将办公室自动化系统融入企业管理的探索与思考

朱国庆

（厦门软件职业技术学院，福建 厦门 361024）

将办公室自动化系统融入企业管理的探索与思考

朱国庆

（厦门软件职业技术学院，福建 厦门 361024）

信息技术的飞速发展使得企业在管理的过程中必须要重视企业的信息化管理，简言之就是将办公自动化系统融入到企业的日常管理当中，提高企业的管理效率，促进企业管理的现代化，增强企业的竞争力。

办公自动化；企业管理；信息技术

办公自动化是基于数据快速有效的传递各种信息，使得用户可以快速有效的获得自己所需要的企业相关信息。办公自动化系统运用电子邮件、互联网技术以及远程通讯来进行企业内部的信息交流、流转与共享，企业的相关工作人员可以快速有效的接收到上一级的机关或领导发布的重要信息或者任务，在最短的时间内完成，提高企业的办事效率。将优质办公自动化系统融入企业管理是企业提高管理效率的重要途径，同时也会对企业健康快速的发展产生积极的影响。

一、办公自动化系统融入企业管理的优势

1、促进企业管理方式的多样化

传统企业管理受时空的限制，只能在有限的时空内进行办公与管理。办公自动化系统的运用使得企业管理不再受到时空的限制，企业的工作人员可以根据任务要求和自身实际情况，选择恰当的时间和地点在有关信息系统中获取自己所需的信息。办公自动化系统的引入还可以帮助企业应对一些突发性事件，如领导临时出差、相关人员缺席会议等导致的信息沟通不畅都会得到解决，可以开视频会议并将重要的内容录制下来向相关缺席会议人员传达会议精神。这样企业的管理就会变得更加灵活多样。

2、增强企业行政管理的有效性

办公自动化使得企业的行政办公更加科学高效，降低了企业管理成本。办公自动化系统将传统的纸质文书办公模式变为电子的无纸化办公模式，企业内部的文件审批、报表传递、会议通知等都可采用电子公文模式，这样既可节约人力资源成本，也可以降低相应的办公成本。同时，通过电子通信、在线交流、部门交叉办公等，使得相对独立的部门之间建立起密切的合作关系，增强员工的集体观念，使得公司普通员工和公司管理层之间缩短距离，增强企业工作人员工作的积极性、主动性，大大提高工作效率。

3、促进企业信息管理的科学性

办公自动化系统的运用使得企业内部的信息资源运用更加科学合理，促进企业管理模式发生变化，使企业内部的信息共享变得相对便捷，信息交流更为频繁。公司可以建立起自己的官网，在网络上实时发布相关的信息，使企业信息更加公开透明，这样有助于企业的各个部门之间相互了解与交流，使公司员工更好地了解自己公司的动态，加强人与人、各部门以及企业和企业之间的交流沟通，互通有无，促进企业的发展与进步。

二、怎样将办公自动化系统更好的融入企业管理

1、企业领导应充分的重视和支持

将办公自动化更好融入企业管理中，发挥其应有的作用，企业的领导必须对办公自动化系统予以充分的重视和支持。首先，企业领导要充分认识到办公自动化的价值和优势，在思想上予以足够的重视；其次，领导人要在相关的组织机制上予以保证，要制定相关的计划，保证办公自动化硬件设施所需经费落实到位；第三，应建立相应的组织，如办公自动化委员会，由企业领导牵头负责。由于办公自动化系统的引进会触动企业各方面工作，这就需要企业领导在管理制度、相关人员配置的方面给予有力的支持。

2、完善部门信息员的管理制度

一个企业中，尤其是在大型企业中，办公自动化系统使用人员多，信息浏览量非常庞大，有时企业信息系统几乎处于崩溃和瘫痪状态，影响企业日常的运转。为了使企业日常工作能够正常有序的开展，就需要建立和完善部门的信息员管理制度。首先，企业应引进先进的信息管理人才，对其进行培训，让他们了解到企业管理制度以及自己的职责；其次，由这些专门的管理人才对各部门的员工进行基本的培训，使得员工在日常的工作中更好地运用办公自动化系统，避免错误频频发生，损坏办公系统，有效的解决人力资源短缺和系统频繁的崩溃等问题；第三，要安排专门的技术人员对企业的系统进行定时定期的检修与维护，为员工工作的正常有效开展提供最为有效的后勤保障。

