大型工程建设档案管理信息系统设计刍议

崔 征 郭福亮

(1.海军工程大学电子工程学院，湖北 武汉 430033； 2.海军某部后勤办公室，北京 100000)

大型工程建设档案管理信息系统设计刍议

崔 征1，2郭福亮1

(1.海军工程大学电子工程学院，湖北 武汉 430033； 2.海军某部后勤办公室，北京 100000)

结合大型工程建设档案管理的特点，对工程档案管理信息系统设计的要求作了阐述，并依据该系统的设计原则，详细介绍了数据管理、整理编目、检索查询等系统功能设计的方法，以期使工程档案管理更加正规化。

工程建设，档案管理，信息，系统设计

0 引言

大型工程建设具有规划层次高、建设规模大、组织协调复杂、技术难题多等特点，其工程档案管理也相对复杂，要求具备工程建设的完整信息，并且保存安全、查询快捷、管理规范。设计一套适应工程建设特点的档案管理信息系统，使工程建设档案管理走上正规化、信息化之路，既十分重要，也非常必要。

1 大型工程建设工程档案主要特点

工程建设档案是指从项目的提出、立项审批、勘察设计、招投标、征地拆迁、施工、交(竣)工等工程建设管理全过程形成的具有保存价值、考察利用价值的各种不同形式和载体的历史记录并经过规范整理的档案资料(包括文字材料、图纸、图表、科研试验材料、计算材料、声像材料、电子文件等)。工程建设档案反映了工程建设的完整信息，是工程建设过程中形成的各种形式的记录，是工程质量的客观见证，是工程竣工验收和竣工核定的必备条件，也是对工程进行检查、维修、管理、使用、改建的重要依据，在工程建设和管理中，发挥着不可代替的作用。

大型工程建设工程档案管理的特点有：1)参建单位多，大型工程建设项目是在市场经济条件下，依托社会量进行建设，参与工程建设的施工、监理、物资供应等单位较多；2)建设项目分类多，大型工程建设项目大多是综合性的工程，涉及地下、水工、设备安装、特建项目等；3)涉及标准规范多，有国家标准、行业标准以及地方标准；4)科研课题多，大型工程建设许多项目需要边研究，边施工，边试验，边施工，工程设计变更较多，科研课题较多，操作难度较大；5)时间少，大型工程建设项目竣工的同时，为了能够确保交给工程对象单位所需的工程涉及的档案文件，才能满足使用单位的全面需要，必须及时的整理所有需要用到的工程档案。越是大型的工程项目，工程档案的工作时间节点越是紧迫；6)人员少，大型工程建设项目的文件资料和各种图纸数量非常繁杂，但目前专职的档案人员数量相对较少，工程档案的收集整理工作相当繁重。

2 大型工程建设工程档案管理信息系统设计

针对以上大型工程建设工程档案主要特点，设计一套符合其管理特点和规律的信息化档案管理系统，解决工程档案管理难点问题，实现工程档案信息安全管理、方便查询，提高工程档案管理信息化、科学化、正规化水平是十分必要的。

2.1 系统要求

1)使用年限要求：保证软硬件至少在5年内满足大型工程建设档案管理的需要。系统所有数据可以通过适当的迁移或不需要转换即可完整无误的转入新的系统中；2)支撑软件要求：系统的支撑软件要采用目前最先进的体系结构；3)数据库系统要求：要充分满足大容量数据存储和利用的要求，并保证系统的安全性和稳定性；4)网络通信要求：满足1 M的数据通信要求；5)数据交换技术要求：通过数据接口来进行数据转移时要保证数据的完整性、数据的原始性、数据的安全性和转移的方便性；6)用户操作要求：符合通用软件的操作习惯，能够简单方便的处理相应业务，用户不需要做特殊的技术均可以方便的操作系统；7)系统响应要求：不考虑网络传输速度影响，在应用系统建设时选择的硬件产品的条件下，对于数万记录级(文字)复杂联合条件检索时，系统响应速度不低于5 s;8)安全保密要求：安全保密对一个系统的安全运行非常重要，对系统的所有用户进行分级管理，设置不同的角色，每个角色分配不同的操作权限和数据权限，电子档案管理用户登录系统都要进行身份验证，对扫面电子文档本身进行加密，加密方法符合相关信息安全产品认证。

