大数据环境下的档案信息化建设

孙丽梅

（潍坊学院，山东 潍坊261061）

随着互联网、物联网、云计算技术等的快速发展，以及智能终端、网络社会、数字地球等信息体的普及和建设，大数据及大数据技术飞速发展起来。大数据的发展进一步扩大了信息的开放程度，推动了存储技术、软件技术等的技术进步。档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程，在这一过程中，档案部门要不断地采用现代信息技术，以更好的提高档案管理和利用的现代化水平。面对大数据发展的新特点、新挑战，如何做好档案信息化建设是我们需要研究的课题。

一、大数据简介

大数据通俗的讲就是指无法在一定时间内用常规软件工具对其内容进行抓取、管理和处理的数据集合。随着对大数据研究的进一步深入，现在所说的大数据不仅指数据本身的规模，也包括数据采集工具、存储平台、分析系统和数据衍生价值等要素。

1.大数据的基本特征

一是数据类型多样。以往数据大都以文本形式等二维结构呈现，但随着新型计算机技术的飞速发展，视频、音频、图片、邮件、HTML、GPS 等多种类型的的非结构化数据日益呈现并逐年飞速增长；二是数据体量巨大。大数据时代，各种传感器、移动设备、智能终端和网络社会等无时不刻都在产生数据，数量级别已经突破TB，发展至PB（1PB=1024TB）乃至ZB（1ZB=1024PB）。有资料表明，百度新首页导航每天需要提供的数据超过1.5PB，这些数据如果打印出来将超过5 千亿张A4 纸，而到目前为止，人类生产的所有印刷材料的数据量仅为200PB；三是处理速度快。数据处理遵循“1 秒定律”，可从各种类型的数据中快速获得高价值的信息。数据挖掘、语义引擎、可视化分析、预测性分析等技术的发展，可从海量的数据中深度解析，提取信息，掌控数据增值的“加速器”；四是价值密度低。以视频为例，一小时的视频，在不间断的监控过程中，可能有用的数据仅仅只有一两秒。

2.大数据的作用

价值是大数据的终极目的，大数据利用将成为提高核心竞争力的关键因素。对大数据的处理分析正成为新一代信息技术融合应用的结点，移动互联网、物联网、社交网络、数字家庭等新一代信息技术应用形态不断呈现，这些应用不断产生大数据。同时，面向大数据处理如：数据采集、统计分析、挖掘等的新技术、新服务、新业态也会不断涌现。对大数据的分析可以为用户提供有效的决策支持，可以帮助提供更加及时、个性化的服务，在促进行业发展方面发挥重要作用。但是数据不等于信息、不等于价值，如何从海量的数据中“提炼”出信息，转化成价值呢？卡内基·梅隆大学海因兹学院院长Ramayya Krishnan 说：“大数据具有催生社会变革的能量，但释放这种能量，需要严谨的数据治理、富有洞见的数据分析和激发管理创新的环境。”

二、我国档案信息化建设取得的成绩

所谓档案信息化，就是在国家档案行政管理部门的统一规划和组织下，在档案管理活动中全面应用现代信息技术，对档案信息资源进行处置、管理和为社会提供服务，加速实现档案管理现代化的进程。换句话说，档案信息化是指档案管理模式从以档案实体为重心向以档案信息为重心转变的过程。近几年来，我国的档案信息化建设取得了一定成绩，主要表现在：一是档案信息化建设普遍展开。近几年，随着对档案重要性的认识，在档案信息化建设大潮的影响下，各地逐渐对档案信息化建设工作进行了规划、部署，档案馆网站建设已基本全面展开，随之几千万条档案目录得以公开，为当地经济发展和服务民生提供了便利。二是档案信息化环境大大改善。随着相关政策法规进一步完善健全，各部门档案信息化意识进一步加强，档案干部队伍建设、档案信息化软硬件投资、档案信息资源结构等方面得到了改善，保障了档案信息化工作的开展。

