图书馆特色资源建设的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委党校图书馆，江西南昌330003）

图书馆特色资源建设的成本管理探析*

汪勤峰

（中共江西省委党校图书馆，江西南昌330003）

特色资源是图书馆资源建设的重要内容，合理的成本控制，有助于特色资源建设的长远发展。特色资源建设的成本结构包括软硬件设备购置、资源收集与加工、系统维护、宣传推广和人力资源成本，其成本管理则体现在建设的每一个环节。图书馆特色资源建设必须坚持合理规划，控制软硬件设备采购成本；拓宽多种渠道，降低资源收集和采购成本；加强馆员培训，提高本馆职工特色资源建设能力，降低人力资源成本；利用自有平台，减少宣传推广的成本投入。

图书馆特色资源建设成本管理

特色资源是图书馆服务个性化、专业化的重要体现。特色资源建设有助于提升图书馆资源建设的内涵，推动图书馆资源建设向更高层次发展。近年来，随着各种商业数据库的出现和发展，图书馆文献资源中外购商业数据库所占的比重越来越大，图书馆资源趋同化日益明显，很多文献资源“你有我有大家有”，而真正具有专业特色和独立风格的图书馆信息资源却寥若晨星。为了彰显图书馆独特价值和个性存在，各行各业图书馆纷纷开始了特色资源建设，形成了当前图书馆特色资源建设的热潮。但是，一些图书馆盲目跟风，无序建设，缺乏成本收益意识，使得建设成本过高，浪费严重，发展后续乏力。研究特色资源建设的成本结构，进行成本预算和科学规划，开展有效的成本管理，将对图书馆特色资源建设可持续发展起到重大的推动作用。

1　特色资源界定

1.1概念

《国际标准书目著录》（Standard Bibliographic Description，简称ISBD）将“资源”定义为一种有形或无形的实体，包括文本、图形、乐谱、地图、静态或动态图像、录音、录像和电子数据等。学术界对于图书馆“特色资源”尚未形成统一定义，一般是指图书馆收藏的具有自己独特风格的文献资料，即只有本馆拥有而别馆却不具备，或本馆收藏丰富而别馆却相对匮乏的各种馆藏资源。它既包含图书馆资源中独具特色的部分馆藏资源，又包含图书馆整体信息资源体系所具有的与众不同的特色。具有地域特点的藏书、重点学科特色数据库、专题特色信息资源库，以及本单位职工科研信息成果库、学术会议论文集数据库或学位论文自建数据库等都属于特色资源的范畴。比如，北京大学的“北京历史地理数据库”，清华大学的“Nano Research”和“Building Simulation”特色数据库，上海交通大学的“机器人信息库”，中央民族大学的“民族相关文献信息特色库”，天津大学的“中国建筑文化特色资源库”和“摩托车信息特色资源数据库”，四川大学的“口腔医学网络资源导航库”和“中国语言文学网络资源导航库”等。1.2分类

中国高等教育文献保障系统（China Academic Library&Information System，简称CALIS）将图书馆特色资源分为两类：一是地方特色资源，即指具有一定的地域和历史人文特色，或与地方的政治、经济和文化发展密切相关的资源；二是学科特色资源，即以重点学科、特定专题或交叉学科或前沿学科为主，能体现高等教育特色的资源。从其内容来源来看，特色资源也可以分为两类，一类是封闭型特色资源，其资源总量是确定的，一旦收集完全，即建设完毕；另一类是开放型特色资源，其资源总量是不确定的，新的资源会源源不断产生，因此特色资源的建设将是一个长期持续的过程。

图书馆特色资源还可以从广义和狭义两个方面来理解。从广义方面来说，特色资源是图书馆在长期的资源建设过程中形成的独具特色的文献信息体系。不同图书馆虽然往往有大量相同的文献资源，但总有一些是其它图书馆所不具备的，这部分资源最能体现本馆资源建设的某种规律和特色，是每个图书馆区别于其他图书馆并能独立存在的基础。狭义的特色资源，一般指图书馆区别于其总体馆藏而特别建设的一个相对独立的资源项目，是图书馆根据本馆所处地理位置、资源基础以及主要读者群的需要，在一段时期内规划建设的某一学科或某一领域较为系统的文献资源体系。与广义的特色资源建设相比，狭义的特色资源建设更加具有明确的目的性，规划更为严谨，成本预算更为清晰。本文讨论的，即是狭义的特色资源。

2　图书馆特色资源建设的成本构成

成本结构（Cost Structure）亦称成本构成，产品成本中各项费用（例如，人力、原料、土地、机器设备、信息、通路、技术、能源、资金、政商关系、管理素质等）所占的比例或各成本项目占总成本的比重。成本结构体现了产品的生产特点，从各项费用所占比例看，有的大量耗费人工，有的大量耗用材料，有的大量耗费动力，有的大量占用设备引起折旧费用上升等。成本结构并非一成不变，而是一个动态调整的过程，主要受技术发展、生产规模和管理水平的影响。分析产品的成本结构，可以寻找进一步降低成本的途径。

