办公室人员提高工作质量的有效途径

宋晓玲

（中石化管道储运有限公司 新乡输油处，河南 新乡 453000）

办公室作为机关内部行政管理部门，以服务领导决策、领导工作和服务机关建设为职责，其人员的素质和工作质量将对整体工作形象产生重大影响。办公室是一个党政工作的综合部门，担负着上情下达、下情上报、对外交往和后勤服务等工作，处于协调部门、连接领导和基层的枢纽地位，是机关的信息中心、服务中心、参谋中心，具有参谋、助手、协调、服务、把关、督办等职能。

机关办公室作为一个内设的综合部门，因集事务管理、文书处理、收集情况、综合材料、起草文件、安排会议等日常工作于一身，往往形成上面“千条线”，下面“一根针”的工作模式，很难在一些具体指标上突破。应使办公室工作人员的效率更高，与时俱进，实现“三个转变”，即转变工作职能、转变工作方式、转变工作作风，并实现“两个提高”，即提高工作质量和效率。对此，笔者根据自己的工作体会，就如何提高办公室工作效率浅谈几点看法。

一、提高办公室人员为领导分忧、为单位解忧的能力

办公室是一个单位的重要办事部门，是一个涉及单位各项工作、出成果、出人才的岗位。办公室工作人员要爱岗敬业，任劳任怨，尽心尽力地做好每项工作。要胸怀博大，搞好团结，互相支持和配合，努力创造宽松和谐的工作环境。要树立勤政廉政形象，做到有权不滥用、有钱不滥花、有成绩不骄傲。在勤政方面做到：“腿勤”，不怕多跑路，不怕多流汗，舍得花力气，把工作做实做细；“脑勤”，勤学善思，注重研究，解决工作中的难点问题，为领导多出点子，多献计献策；“嘴勤”，多向领导汇报情况，多向有关部门通报，加强沟通，密切协作。

二、突出重点，提高办公室工作效率

第一，要认真做好调查研究。办公室要为领导决策提供服务，当好参谋助手，要在充分调查研究的基础上，制定各项实施方案和意见，为领导决策提供准确、真实的依据。

第二，要抓好制度管理。要合理分工，根据办公室的工作职责，让办公室工作人员各司其职、各尽其责。要建立健全办公室各项工作制度，做到工作有章可循。工作要有目标和计划，做到年有工作要点、季有工作安排、月有情况通报。在制定目标时，要将总体目标与突破工作项目结合起来。同时，要建立监督机制，提高办事效率。对职工关心的热点、焦点问题，要督办督查，在规定时间完成。要按照人员责任，将个人德、能、勤、绩进行量化考核，最大限度地调动每一位工作人员的积极性和创造性。

第三，服务方式要创新。办公室要多考虑如何更好地创新管理，既要想领导之所想，又要超前思考，想领导之未想，从浅层次的被动服务向深层次的主动服务转变，事前、事中、事后都要主动介入，紧扣领导的思路、想法、指示等，加以完善和细化，力争提供可供选择的方案让领导决策。同时，既要考虑一项决策带来的正面效果，又要考虑可能产生的不利结果，要经常深入基层，调查研究，做到总结成绩不夸大、反映失误不缩小，为领导科学决策提供依据。

第四，在公文办理上要发挥好主办作用。办理公文是办公室的一项重要职责。要加强对公文运行的规范化管理，严格执行公文处理的有关规定，完善公文运转程序和把关制度，重点把好“四个关口”，推行“两项制度”。把好“四个关口”：一要把好格式关。认真按照《国家行政机关公文处理办法》和《国家行政机关公文处理格式》等规定，加强审核和校对，保证公文的规范性。二要把好内容关。确保公文的准确性和可行性。三要把好程序关。要实行办公室归口把关、逐级审查制度。四要把好时效关。坚持急件急办、急件急传，确保按时办结公文。推行“两项制度”：一要推行公文办理点评制度。办公室每月对各单位报送公文中出现的典型问题进行点评，促进各单位提高公文办理的质量和水平。二要推行信息排名通报制度，对每月报送简报信息的情况进行排名并通报，提高各单位报送简报信息的积极性。

