高校档案信息数字化与档案管理网络化平台的建设应用

苏全玉

(潍坊学院，山东潍坊261061)

高校档案管理工作是高等学校事业发展的重要组成部分，是衡量高校管理水平高低的重要标志。随着信息化时代的到来，档案已成为一种文化资源、知识资源和信息资源，为学校的档案管理开启了新的管理模式。信息化技术以其方便、快捷、开放，其价值越来越被社会所认识。在当前形势下，大力推进学校档案信息数字化、档案管理网络化，无疑是盘活档案、发掘档案价值以服务广大师生、推动学校发展、社会进步的必由之路。

一、高校档案管理信息数字化、管理网络化的重要意义

所谓档案管理信息化管理网络化就是以计算机数据库及互联网为主体，把文字、图纸、声像等信息存贮在光盘、磁盘等载体中，通过计算机网络和终端等方式实现档案信息资源的有效利用和共享。其重要意义在于为用户提供更为便捷、生动、丰富及到位的档案信息服务，逐步实现高校档案资源数字化、信息服务网络化、电子文件和电子档案管理规范化。

二、当前高校档案信息化管理网络化平台建设的现状

(一)档案信息化工作宣传不到位、领导重视不够、档案信息化质量不高

多年生成的高校档案管理方式，没有引起部分高校内领导以及从事档案管理工作的人员对档案信息化建设工作的高度重视，没有正确认识到档案信息化与学校内各部门的工作都息息相关，没有在最基础的工作上对纸质文件进行信息化资料的彻底转化，存在信息化采集面窄、信息化不完整等缺陷，建立的数据库规模小，规范化标准化程度低，类型单一，实用性不强，直接影响到学校总体档案信息化管理网络化建设进程。

（二）高校档案信息化制度不健全，管理不规范

学校没有形成一个统一的档案信息化管理制度，各档案管理部门形成了各自为政，各自为主的档案信息化方法，造成信息共享程度差、数据库利用率低，严重削弱了档案网络沟通师生、学校与社会的信息平台作用。

（三）部分档案人员的综合素质无法完全适应档案信息数字化技术的要求

随着计算机技术的普及应用，信息化形式的档案资源将大幅增加。对档案人员素质提出了更高的要求。目前是许多档案管理工作者的知识结构没有进行深造，已不能适用当前档案信息化工作的需要。

（四）高校对档案信息化设备资金投入严重不足

高校档案信息化与档案管理网络化需要照相机、服务器、高速扫描仪、光盘库、影像数字化设备、终端器等设备的支撑，这是整个档案信息化管理网络化工作顺利开展的基本要求。但目前许多高校对这些设备的投入严重不足，造成高校档案信息化与档案管理网络化平台的建设滞后。

三、加强高校档案信息化与档案管理网络化平台建设的策略

(一)加强学习，树立档案信息化管理新观念

1.思想观念更新

高校档案信息化的产生，是信息时代先进科技在学校工作中的具体运用，面对各种科技知识成果档案的信息化转化，高校档案工作者应审时度势，与时俱进，勇于开拓与创新，保证档案信息化档案管理网络化工作的先进性。

2.树立档案信息化资源面向社会、服务社会的观念

在做好向学校教学、科研及管理服务，为师生服务的同时，积极为社会经济建设提供档案资源多元服务。由以静态档案信息资源为基础的被动服务，转向网络资源为主的主动服务。

3.树立档案信息资源共建、共享观念，做好档案数据库及信息服务平台的构建工作

建立学校信息综合数据库，把多种分散的信息资源有机地集中整合，积极对有价值的资源进行挖掘，共享信息化资源。

4.更新服务理念，积极开拓服务领域，提升服务层次。只有服务创新，才有档案工作的发展前景。

（二）提高认识，加强领导，完善高校档信息化建设管理制度

根据国家的档案管理规定，制定出本校的信息化管理标准与制度。其主要内容应包括：电子文件归档管理制度、保密制度、查阅利用制度、网络安全管理制度以及具体工作人员的岗位目标责任制度等。要设有统一的上网目录标准，保证人们轻松、快捷的在网上查档，充分体现档案信息化管理的管理方法和质量要求。

(三)加强档案管理人员培训，提高档案工作人员信息化管理水平

高校档案信息化与管理网络化的档次高低，与档案管理工作者的水平有着直接的关系，只有具备一定的计算机技术和网络技术技能的人才，才能做好网络环境下的档案信息资源的开发。因此要大力加强人员培训，提升他们信息化处理能力。一是培训档案人员对信息化网络化设备（施）了解、学习直至熟练运用，达到增强业务技能、提高综合素质的目的。二是以“自学为主，培训为辅”的模式逐步形成可持续终身教育培训机制，保障档案人员素质随时代变化而不断提高，并把档案业务学习成绩作为工作业绩考核的一部分。三是通过培训，不断扩大知识面，在熟练掌握档案专业知识外，还要注意教育管理知识、公文写作知识和教育科研方法知识的学习，提高综合素质，为档案深层次研发奠定基础。