图书馆特色资源建设不同于企业产品的生产。一般来说，图书馆并不是把特色资源当作商品来生产，其生产的目的不是为了销售，并且特色资源本质上是独一无二的，没有量产的概念。特色资源建设的成本都是固定成本，主要包括软硬件设备购置成本、资源收集与加工成本、系统维护成本、宣传推广成本和人力资源成本，其中软硬件设备购置成本、人力资源成本是约束性固定成本，其余则为酌量性固定成本。特色资源建设的固定成本基本都是沉没成本，如果特色资源建设中途停滞，已经投入的成本将无法挽回，产生不了任何效益。高的沉没成本使得特色资源建设存在很大的风险，但却不一定会有高的回报。特色资源建设一旦初具规模，就需要进行大量的推广和宣传，在用户使用过程中实现其价值。

2.1软硬件设备购置成本

特色资源建设的软硬件设备包括服务器、数码相机、扫描仪、打印机、大容量存储设备、书架、操作系统、数据库管理系统等等。这是资源建设的必备工具，作为约束性固定成本，在规划建设之时就可以做出准确的成本预算。

2.2资源收集与加工成本

资源收集渠道很多，包括整理本馆馆藏已有特色资源、网络收集、采购、捐赠以及外借拍照扫描等等。有些成本很低，比如整理图书馆已有馆藏中的特色资源、搜集网络上的免费资源、获取捐赠等，只需要付出一定的时间和人力成本。本馆没有的资源，如果其他图书馆有收藏，可以通过外借拍照或扫描获取，这需要支付外出的差旅费。采购是获取资源的重要途径，其成本也最高，应作为约束性固定成本编入预算。资源的加工包括分类整理、数字化处理、标引入库等，其成本主要是设备的损耗和人力成本。这部分工作主要由馆员自己完成，有时也可以外包给专业公司加工制作。

2.3系统维护成本

系统维护是一项日常性工作，包括硬件更新、软件升级、故障排除、数据备份、日志统计等等，其成本是随机性的，具有很大的不确定性。如果设备发生严重故障而又过了保修期，可能会需要很大一笔开支进行维修。因此在建设特色资源过程中，需要预留一部分备用经费作为发生意外时的系统维护开支。

2.4宣传推广成本

宣传推广一般在特色资源建设的后期进行，是实现特色资源使用价值的重要途径，经费需求由宣传的方式和规模决定。宣传推广的成本可以在预算中加以确定，以后则根据预算经费的数量来策划宣传推广的方式、规模和频率。宣传推广的成本占特色资源建设总成本的比重没有固定的标准，要综合各种实际情况来确定，比如读者的信息需求和信息素养水平、图书馆的读者到馆率、特色资源的建设进度等等。

2.5人力资源成本

特色资源建设需要安排专职馆员，同时也需要图书馆所有馆员的协助，在必要时还可以聘用临时工作人员或服务外包。在计算成本时，由于馆员的工资薪酬是由财政预算拨款来保障，无需在特色资源建设经费中进行开支，所以一般都是作为图书馆整体的运营管理成本，很少计入特色资源建设成本。这样做将无法准确计算特色资源的建设成本，不利于进行特色资源成本收益分析，因此需要加以纠正。临时工作人员或服务外包，都有明确的经费支出，是人力资源成本的重要组成部分。

3　图书馆特色资源建设的成本控制策略

无论是封闭型还是开放型特色资源，都有一定的建设周期，要经历论证、规划、立项、建设、投入使用的过程。特色资源建设的成本控制，应该体现在建设过程的每一个环节，并且相互渗透，环环相扣。在论证阶段，要考虑项目的可行性，并且论证项目的预期收益高于成本投入；规划立项时则要对特色资源建设的成本做出详细预算，申请专项经费。特色资源建设正式立项并获得专项经费拨款后，就有了大致确定的成本范围。在建设和使用过程中的成本控制，一是要减少不必要的开支，避免浪费；二是要合理分配经费，使成本结构最优化；三是要努力提高经费的使用效率。具体可采取的措施包括以下几点：3.1坚持合理规划，控制软硬件设备采购成本

全面考虑特色资源建设对软硬件设备的性能需求，在进行充分市场调研之后，制定建设规划方案。软硬件设备以满足需求为前提，综合考虑不同品牌设备的市场占有率、美誉度、产品价格、售后服务等各种情况进行选择。软硬件设备要使用多年，因此设备采购不但要满足当前的需求，还要考虑未来数年的预期需求，必须拥有适度超前的性能储备。但有些软硬件设备升级换代、更新淘汰的速度很快，价格变动幅度较大，因此不能过于追求超前配备。如果性能剩余过多，就会造成不必要的浪费。以存储硬盘为例。假设特色资源规划5年建成，预计存储容量需求为5TB，1TB硬盘当前价格为600元，此后预计每年将有20%的降幅。如果现在一次性购齐5TB硬盘，需要成本3000元；如果根据建设进度，每年购买1TB硬盘，5年后硬盘花费总成本则为2017元。

