事业单位档案管理信息化建设的现状

摘要：随着社会的发展以及信息化的快速普及和进步，事业单位档案管理信息化势在必行。为满足现代社会的需求，充分开发事业单位档案信息资源，提高档案的共享性，提高事业单位的办事效率，事业单位档案信息化建设已经成为事业单位必不可少的工作。档案管理信息化主要是指在保证档案原始内容的基础上，通过计算机和网络技术对档案本身和档案形式进行有效的信息转换，从而形成网络中的电子档案。这种信息化管理具有管理方便、操作简单、共享性强、节约管理成本、工作效率高等优点。在社会发展的新形势下，加强事业单位档案管理信息化建设具有重要意义。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

中图分类号： G270.7 文献标识码： A DOI编号： 10.14025/j.cnki.jlny.2015.03.062

信息化的快速普及已经延伸到各个领域，事业单位档案管理工作也不例外，档案管理工作信息化建设势在必行。事业单位档案管理信息化将是档案管理工作发展的必然阶段，同时也给事业单位档案管理带来极大的便捷。笔者分别从以下几个方面总结了事业单位档案管理工作存在的主要问题：一是对档案管理工作和档案管理信息化建设重视程度还需加强；二是档案管理信息化建设缺乏针对性；三是档案管理人员跟不上信息化建设的进程，影响档案信息化建设工作进展。

1對档案管理工作和档案管理信息化建设的重视程度还需加强

由于档案管理工作的特殊性，不像其他工作那样容易引人注意，也不容易取得明显成绩，同时还涉及一定的保密性。并且人们会认为档案管理工作没有什么技术性可言，认为档案管理工作非常简单，长期以来，相当一部分档案工作人员包括部分领导干部对档案工作的认识都存在一些误区，认为档案工作就是抄抄写写、保管的事务性工作，不是单位的主要工作，不能给单位创造经济效益。其实不然，档案是有一定的法律效力的，从事档案工作的人员要对档案保密，涉及一定的保密性，同时从事档案工作的工作人员要认真负责，具备高度的责任感，不能把档案管理工作当儿戏，一定要严格、认真地按照程序开展档案工作，保证建档材料的真实性和严谨性。

目前，我国事业单位档案管理工作进展缓慢，一部分原因是单位领导对事业单位档案管理工作不够重视，不能从经济上和人才引进上作出努力，有些单位甚至直接把档案管理工作直接交给非专业的文员。事业单位领导层没有深刻认识到档案管理对于事业单位的意义，无法突出档案本身的价值，从而导致档案管理人员得不到及时地更新，影响了事业单位档案管理信息化进程。

2档案管理信息化建设缺乏针对性

伴随着社会的进步，信息化的迅速普及，档案工作也逐渐走进信息化办公领域，已经有很多的单位开始利用计算机来完成档案管理工作，但是对先进档案管理技术还没有真正运用自如。档案管理的工作效率还是没有提高，欠缺档案的安全管理。

档案管理信息化建设已开展了较长时间，从其建设成果来看，该类工作还需要进一步深化改革，档案管理需要计算机科学技术进行辅助，也需要大量的应用软件，在软件的应用上，很多单位胡子眉毛一把抓，没有针对性地根据自身特点来选取合适的软件，而是选取一些文书档案的软件代替专业的档案管理软件，使得在资料整理上花费较多时间，档案归类工作具有很大的难度，该类软件不能满足现实需求。该类问题的出现导致档案管理工作周期长、整理不方便、提供填写资料有限，从而直接影响档案的使用，无法切实发挥档案的本身价值，从而减缓了档案信息化建设的进程。

3档案管理人员跟不上信息化建设进程，影响档案信息化建设工作进展

部分单位由于人员的变动和科室的重组，档案管理工作人员上岗时都没有经过专业的培训和考核，对人事管理工作内容的认识含糊不清。有的档案管理工作人员单纯地认为档案管理工作只是简单的人事信息录入，只要录入不出错就可以，其实这只是从事档案工作的最基本要求。有的工作人员在开展档案工作的过程中，不对档案进行整理和归类，工作没有质量，反而对档案管理工作起到了阻碍作用。尤其是档案信息化建设，需要的是懂计算机的新型人才，但从现在事业单位档案管理的现状来看，精通计算机的人才还比较少。

专业的档案管理人员在事业单位中是相当缺乏的，很多单位的档案管理人员没有经过专业的培训，缺乏相关管理知识，无法适应新时代档案管理的需求。有些单位对档案管理工作不加重视，使得档案管理工作被忽视，管理者缺乏责任心，没有足够的耐心对档案进行科学整理，发现问题不能够及时向上级反映，甚至系统存在较大的漏洞不能够及时发现。该类问题的出现使得我国事业单位的档案不能发挥应有的作用，档案管理的价值没有得到体现，因此有必要培养一批专业的档案管理人员，保证我国事业单位档案管理信息化建设的顺利进行。另外，部分单位对档案管理工作重视程度不够，在档案管理的设备上也是相对简陋。已经存档的纸质档案存在随意堆放，受到霉斑和虫子的侵害。

4结语

事业单位档案管理信息化建设是时代发展的趋势，事业单位应该克服现有困难，深化改革，努力与企业进行合作交流，才能更好地适应时代发展的需要，更好地为社会服务，为人民群众服务。

参考文献

[1] 闫瑞英，李剑峰.数字时代档案的信息管理与知识管理浅析[J].黑龙江史志，2014，（18）.

[2] 李继萍.事业单位档案管理信息化建设分析探讨[J]. 计算机光盘软件与应用，2014，（19）.

作者简介：曾莉，本科学历，四平市铁东区山门镇经营管理指导站，助理馆员，研究方向：档案管理。