2.2 安全要求

安全性是管理系统最重要的系统需求之一，它包括系统安全性和信息安全性。系统要采取多层保护盒防范措施，既要防止非法用户的侵入，又要保证系统各类使用者分级按权限操作，同时要保证系统长期稳定的运行。具体包括防病毒、安全认证方面，设计时要充分考虑各方面的因素：1)机房建设要充分考虑防火、防雷、防盗、防尘、防磁、防潮、恒温等方面；2)在服务器和数据库的选择上要充分考虑系统的安全性；3)要保证安全系统具有身份识别、权限控制、数据加密、数据完整性保护、信息过滤等功能；4)具有系统日志分析功能；5)采用国产专用密码算法；6)具有统一角色管理和用户管理平台；7)具有强大的安全事件审计功能。

2.3 设计原则

本系统设计遵循规范标准，统一协议，确保软硬件与其他工程管理系统互通、互联，要改变以往纵向发展系统软硬件的做法，加强横向建设，注重使用共同的软件、语言，执行统一的规定、协议，注重信息接口的设计，通过计算机和信息网络，实现互通、互联、互操作。具体的说需遵循如下七项原则:

1)模块化。该系统分成六大分系统，各分系统自上而下通层分解，直至完成所要求的功能。在设计中尽量减少模块间数据、控制参数的传递，以减少其相关性；2)数据的一致性。在多用户实时处理系统中常常遇到数据不一致问题，为此，要在设计中对系统内部数据进行分类编码，减少数据冗余；3)可靠性。优化系统设计，优化系统硬件、软件，确保信息可靠传递；利用密码来杜绝非操作人员进入系统；4)实用性。做好尽量详尽的需求分析，完成用户所要求的功能；5)可维护性。采用模块化设计给维护带来方便，利用定时自动运行的维护软件对系统数据进行维护；6)通用性。提高系统的通用性，缩短开发周期。本设计将各种不同的数据置于程序模块之外，利用系统生成这些参数，从而减少因条件不同而造成的大量修改程序模块；7)界面友好。尽量减少操作员按键次数，以提高操作员的工作效率。

2.4 系统总体设计原则

1)系统性：立足于系统地角度，通过进行系统结构的完善来达到总体功能可以正常运作，从而达到最佳的效果，进行设计时可以从全局规划，然后分布的执行；2)先进性：在设计过程中运用到的技术应当保持在全国的领先或者持平的水平，而且保证系统持续利用时间长；3)标准化：所谓的标准有两种意思，首先是使用技术的标准，在进行设计时运用的技术必须符合相关标准而且足够先进，使系统可以灵活运用而且使用期较长；其次是业务服务的模式和方法要逐步建立；4)可扩展性：因为在当下的时代背景下，尤其是在IT行业，技术革新非常快，所以当系统的可扩展性较高时就可以适应未来的发展，而且还要注意前后一致性的保持；5)可靠性：可靠性是非常重要的，系统要求可靠性的标准有两种，第一是可以保持系统的正常稳定性，这种系统运作的稳定性也包括突发状况(意外情况故障或重负载情况下)系统对可靠性有着很高的要求。第二就是当工作繁忙时系统也要正常运作；6)安全性：系统运作时需要有良好的安全保障，不论是数据的加工传送还是其他各个方面(数据传输、存贮、检索、提取、入库、发布、管理)都要有相关的安全机制；7)实用性：在用户进行系统使用时要保证操作的简单以及界面的直观，可以使操作人员最快的熟悉和掌握系统功能，方便以后的业务处理；8)易维护和升级：主流技术的标准必须贯彻落实到系统设计的各个层面，而且技术支持以及服务也是开发商以后要为业务人员提供的，易维护也是系统的标准之一；9)充分结合的建设：整体规划和分布建设要划分清楚，系统进行分子化实施。

2.5 系统功能设计

1)数据管理。数据管理模块可以管理各类数据和档案的信息，而它的创造、改善以及摧毁都是这种功能包含的内容，当然还包括相关数据的处理。数据库的管理系统的运用时间要久，而且管理数据时要安全而且效率很高，最好包含多种功能，如甲骨文的Oracle10g。档案数据如果想要输入，则系统必须提供途径，好的系统提供的途径较多，可以通过键盘输入，对数据的扫描以及直接接收电子格式的文件等，而且在输入数据时要保持输入前和输入后数据的一致性，文件的归档迁移要非常有效，顾客的需求应当被相关部分(录入幅面与精度)充分满足。对于各种不同类型的档案最好采用大众化的格式，数据的形式一般有文字、图像、视频、音频，而这些数据形式的格式基本分为word，rtf，txt，tiff，avi,mp3等。

2)整理编目。在进行编目整理过程中，要充分进行数据的收集处理，相关的类目要合理设置，之后进行它们的分类和整理，检验数据的合理性，之后完成目录的加工，在数据统计完成后打印，同时当顾客需要自动标引时，整理编目也应该满足这一需求。

