高校干部人事档案信息化管理初探

汪泉

[摘要]高校干部人事档案管理工作，从客观上反映了一个学校的管理水平，在高校改革发展进程中起着十分重要的作用。综合分析高校干部人事档案信息化管理的意义和现状及存在的问题，如何将高校干部人事档案信息化管理彻底地运用到实际工作中去，是高校干部人事档案工作急需解决的重要问题。

[关键词]高校;干部人事档案;信息化建设

随着计算机技术和网络技术飞速发展，干部人事档案管理信息系统构建已经成为机关、企业、事业单位信息化建设的重要组成部分，并已开始建立统一的数据格式标准，进一步扩大和提高干部人事档案信息管理系统的服务范围和服务水平。信息化管理是干部人事档案管理现代化发展的必由之路。

一、高校干部人事档案信息化管理的意义

高校干部人事档案管理已适应当前形式脱离传统档案管理模式，进入计算机，网络技术高端信息化管理，较之传统管理方式其分类处理方便，查找保存使用更快捷。高校档案信息化管理意义主要有三方面：

1、有利于提高工作效率。传统的管理模式，需要人事档案人员通过手工的一步步进行收集编整，并提供较为有利的查找方法，其检索方式是通过档案人员查找各种档案目录里的相应编号，根据编号到信息库中将档案取出，再查所需要的相关信息，不论从那一方面都体现了其工作量大，效率低，浪费人力、物力。相比信息化管理，一旦信息录入电脑之后，可以随时多次打开利用，还能实施资源内部共享，对于领导而言，为领导及时准确地提供了决策依据。

2、有利于纸质档案保存。传统的人事档案管理，除了整理上存在使用太多的人力、物力的问题外，还存在档案宜损坏问题。每当有查询人员查询时，都要翻阅纸质档案，时间一久，不论多么小心都会有损坏，在无形中也缩短了纸质档案的保存时间，对其长期保存不利，而信息化人事档案管理，对于这些问题都避免了。因为计算机可以一次录入完成，查询检索只要通过计算机就可以完成，不用再多次重复查阅纸质档案，降低使用率的同时延长了纸质档案的保存时间，为档案长期保存提供了保障和创造了有利条件。

3、有利于档案修改调整。高校的干部级别跨度较大，从副科级到厅级或是省部级。高校内设机构也非常多，所以高校干部队伍十分庞大。因年龄、职称、待遇和学校工作需要等，对干部调整的频率十分高。又因高校处级以上干部每届任期一般为三至五年，届满将有一部分干部改非、一部分干部轮岗、一部分干部提拔等等，各种因素都会给干部人事档案管理带来非常大的工作量。唯有通过计算机来应对上述干部变化带来的人事档案调整工作，效率更高、错误率更低，充分保障干部调整工作的顺利进行。

二、高校干部人事档案信息化管理现状和问题

1、领导重视不够。人员不够专业，受传统观念的影响，领导对档案管理的认知，还是处于最基础的那一层，对于高校干部人事档案工作很容易忽略，没有把干部人事档案工作摆在应有的位置，随着社会的发展，档案管理逐渐被信息管理模式取代，许多档案管理者不仅要精通传统的档案专业知识和业务，同时还要掌握计算机网络和法律知识。现在的档案管理人员由于领导没有合理的对人员进行培训，提升，使之阻碍并直接影响了高校干部人事档案信息化的进程。

2、经费投入不足。档案经费不足，达不到档案信息化工作的需求，校领导应该严格按照干部档案的工作条例，投入财力物力，同时增添必要设备。首先从硬件建设上提供有力的保障，再从福利待遇提升等方面考虑，充分激发档案管理工作人员的积极性和主动性。

3、数据库不够完整。一个建全完整的数据库是实现信息化管理的关键。一是原来的数据不完整，不准确，查全率查准率大大的打了折扣;二是各个人事部门分别各用一个软件，彼此不兼容，数据通用性差，数据信息很难达到共享;三是更新速度慢，不能反映现实情况。

三、高校干部人事档案信息化建设的措施

1、加强领导和经费投入。高校干部人事档案信息化管理，涉及到组织、人事、财务、技术中心等诸多部门，需要加强统一领导，设立专项建设经费，按照不同时期的建设目标，保证项目预算经费足额到位。与此同时，注重高校干部人事档案信息化管理应用与产出效益，确保干部人事档案管理信息化建设总体目标全面实现。

2、加强数据库的建设。高校干部人事档案数据库的建立，一是要采集干部档案的基本信息数据;二是建立电子档案;三是建立数字档案。对于纸质档案的完整保存有利，还能延长其寿命，使检索更加便捷。

3、构建信息安全保障。虽然软件管理和网络传送比较便捷，但信息的安全性问题也就凸显了，所以首先使用信息化管理必须采取的措施是隔离加密，灾难备份等;其次是避免用户非法操作。

[参考文献]

[1]吴春焕. 高校干部人事档案管理的现状与改进措施[J].学理论，2011（15）.

[2]程丽丽.浅议高校干部人事档案的信息化管理[J].价值工程，2011（36）.

[3]王艳，黄晓艳.现代人事档案管理问题浅析[J].中国科技信息，2010（4）.

[4]李华天，邱美凤.高校人事档案管理存在的问题及对策[J].湖北水利水电职业技术学院学报，2007（02）.