我国干部人事档案管理优化策略

□文/林颖君

（西安铁路职业技术学院陕西·西安）

干部人事档案记载的是干部职工的个人经历、政治思想、工作实效等内容，它是组织人事等部门对干部职工进行选拔和任用的重要依据。当前我国干部人事档案管理工作中还存在许多问题，需要找出措施对其优化。

一、我国干部人事档案管理工作中存在的问题

随着我国人事制度的不断改革，干部人事档案的管理工作也在随之不断发展变化。目前，我国干部人事档案管理工作的突出问题表现在以下几个方面：

（一）管理制度不完善。干部人事档案管理工作的有效开展需要健全的制度做保障，完善的规章制度可以确保干部人事档案管理工作的规范化、科学化。目前，我国的干部人事档案管理制度还不健全，档案转入转出的审批手续不完善，缺乏相应的工作制度和借阅制度。有些部门虽有制度，但是管理人员并不按照制度开展工作，把现有制度当作摆设，在进行档案管理时随心所欲。档案管理制度的不健全不完善，会直接导致档案管理工作无章可循，缺乏依据。

（二）缺乏档案意识。档案管理人员、干部职工和相关职能部门只有在工作中相互配合、在思想上提高对档案管理的认识，才能做好干部人事档案管理工作。就现阶段我国干部人事档案管理现状来看，还存在许多不和谐的现象：部分部门有关人员晋升、晋职的报表不能及时提交到干部人事档案管理部门；档案管理人员不能及时把资料接收整理，造成资料遗失；部分干部职工不重视自己的档案资料，把其作为自己的私有财产，不及时上交到档案管理部门等等，这些都对实现干部人事档案的有效管理起到了抑制作用。

（三）档案材料缺乏完整性。干部人事档案材料是选拔任用干部的重要依据，它需要对干部的情况和历史全面的反映。但目前我国干部人事档案资料完整性的缺乏主要体现在：第一，档案材料内容不完整。主要体现在档案材料缺乏干部职工提升、晋职、参加培训、进修的相关记载，入党相关材料的缺失，工作调离的材料不完整等等；第二，档案材料手续不完备。干部职工的档案材料具有相对独立性，每份材料的内容都由几部分组成，可在干部职工的人事档案中普遍缺乏不同类型的手续。

（四）档案材料缺乏真实性。干部人事档案具有原始性、唯一性和真实性等特点，是对干部职工最原始的记录。干部人事档案的核心是材料的真实性，它是干部人事档案赖以生存的前提条件，政府机关部门在选拔、任用干部时，只有保障材料的真实可靠，才能为干部队伍建设提供优质的服务。材料的真实可靠是指干部职工的档案材料在时间上要具有连续性，前后内容相一致，不能出现矛盾的现象。但是目前干部人事档案的实际情况是档案材料严重缺乏真实性，出生日期、工作时间、入党入团时间随便填写，各个表中体现的内容不一致，并且还出现了工龄越填越早，学历越填越高的现象，这些都严重背离了档案材料真实性的原则。

（五）档案材料缺乏规范性和严肃性。干部人事档案材料关系到每个干部和职工的切身利益，它是相关部门进行人事决策的重要依据，这就要求档案材料的规范性和严肃性。但我国现阶段的干部人事档案材料在规范性和严肃性上出现了许多问题：首先，档案材料用纸不规范。档案材料用纸缺乏统一性，各类型的纸张都有，并且装订规格也不一样，材料看起来杂乱无章；其次，内容书写不规范。对档案材料进行书写时，各种类型的笔都有，不能按照规定使用统一的碳素笔，并且年号的填写也普遍采用缩写；再次，档案材料填写不严肃。部分干部职工表格内容的填写很随意，用字不规范；最后，材料转进不严肃。干部职工的材料递交过程中，存在由他人代交的现象，并且材料缺乏严密包封，缺少相关单位的公章或密封签。

二、我国干部人事档案管理工作优化策略

面对我国干部人事档案管理工作存在的众多问题，须找出科学合理的解决对策，从根本上做好干部人事档案管理工作。

（一）高度重视，提高档案管理水平。干部人事档案是组织提升选拔干部的重要依据，只有确保它的重要地位，才能有效做好干部人事档案的管理工作。档案管理水平的提高，必须要使领导重视档案管理工作，这就要求干部人事档案管理部门保持向领导汇报档案管理情况的经常性，使其切实了解档案管理工作中存在的问题，帮助档案管理工作人员提高管理水平。

（二）加大宣传力度，强化档案管理意识。干部人事档案管理水平的提升，不仅需要档案管理人员技能水平的提升，还需要广大干部职工从根本上提高自身的档案意识，要不断把干部人事档案的重要性向全体干部职工进行灌输，使其充分掌握干部人事档案管理的有关常识，避免档案材料填写时出现弄虚作假、偷工减料的现象。通过提高干部职工的档案思想，才能保证档案材料按要求提交给档案管理部门，同时档案管理的工作人员才会按照规章制度妥善管理好干部职工的档案材料。档案管理规章制度的宣传要通过多种形式、多种媒介，提高干部职工的学习积极性，最终达到干部职工档案管理意识的强化。

（三）完善档案管理制度，规范档案管理程序。干部人事档案管理工作的前提是制度的建立与完善。档案管理是一项冗杂的工作，只有建立完善相关的管理制度，才能从根本上保证档案管理工作有条不紊地进行。相应管理制度的建立主要要做到：第一，建立并完善档案管理的各项规章制度，档案管理人员的日常工作必须严格按照规章制度科学合理的开展；第二，严厉处罚档案材料递交不及时、乱涂乱改、虚假填写的行为；第三，档案材料的用纸用笔必须严格统一，填写要规范，禁止使用谐音字、同音字、简化字。

（四）做好档案材料收集工作，对档案材料进行严格把关。档案材料能够反映干部职工的全貌，只有对干部人事档案材料进行完整、全面的收集，才能达到“档即其人”的良好效果。档案材料的完整收集是干部人事档案管理的基础工作和重要环节，保证档案材料的完整性、真实性和严肃性，需要对档案材料及时、全面、准备的收集。档案管理人员必须严格按照工作要求把档案材料收集全，为下一步的档案管理工作打好基础。同一人的档案材料要收集到一起，及时装入到个人档案之中。对有疑问的材料，档案管理人员要认真审查，通过干部职工的确认修改之后才可归档。同时档案管理人员还需严格按照档案鉴别归档要求，帮助干部职工把档案材料填写详实、手续准备充分。

（五）提高档案管理人员综合素质，保证档案管理质量。干部人事档案管理工作的根本保证是工作人员强烈的责任感和较高的思想政治素质。档案管理是一项复杂繁重的工作，工作人员长时间的与文字、表格相处，难免会感到寂寞、枯燥，这就需要档案管理人员具有无私奉献的精神，工作认真严谨。由于干部人事档案资料是对干部职工选拔、提升的重要依据，关系到每一个干部职工的切身利益，这就需要档案管理人员树立正确的人生观、世界观、价值观，对自己工作的重要性具有深刻的认识，做到淡泊名利、爱岗敬业，为档案材料的保管和开发做出自己的贡献。

综上所述，干部人事档案管理是一项复杂繁琐的工作，关系到每一个干部职工的切身利益，各部门领导需要加大对档案管理的重视，社会各界要做好档案管理的宣传工作，同时还要建立健全档案管理制度，做好档案材料收集工作，提高档案管理人员综合素质，只有这样才能提高我国档案管理的质量，使其更好地为社会服务。

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