3、科学合理的选用办公软件

办公自动化系统中最为重要的就是办公软件的功能是否适应企业管理的需要以及软件的管理功能和企业的要求是否配套。在选用办公软件的过程中，应随时的关注软件的开发动态以及客户对其的评价，尽量的选择功能完善的软件。在具体的系统运行中，可能会出现一些问题，如系统的流程与企业管理的流程不符、公共信息的管理不能满足企业日常工作的需要、公文管理的一些功能不到位等等，这就需要在选择系统的时候，深入细致的了解企业不同部门工作的实质和工作人员的实际需求，采纳不同部门的建议，进行合理的筛选相应的系统配置。同时，还需要综合其他部门对相应的公共信息的需求，对选择的系统进行重新的选择和优化，严格控制系统的权限，提高企业的办公效率。

4、建立规范的业务流程管理

企业业务流程的规范实施必须要靠办公自动化系统的配合。企业的业务流程的管理是一项复杂的系统工程。办公自动化的流程都须事先设计好，它的正常运转依靠的是事先设计好的程序，企业要利用这一系统，就必须设计出规范的业务流程、规范的制度管理、规范的部门简介、规范的岗位职责。这就需要企业对业务流程的各个环节进行重新的规范设计，设计具体的任务的内容、完成任务的时间、任务之间各个环节的联系等；企业要有规范的岗位和职责的定义和描述，即完成企业的任务需要哪些岗位，每个岗位的具体的人员配置及每个员工的具体任务；企业要规范自身的制度建设，要有完善的工作制度、考评制度、监督制度和绩效管理制度等。办公自动化对企业的一体化经营与管理是非常有意义的。企业管理流程的规范化有助于企业各部门之间的相互协作与配合，使得企业真正形成一个整体，利益相关，实现办公自动化的整体价值。

5、进行科学合理的绩效管理

办公自动化系统可以提升企业管理的科学性和准确性。企业的绩效管理主要是进行四个因素的综合评估，即财务、内部的业务、客户以及学习与创新的角度来进行综合的评估的。在办公自动化系统未融入进企业的管理中时，综合分析这些数据是非常困难的。在引入了人力资源的信息管理系统以后，就可以运用这些系统自身的运算程序，将收集到的这些数据信息进行综合分析和管理，然后集中到企业的人力资源部门，由人力资源部门进行最后的筛选处理，形成最后所要的结果，使得企业的绩效管理更加的科学化，更加的简单易行，更加的规范准确。企业的人力资源部门要做的不再是大规模的计算，而是将数据直接录入到已经设定好的系统中，由固定的系统进行精确的处理，员工要做的就是进行最后的筛选即可。

6、进行有效的决策落实情况管理

企业要设定针对企业重要决策的落实情况的办公系统，利用办公系统来监督员工有效的落实企业的重要的决策，如：上级的方针政策、企业重要部署的落实情况；领导的批示以及交办的具体事项的落实情况；企业的各项工作的目标以及具体的执行状况；文件中规定任务的完成的具体情况等等。监督工作的主要程序有拟办、立项、交办、承办、催办、完成等环节来实现。在具体的工作过程中可以将这些程序固定到办公自动化系统中，使得系统在运行的过程中对相关的工作人员进行自动化的跟踪，及时的让领导了解到员工对具体的工作的执行情况。企业的决策执行力是企业生存与发展的最为关键的因素，良好的企业执行力有助于企业效率的提高，有利于增强企业的竞争力。但是，企业的执行力的提高需要一套完备的科学合理的监督机制，在办公自动化融入企业管理的今天就是要有一套完备的信息系统监督体系，来提醒员工完成任务的情况并监督员工按时完成任务，然后将完成任务的情况进行及时的反馈与汇总，给予相应的奖励与惩罚，调动员工的工作热情，提升工作的效率。

结语：

总之，办公自动化系统的有效建设和合理运用对于提高企业管理的质量和效率具有重要的作用，有助于促进企业的信息化管理的建设。在具体的管理实践活动中，必须充分的科学的认识到办公自动化系统融入到企业管理中的重要作用，利用办公自动化系统促进公司各部门之间的交流沟通、促进企业的业务流程管理、绩效管理、决策执行等企业的日常管理工作科学有效的进行。办公自动化系统融入企业的管理是企业发展的需要，也是时代发展的必然要求，应予以足够的重视。

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C97

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1008-7508（2015）10-0151-02

2015-05-23

朱国庆（1974-），江西上高人，厦门软件职业技术学院经济管理系助理研究，硕士，研究方向：企业管理、公共管理。