3.2拓宽多种渠道，降低资源收集和采购成本

特色资源有多种获取渠道，其成本各不相同，因此要尽可能采用成本较低的途径获取资源。在收集资源之前，应先做一次详细的资源分布调查，弄清楚所需要收集的资源在本馆馆藏、其它图书馆馆藏、网络、书商等各处的分布状况。本馆馆藏、网络上的资源基本可以免费获取，是资源收集的首选渠道。其它图书馆的馆藏资源，可以通过图书馆之间的资源共享、复印扫描等方式获取，所需成本也不高。捐赠也是免费获取资源的途径。在建设特色资源的过程中，要通过各种方式宣传特色资源建设的意义和困难，发动社会各界尤其是本馆读者捐赠相关文献资源，或者提供复印扫描的复本。要对捐赠者反馈特色资源建设的情况，投入使用后给捐赠者开放更多的权限。采购是成本最高的资源获取方式，只有在通过其它途径无法获取所需资源时采用。资源采购前要加强对市场的调查比较，与供应商反复谈判，尽可能降低采购成本。

3.3加强馆员培训，提高本馆职工特色资源建设能力，降低人力资源成本

馆员素质是决定特色资源建设成败的关键因素，也是影响特色资源建设成本的重要原因。高素质的馆员可以建设高质量的特色资源，同时将建设成本降到最低。因此，加强馆员培训，组建高素质的特色资源建设队伍，是控制成本的有效途径。对馆员进行培训，主要是增强馆员特色资源收集、分析、加工、整理和系统维护能力，提高单位时间工作效率，减少外聘工作人员和服务外包的数量，从而降低人力资源成本。虽然馆员培训同样需要成本，但从长远来看，馆员素质的提高不仅有助于特色资源建设的顺利进行，对图书馆其它工作也会起到积极的作用，其收益会远远大于成本投入。馆员培训工作也要加强成本控制，鼓励馆员通过自学提高素质，可以馆内培训的，就不用参加馆外培训。

3.4利用自有平台，减少宣传推广的成本投入

宣传推广首先要有明确的受众定位，目标越明确，宣传推广的效果就越好。一般来说，特色资源的用户范围并不大，所以无需“广而告之”，只需要对可能的潜在用户进行推介。宣传推广的途径很多，其成本也差别很大。应该充分利用图书馆自身拥有的免费宣传推广渠道：一是利用读者办理借阅证时收集的电子邮箱、手机号码等信息，向读者群发介绍特色资源的电子邮件和短信；二是在图书馆网站上进行宣传，添加醒目的链接信息，利用图片、音频、视频、FLASH等多媒体手段介绍特色资源；三是利用图书馆室内海报、宣传册、文献检索课等途径介绍特色资源，以及在馆内开展专门的特色资源推介活动，邀请读者进行使用体验。除此之外，还可以利用博客、RSS、SNS、Wiki等常用现代信息交流手段，为用户提供交互式学科信息服务，及时了解读者需求，听取读者意见，不断促进特色资源的完善和改进。

〔1〕呼群.论高校图书馆特色资源建设［J］.内蒙古师范大学学报，2011（11）

〔2〕程龙，石岿然.基于成本结构的产品定价问题研究［J］.南京工业大学学报（社会科学版），2010（4）

〔3〕曹海霞.试论公共图书馆特色资源建设与服务［J］.图书与情报，2010（3）

〔4〕贾振华.高校图书馆特色数字资源建设研究［D］.山西大学，2009.6

〔5〕李小红.我国985高校图书馆特色资源建设与重点学科的相关性研究［D］.山西大学，2013.6

Research on the Cost Management of Library Characteristic Resources Construction

Wang Qinfeng

Characteristic resources are an important content of constructing library special resources.Reasonable cost control will contribute to the long-term development of characteristic resources construction.The cost structure of characteristic resources construction includes software and hardware equipment purchase，resources collecting and processing，system maintenance，promotion and human resources cost.The cost control is reflected in every aspect of characteristic resources construction.Characteristic resources construction must insist on rational planning to control the procurement cost of software and hardware equipment；various channels should be widened to reduce resources collection and procurement cost；librarian training should be strengthened to improve the characteristic resources construction ability of library’s staff members and lower human resource cost；library’s own platform should be fully made use of to bring down the promotion cost.

Library；Characteristic resources construction；Cost management

G253

A

汪勤峰（1971-），女，江西丰城人，中共江西省委党校图书馆副馆长、副研究馆员，工学硕士，研究方向为信息资源建设与管理。

江西省教育科学十二五规划2012年度课题“终身教育视野下图书馆服务创新”（课题编号：12YB184）