试析高校院系办公室的优化管理

湖南铁道职业技术学院 李 明

试析高校院系办公室的优化管理

湖南铁道职业技术学院 李 明

院系办公室主要负责管理高校院系的日常事务，起着联系上下、沟通内外、协调左右的枢纽作用。院系办公室工作的开展是否有效，在很大程度上决定了整个学院是否能够正常运转。科学合理的管理可以保证院系办公室工作有效开展。

高校 院系办公室 管理优化

一、当前高校院系办公室管理中存在的问题

1.办公室工作人员欠缺服务意识。高校院系办公室工作范围涵盖了所在院校的各个方面，是管理部门，也是服务部门。高校院系办公室一切工作的开展都应服务于所在院系、所在学校。但很多办公室工作人员没有认识到行政管理工作的重要性，认为院系办公室的工作只是管理杂事、小事，起不到多大作用，在工作中缺少积极性和主动性，没有工作热情，只是简单、机械地重复日常简单琐碎的事物，没有全局意识与创新意识，安于现状甚至产生抵触工作和推诿责任的现象。

2.办公室工作人员的结构配置缺乏合理性。第一，高校与企业不同，在人才录用方面基本不存在竞争机制与淘汰制度，没有特殊情况是会一直留用的。从目前高等学校院系办公室的实际情况来看，大部分工作人员都是工作很多年的老同志，30岁以下的人员较少，因此很少有岗位空缺。年轻人才想进进不来，即使有年轻人才进入该部门，最终也容易被原本僵硬的管理机制束缚。第二，各种复杂的关系和原因导致部分高校院系办公室存在不公平用人、进人的现象。现行职称评定办法对办公室人员的限定要求并不是很多。办公室人员大多不具备高级别职称。

3.缺少完善的管理机制。第一，部分高校院系办公室对自身工作职能和目标都不清晰、明确，认为只要按照要求完成分内的事就可以了，没有考虑办公室工作目标的定性和定量。事实上，院系办公室的工作既要求分工明确，又要求各部门协同合作。但目前办公室部门工作由于没有划分清楚权利与责任容易产生互相推诿的现象，办事效率低下，甚至还存在擅自做主、多头指挥，管理混乱等现象，浪费人力、物力与财力。第二，院系办公室人员大部分时间都在处理事务性工作，没有研究科研的时间与机会。然而，许多高校都以教学和科研为工作重心，所以院系办公室人员在高校没有教学人员和科研人员受重视，缺少对办公室人员的职称评定、考核评价制度，在工资待遇、职务晋升方面都缺乏合理性。

4.高校职能部门与院系办公室间缺乏有效沟通，相关政策的掌握和理解主要由高校的职能部门负责，但却是各个院系办公室进行贯彻落实的，二者之间的信息传递不够及时。

二、优化高校院系办公室管理的具体途径

1.根据实际需求设置工作岗位。按需设岗和按岗聘任是改善用人制度的前提和关键。定编定岗是当前高等院校主要的岗位设置办法。需要注重设置的科学合理性，同时在进人、用人方面要做到高标准、严要求，注重年轻人才的引进，吸收他们的新思维、新理念和新技术。

2.摆正对院系办公室工作职能的认识。院系办公室人员应明确院系办公室并不是一个做杂活、零活的部门，而是领导决策的实际实施者，肩负着为领导排忧解难的重任。因此，办公室人员应摆正对院系办公室工作的认识，在工作中注重团结，讲求实际效力，学会调节自身情绪。客观看待和分析各种问题，把事实作为依据，用道理赢得他人信服，用情感感化他人，发挥对事务性和政务性工作的辅助与服务。

3.加大对办公室人员的培训力度。定期组织院系办公室人员接受系统培训，培训内容应包括教育管理方面的专业知识、技能和职业道德、思想道德以及现代化办公能力等。培训应该有针对性和灵活性，具体开展形式可以是不需要离开工作岗位的在职培训，也可以是各种离职的短训班和研讨会等。

4.量化、细化目标，明确各自职责。以人为中心，在明确工作目标的前提下，强调办公室人员的自我管理和控制能力及其创造性。可以将整体目标分解、量化和细化，然后落实到各个科室、各个岗位上重新调整和明确每个人的职责，合理制定工作计划，从而形成系统的办公室管理体系。

5.优化工作环境，合理制定评价考核机制。B=f（P，E），B—behavior，行为；P—personality，个体的人格或个性，E—environment，环境。这是心理学家勒温提出的经典行为公式，指出人的行为与其人格、个性和所处环境有直接关系。因此，高校院系办公室要营造出公正、和谐、民主、轻松的工作氛围，保证办公室人员心理和精神上的愉悦，同时采取合理的激励措施和有效的评价考核机制。例如，对“德”“能”实行定性考核，对“勤”“绩”实行定量考核；尝试调查工作人员上级、周围同事和服务对象对考核信息进行验证、补充，提高考核结果的客观性和有效性。

6.实现院系办公室自动化办公。加强高校院系办公室的自动化建设力度，在硬件购置方面适当增加经费。选派兼具专业理论知识和实践经验的人员购置硬件设备，请专业人员安装相关软件和信息管理系统，系统地管理信息，提高信息利用的时效性。可以用电子邮件、语音视频、微信等方式代替现场会议，使办公室人员参与院系讨论不受时间和空间限制。

综上所述，院系办公室在高校整个运行管理中占据十分重要的地位。高校应通过各种方法、途径改进高校院系办公室管理工作中存在的不足，使办公室工作人员在认知和行为上保持一致，真正投入到工作当中，切实优化高校院系办公室的管理工作。

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ISSN2095-6711/Z01-2015-11-0155