三、大数据环境下的档案信息化建设

当前，各地档案系统统一性和联系性较差，档案信息化建设缺乏规划、缺乏统一标准，这给一些档案的传输、接收及整合利用带来了不便。在大数据时代，如何将“沉睡”在档案中的信息释放出来呢？

首先，充分利用大数据技术，做好档案信息化标准建设工作。“无规矩不成方圆”，档案信息化建设要统一规划、统一规范、统一标准，这样才能使得我们的档案信息资源被有效的整合，以达到档案信息资源共享和合理利用的目的。伴随着大数据规模的增大，可视化分析、数据挖掘、预测性分析、语义引擎及数据质量和数据管理等大数据技术也飞速发展，在档案信息化过程中，相关部门要认清档案信息建设工作的特点，充分利用这些先进的技术，做好各地档案信息化情况数据的采集、分析，去莠存良，做好档案信息化建设规划，形成科学合理的档案信息化建设规范和标准建设。比如可以通过对当前各类数据类型进行分析，从大数据中挖掘出特点，通过科学的预测、分析等，预测未来的档案数据结构，从而更好的做好信息化建设规划。

其次，充分利用大数据环境，做好系统建设工作。档案管理系统关系到档案信息化建设的速度与质量、集中体现了档案信息建设的效益和档案信息服务的效果，是档案信息化建设的重要环节。好的档案管理系统应具备功能完善、便于移植、安全性高等特点，大数据应用的爆发性增长，直接推动了存储、网络及软件技术的发展，同时，大数据发展带来的容量问题、安全问题、成本问题等，促使存储系统、安全性需求、重复数据删除技术等迅速发展与成熟，这些都对档案管理系统的建设产生了重要的影响。在档案管理系统的建设中，应充分利用大数据技术，一是完善系统的各项功能，如数据整理、系统维护、档案编研、查阅利用、鉴定销毁等基本功能，并设计根据用户特殊需求不断拓展的功能；二是设计的系统要便于“移植”。基于成本控制的要求，很多部门都会定制自己的“硬件平台”，而不是用现成的商业产品，为适应这一需求，设计的产品应提供纯软件的形式，可以直接安装在用户已有的、通用的或者现成的硬件设备上。同时要注意做好系统兼容，以方便与部门其他各系统数据的共享与传输存储；三是系统的稳定性。软件系统的稳定性强调软件架构的稳定，即需求、代码等的变更对软件系统的影响尽可能地小，软件在一定运行周期内，软件的出错机率小、性能劣化趋势低等；四是系统的安全性。大数据分析往往需要多类数据相互参考，因此大数据的广泛应用也催生出一些新的、需要考虑的安全性问题。档案信息作为一种特殊的信息资源，有自己的安全标准和保密性需求，这在系统建设和使用中是必须遵从的，在系统建设时要特别注意。

第三，充分利用大数据优势，加快数字档案馆建设。大数据环境为数字档案馆的更好建设提供了机遇，在建设过程中，一是要充分认清档案信息建设工作的特点及其原则，做好整体规划。二是合理调整馆藏结构，充实数字档案馆藏，加快馆藏档案信息数字化。三是加强各地区联络，做好经验交流和数据共享。四是相关部门要借助大数据的优势，做好统计分析，使得我国的档案信息资源能够被有效的整合，已达到档案信息资源有效共享的目的。

结语

信息化是一场技术革命，它使档案载体、档案工作、档案利用等方面都发生了巨大改变，引起了档案管理的深刻变革。档案信息化是信息社会档案管理工作发展之必然趋势。而大数据是信息化时代的“石油”，在信息化的过程中，档案界要始终保持对信息技术的高度敏感，及时追踪新技术趋势，在做精业务的基础上，将两者整体权衡、结合起来，使档案信息化建设工作能够有效进行，以实现实现档案信息资源的社会共享。

[1]陈张靖.浅析我国档案信息化建设的现状与对策[J].读与写杂志,2012，(01).

[2]王倩,朱宏峰,刘天华.大数据安全的现状与发展[J].计算机与网络,2013,(16).

[3]智库百科.大数据.http://wiki.mbalib.com/wiki/%E5%A4%A7%E6%95%B0%E6%8D%AE.