（四）加大资金投入力度，优化信息化设施配置

档案管理工作进入了信息化时代，工作重心也从“档案保管”转入到“档案利用”上来。首先，建设信息化网络平台，需要大量的计算机等硬件设施为工具，按照规范的计算机程序来实施管理，才能形成高质量的的电子档案。其次，提高工作效率，降低工作强度需要建立高速运行的网络平台，利用网络的强大功能进行存贮、检索、使用和管理，是档案管理工作的发展方向。因此说建设高校档案管理信息网络平台已如箭在弦。高校每年应当设立档案信息化专项经费，为学校档案信息化建设发展提供资金保障。

（五）优化各项资源，加快推进信息化文件归档与网络化平台管理工作

电子文件的归档与管理是档案信息化建设的重要内容和基础性工作，也是未来档案信息资源开发与利用的工作重点，对促进高校档案信息化管理网络化具有十分重要的意义。具体还应做好以下几项工作：

1. 纸质档案资料数字化，并备份到光盘或磁盘设备中，用于长期保存与传递。2.多媒体档案数字化处理。3.实现办公效率大幅提高，文件资料收集、储存、分类、统计和查阅等环节变得十分方便、有序因而无论是起草还是办理传递，都变得简单易行。4.信息化处理后的电子文件存储方式是将电子档案以文件形式存储于文件服务器上，索引信息存入数据库中。5.高校档案网络平台就是为采集、整理、向社会发布教育、科研信息，发挥高校科研先导作用和科技助推器的社会职能。高校档案管理信息网络平台将服务范围扩大到全球各地，服务方式也由传统的面对面交谈或信函、电话式发展到不见面、直接在网上获取自己所需的服务。

（六）提高信息安全意识，确保档案信息利用安全

要提高档案工作人员对信息的保密与安全意识。用制度管人、用制度管事，规范各项操作规程，加强保密措施，如规定一类档案绝对禁止输入信息网络系统，二类档案可以在内部网络上使用，三类档案可以在Internet 网上交流。同时对现有的档案按照保密期限进行登记分类，定期鉴定，达到解密期的及时解密。争取做到该保密的不泄密，该开放的不保密。避免成为黑客攻击的目标，做好信息的备份工作。

（七）档案软件对适用性和扩展性要求越来越高，及时提升档案软件水平

高校档案管理信息网络平台建设离不开优秀的档案管理信息网络软件，这种软件应该具有适用性强、扩展空间大，便于对不同密级档案信息交流使用强大功能。

（八）加强档案信息化、管理网络化对归档文件的全程服务功能

充分发挥和拓展现有网络平台的作用，成为档案信息服务的窗口；数据资源全覆盖，实现学校内所有知识资源的整合与共享；提供在线电子邮件服务、联机公共目录查询、光盘远程检索服务、视频点播服务等功能，开展档案信息咨询服务，与用户进行交互式信息咨询，运用跟踪反馈、搜索代理等方式，为用户构建制定全方位的档案信息服务体系。

（九）大力发展掌上校园

信息化未来构想之一就是开展掌上校园，在高校档案信息化网络平台的基础上，整合学样动态、新闻、招生就业、科研成果、论著等内容，通过手机实现全新的移动互联应用，为学校师生和社会各届人士提供及时的档案信息服务。

四、信息电子化档案网络管理化的注意问题

（一）电子文件的内容，不仅易于变化而且失去了固定的形式，使得文件保密性变弱。电子文件易于修改，而且改动后可以不留任何痕迹，虽然已有一些技术可防止伪造电子文件和在原稿上增删。但其内容发生变化的可能性总是比纸质文件要大得多。随着网上窃密技术的不断完善，进入网络中的任何文件都再难以做到绝对保密，这些事项都要做到万无一失。

（二）对档案综合管理人员要求高，对电子文件、电子文件归档及其归档后形成电子档案的管理。绝不是仅仅懂得纸质档案管理理论、原则、方法和技术的管理人员所能胜任的。管理员要有较强的知识层次和先进技术水平，目前部分档案人员现代技术水平偏低，尽管引进了现代化设备，仍不能充分发挥作用，就谈不上档案信息电子化了。

随着各高校校园办公自动化统一平台系统和数字校园的陆续投入运行，计算机信息网络的产生和发展冲破了地理界限，加快了信息传递速度，改变了信息传递方式，为广大师生、科研人员以及社会各界提供了一个全新的信息利用模式，从根本上改进了信息交流、科研合作和资源共享，促进了教育和科研事业的迅速发展。高校档案工作者要适应这一新形势的要求，采取有效的对策与措施，促进电子文件归档管理工作与网络化平台的应用，实现信息资源的充分交流与共享。

[1]傅荣林.档案管理现代化[M].杭州：浙江大学出版社，2002.

[2]冯惠玲.电子文件管理教程[M].北京：中国人民大学出版社，2001.

[3]孙淑扬，邱以威.档案计算机管理教程[M].北京：中国人民大学出版社,1999.