量的工作，如成立组织、招聘人员、落实责任、开展工作等。但在档案室的人员配置和责任化分中却并不重视，他们更看重项目的核准、设计、设备、施工、安全、质量、工期等，在人员配备上更是马马虎

虎地随便找人顶上，大多时候还是照顾性安排，甚至一些部门的领导认为档案管理与自己的工作不发生关系，轻视档案工作的存在。正是领导阶层对档案工作的不重视，致使档案室人力不足、工作人员无证上岗、档案保管条件和保管手段落后。

1.3 档案信息化程度低下

提高档案管理的手段，加强对档案管理工作的投入力度，运用信息化管理是档案管理的最终发展方向。但在实际中，火电厂档案管理的信息化程度还非常低下。主要现状如下：①对档案室电脑配置非常落后，无论是软件还是硬件都需更新。②档案管理只起到保存的作用，在实际生产中不能现场查阅。③档案图纸更新缓慢，不能随机而变[1]。④对信息的查阅只局限在档案室，应与电厂的实际施工进度结合，让信息服务于工程生产。⑤缺乏档案信息化的标准和制度，使档案工作人员在操作时存在茫然性。⑥一部分领导忽视了档案信息化建设的重要性，在企业信息化的整体规划中丢失了档案信息化的存在。

1.4 档案管理体系落后

如今的电厂档案室，在档案分类中大多还沿用传统的体系进行，这已严重落后于这个时代，所以应尽快实施企业档案管理信息化体系。档案实体分类需根据项目档案的来源、形成时间、内容、形成等进行。在档案整理时，首先应该将火电厂建设项目形成的全部档案按照原则分门分类，最后形成相互间具有平行关系和从属关系的有机系统，目的是实现便于检索档案和科学管理档案。

2 对火电工程技术档案的管理方法

2.1 按系统原则进行管理

由于火电厂的建设工程涉及众多的参建单位、专业和系统，属于一个复杂的庞大工程体系。自然会产生各式各样、各种形式的项目文件，作为各职能部门、参加单位、行政监管机构和专业人员应积极和档案管理部门协调配合。火电建设项目档案有自己的管理标准，即对项目档案管理的目标、项目、业务、程序、方法和组织进行规定。因此，在编写新标准时需全方位考虑，且要提升档案管理人员的责任心，要明确界定所有参建单位、人员在项目文件的形成、收集、整理方面的要求，只有这样才能让档案管理工作在整个系统建设中发挥作用。

2.2 让现行的国家、行业标准与新标准统一

使用档案管理标准能提高档案管理水平和工作效率，使各项技术标准得到贯彻实施，确保企业档案管理标准化能够提高各项管理职能以及标准项目的实施，是档案管理的政策依据。国家档案标准是对全国档案行业的整体规范，它在全国任何地方都能使用，但在编写行业档案管理标准时有一个原则，那就是编写行业档案标准时一定要更加细致、严格。编写行业档案不能和现行的有关档案规定冲突，需在综合考量的基础上进行采纳和完善。还应和有关技术标准、规范保持一致，原因是项目文件受到国家、行业的有关规定，以及各种技术标准、被规范的各种记录表格、工程项目的多种技术和质量管理因素的制约，所以在档案标准的制作时，一定要全面考量这些因素，从而实现各种文件、措施、记录、表格的质量合格。

2.3 让标准具有可操作性

编写标准的基本原则就是让标准具有可操作性，这也是检验标准成功与否的准则。作为火电建设项目的档案管理工作和参建单位的档案人员以及技术人员的行为准则都需要新标准来导航。如曾在河北国华定洲发电有限公司二期工程的建设中，多次外聘档案专家进行档案咨询，这就出现了多个专家对国家、行政标准、规范的理解分歧，造成工作无法开展[2]。从这里可以看出在新标准的编写时，应使用标准文字表达，用语用词要明确，需要定量的应标识清楚，用一致的方式解释条文，从而消除分歧。所以，在编写标准时应以“强调可利用性”的原则指导思想，从而达到新标准对实际操作和档案管理工作的指导意义。总之在编写时：①用实事求是的态度，高度总结经验和技术，并且进行利用；②紧抓事物的主要矛盾，着重解决实际问题，抛弃形式主义，使档案管理进入良性状态，从而收获新标准对工作和档案管理的指导成果。

2.4 任何形式的档案都同等重要

把经过鉴定、整理且归档的项目在立项、审批、招投标、勘探、设计、施工、监理及至竣工验收全过程中产生的文字、图表、声像等形式的全部文件，称为项目档案。项目档案包括项目前期文件、项目竣工文件、项目竣工验收文件等。显然，在归档的文件中除了纸质文件还有其他形式的文件[3]。对于这些文件，无论以何种形式出现，其反映的都是工程的内容和项目工程质量的真实记录，在重要程度上是一样的。如把其他形式的档案照片、与工程质量相关的实物档案还有纸质文件进行收集和整理，进行同样写入标准的摆放，它们的地位是相同的。这样在一定程度上也方便了对标准的执行。电子文件也是反映工程质量的重要证据，是档案文件中的一种特殊形式，在互联网突飞猛进的这个时代，电子文件作为传送快捷、携带方便等特点广泛被大众所接受、所推崇，所以，档案管理应向数字化、信息化方向迈进，力争打造以电子档案为主、其他档案辅助的新型档案管理格局，从而使大众享受到新型档案管理带来的快捷、便利。

3 结论

在火电工程技术档案管理过程汇总，需要根据各单位具体的工作情况，对工程档案的管理方法进行改进和完善，加强档案管理力度，保证档案管理质量，将档案在火电工程中的管理作用充分发挥出来。

[1]范巧燕.企业档案管理——电力企业创新研究[M].经济管理出版社，2008.

[2]戴维·比尔曼.电子证据——当代机构文件管理战略[M].中国人民大学出版社，2000.

[3]兰英，张文欣.浅谈500lV石棉变电站工程档案管理[J].西昌学院学报（自然科学版），2008（04）：150～151.

G275.9

A

1673-0038（2015）47-0114-02

2015-10-29

王欢（1986-），女，湖北武汉人，助理工程师，本科，从事电力建设工程管理工作。