三、协助领导搞好工作，方法上注重统筹性

一是要准确定位，认清辅助性。凡是应当做的工作事项都应当按照领导要求，宜早不宜迟，迅速办理，不拖拉，不怠慢，真正做到今日事今日毕。要善于综合把握各个方面的情况，将收集到的信息及时、准确、全面地反馈给领导，为领导高效、正确、果断决策提供依据。

办公室工作主要是通过组织各种会议、起草各种文字材料、承办各种相关事务、掌握各种信息、协调有关工作来实现的，这就要求办公室人员在各项工作中，要摆正自己的位置，既要站在全局的高度考虑问题、出谋划策，又要谦虚谨慎，绝不能打着领导的招牌发号施令。在工作中要注意做到“二不”：一是不越位。办公室工作主要是服务、协调，应主动为领导决策提供信息和建议，决不能自以为是，自作主张地充当决策角色。二是不越权。对于有关方面的请示报告或需要解决的问题，办公室人员一般应该根据领导的意图、意见，或研究的决定来答复，要注意克服“惯性”思维方式，不能在没有领导授权的情况下，凭自己的感觉擅自表态，更不能先斩后奏、只斩不奏。如遇领导不在场的情况下，急需处理问题时，要尽量做到及时报告，或边处理边汇报，且事后要说明问题处理的过程和结果。

二是要周密计划，增强预见性。办公室工作承上启下，既有日常性事务工作，又有临时交办的事情，有的工作是缓办的，也有的工作是急办的。因此，增强工作的预见性，显得极为重要。尤其要把握“四个面”，即“吃透上面、掌握下面、知道内面、了解外面”。吃透上面，就是要吃透上级领导的指示精神，理解领导的工作意图、决定和关注的热点问题；掌握下面，就是要掌握机关、部门当前的主要工作动态和情况；知道里面，就是要知道机关内部的工作程序、相互关系和工作分工等；了解外面，就是要了解每一项工作和任务的主要内容和相关情况，并尽可能地多了解和掌握情况，这样就有了科学预见的依据，就能及时预测将要开展的工作，也能化被动为主动，增强工作的预见性。

三是要实事求是，讲求准确性。讲求工作的准确性，是做好一切工作的前提条件。一是做事要稳。办公室人员在参与政务、事务和搞好服务的过程中，要做到“三思而后行”，切实吃透上级精神，准确传达领导的指示。对工作中把握不准的问题要及时请示汇报，不能情况不明而瞎理解，更不能违背领导的意图乱指挥。二是办文要准。就是经手的文字材料，各个环节都要清楚，尤其是领导的重要指示、批示和决策，一定要理解透彻，准确无误；需要起草的文字材料，也要确保内容准确完整，校对准确无误，行文符合要求。无论是汇报工作，传递情况，协调处理解决问题，都必须从实际出发，不能主观臆断或凭经验处理问题，防止发生偏差而影响全局工作。

四是要勤于思考，提高时效性。办公室的工作时效性较强，不论是处理文字，还是办理上级交办的事项，都要及时迅速、雷厉风行，不能漫不经心、推诿扯皮、疲塌拖拉。要做到“五勤”：一是脑要勤。就是要勤于思考、乐于思考，善于总结，想领导之所想，谋领导之所谋，经常反思工作中的得失。二是眼要勤。办公室人员就是要眼里有“活”，不仅要做好本职工作，也要积极协助领导参与机关内部的管理事务，对在管理工作中出现的问题，要看在眼里，记在心里，及时提出改进意见和解决办法。三是嘴要勤。要勤请示、勤汇报，摸不透、拿不准的事情要多问、多请教；对领导交办的工作，特别是群众关注的工作，要事事有回音，件件有着落。四是腿要勤。就是要能吃苦耐劳，多一点深入实际，少一点衙门作风。做到领导走到哪里，就能主动的跟到哪里，领导指到哪里，工作就能干到哪里，决不能存有丝毫的等、靠思想。五是手要勤。就是指动手能力要强，无论是开会、听报告、研究工作、受领任务，都要做详尽的书面记录；起草各种文稿，拟制各类计划、规定，要坚持高标准、严要求，高质量地完成好文字工作任务。