整理编目应当实现和完成的内容：首先是保存充足的空间方便顾客方案的实施，而且内容的分类以及整理排序最好可以自动化。第二是在进行数据管理时排序号最好可以自动生成而且顾客修改也非常方便，同时校准是否有重复编号在文档中使用。接下来是档案建设需要的目录以及备考表，都可以在实施过程中自动的出现。其次是可以进行统计，在统计过程中报表也顺应的完成。最后是数据整合后的打印，不仅是数据本身还包括数据的其他内容(各类目录、统计报表、备考表)。

3)检索查询。系统进行检索查询中需要进行多样化的检验，档案信息数据的处理除需要基本功能外还应该具备相应的辅助功能，就是借阅管理。需要有相关的检索项，通过题目、负责人、时间、关键词等来帮助检索，而且根据客户的需要还要进行补充和完善，如文档的编号等。检索查询模块需要满足以下内容：首先是可以多样化搜索，通过不断优化一些基础检索，使用户可以更全面更准确的查找到相关内容；第二是检索的内容要广泛，充足满足用户需求，使顾客可以通过目录等进行检索；最后是对查询内容的技术处理，将数据进行排序整合后，进行打印或者输出。

4)借阅管理。可以通过此模式对利用者的信息进行处理(记录、分析、统计)，而且同时可以监控档案的归还等。

5)辅助实体管理。此功能注重档案信息的收集转移以及档案的识别和变动等。它主要包括以下内容：辅助实体管理模块应能满足下列主要要求：首先是在档案已经收集转移后，对该过程涉及到的环节进行管理，包括移交的时间、数据的来源、办理的人员等；其次是对档案的识别毁灭以及保管权限的改变等进行管理。

6)安全保密。档案管理软件必须有符合相关要求的较高的安全性，具备以下三种基本功能来保证系统数据信息的稳定和安全系统访问控制：权限要进行严格把关，防止越权操作。数据保护：数据在收集、加工处理、转移使用以及销毁中都要进行严格保护，根据级别划分密级识别，进行数据的加密处理。系统安全保密监控：监控记录系统进行的各项操作。

7)系统维护。系统维护涉及内容较多，主要包括以下几种：a.用户权限管理：权限管理的内容是数据操作和相关部分的，同时可以记录所有人员的越权行为和非法操作。b.系统日志管理：独立于操作系统的相关功能之外，主要负责查询当时使用者的名称、时间、机器编号、寻找内容等，在系统日志生成后两个月之内可以使用，当日志需要被长久保存时就应当对内容进行备份。c.数据备份与恢复：除了这种功能外，便捷维护某些代码也是系统维护中涉及的部分。

2.6 系统性能

1)适合性。根据用户需要的不同以及完成的业务差异来进行相应的系统设计。一般来说如果经常会有用户在使用中不按照相应的标准操作，需求规格说明书也没有被遵循，导致系统运行后无法达到用户要求的目标，系统提供的结果以及功能都不能满足顾客的需求。所以检测系统合适性时采用适合性测试的方法，使系统在运行中可以避免以上情况达到顾客期望完成的目标和任务。2)准确性。精确度的合理以及准确在系统中得到体现，而且满足相关的结果和效能。通过测试系统的准确性，可以避免因为数据的错误而导致运算结果的错误或者失误，以及实际操作出现的结果和理论操作的结果不一致的情况发生。3)互操作性。指的是系统之间相互配合的能力，通过测试互操作性的完善与否，来修改系统在和其他软件运作过程中可能出现的数据或者命令缺失的情况。4)安全性。系统在运作过程中可以对信息和数据进行加密保护，没有权限的人无法进行相关的查询修改和访问，但是有权限时就可以进行相应的处理。通过进行安全性的测试，可以将软件运算过程中数据的丢失、遗漏查检出来，同时阻止没有权限的访问操作和入侵。5)功能依从性。系统的功能需要满足相关约定、法规等要求。系统在运行中是否完全符合标准、约定和法规等的要求，需要通过功能依从性来检测。

On design for archive management information system of large-scale engineering construction

Cui Zheng1,2Guo Fuliang1

(1.ElectronicEngineeringCollege,NavalEngineeringUniversity,Wuhan430033,China;

2.SomeEngineeringOffice,NavalLogisticsDepartment,Beijing100000,China)

Combining with the features of the large-scale engineering construction archive management, the paper illustrates the requirements for the engineering archive management system design, and mainly introduces the methods for the system functional design of the data management, compilation of content, and retrieval and access by referring to the design principle of the system, regulate the engineering archive management.

engineering construction, archive management, information, system design

1009-6825(2015)02-0236-03

2014-11-09

崔 征(1978- )，男，在读工程硕士，工程师； 郭福亮(1963- )，男，教授

TU206

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