简析船务代理人在信函写作中存在的主要问题及对策——以船长和船务代理人的一次信函往来为例

■ 李德萍 广西职业技术学院

外国船舶顺利进出我国港口装卸货物时都需要船务代理工作人员（以下简称船务代理人）提供船务代理服务。船务代理人在船舶代理业务中必须要用英语与外国船舶的船长、大副进行口头和书面上的沟通。在实务中，船务代理人所用的英语都统称为船务代理英语（以下简称船代英语）。船代英语仅用于船务代理行业，是属于专门用途的英语，它最突出的特点是行业性强、词汇跨学科性、常用缩写等。本文主要分析船务代理人在写信中如何正确运用船代英语。

一、船长与船务代理人一次往来信函的样例

船代英语的语言特点和风格可以在来自利比里亚MAGDALENE（玛丽）号Morgun(摩根)船长在船舶到达广西防城港海域要求进港停泊时给他的船务代理人Kevin(凯文)的来信以及Kevin(凯文)给Morgun(摩根)船长的回信中体现。

（一）外轮船长的来函

——Or iginal Message——(原始邮件)

Fr om:“MAGDALENE” （发件人）

To:Kevin;;（收件人）

Sent:Thur sday,Sept ember 29,2011 12:14 AM（发送时间）Subj ect:M/V Magdal ene-NOR/Fangcheng（主题：玛丽号在防城港就绪通知）

NOTICE OF READINESS（船舶装卸就绪通知）

THIS IS TO NOTIFY THAT THE M/V"MAGDALENE"CALL SIGN A8VT3,FLAG LIBERIA,UNDER MY COMMAND,HAS ARRIVED AND DROPPED ANCHOR AT FANCHENG ANCHORAGE IN POSITION AT POSITION 108 E AT 21.45LT/1345 GMT ON 28SEP AND FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349,716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY.AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED.

BEST REGARDS,

CAPT.S.MORGUN

M/V“Magdal ene”

（兹通知9月28日格林威治时间 13：45，“MAGDALENE”号呼叫信息为A8VT3，利比亚船旗，在我的指挥下已到达并在防城港海域锚地抛锚，位置东经108度北纬21.45度，从今天起“MAGDALENE”各方面已准备妥当，我轮可以按照有关的租船合同把147 349,716公吨的散装铁矿石卸到码头上。请船代把船舶装卸就绪通知传给相关的人员。祝好！玛丽号摩根船长）

(3)日照引起的空心墩温度应力最大值在截面角隅处出现，其值较大对薄壁空心墩结构存在着安全隐患，在空心墩设计时应采取合理的配筋设计等，有效避免温度应力对墩身结构造成破坏。

（二）船务代理人的回函

——Or iginal Message——(原始邮件)

Fr om:“kevin deng”(发件人)

To:<4425635011@st rat osmobil e.net>(收件人)

Cc:;2011 11:45 AM（抄送）

Subj ect:MV MV MAGDALENE-DOCS REQUIRED FOR ENTRY FORMALITIES

AT FANGCHENG（主题：玛丽号进防城港码头所需的文件）

DEAR CAPT:

YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF:

1.FANGCHENG P/STN:N 2145,E 108.USUAL WAITING AREA&PILOT BOARDING AREA:SAME AS ABOVE.PLS DROP ANCHOR NEAR THE POSITION ABOUT 3-4 SEAMILE IN THE SOUTH.2.QUARANTINE YELLOWFLAG SHOULD BE FLOWN AT DAYTIME AND 3 QUARANTINE RED LIGHTS SHOULD BE TURN ON AT NIGHTIME UPON ARLVL.3.LOCAL MSA IS VERY STRICT WITH PSC INSPECTION,PLS TAKE PRECAUTION.4.PLS ADV PORT OF PROVISION TAKEN AND FRESH WATER TAKEN,ISSUED PORT/DATE OF SANITATION CONTROL CERT5.SOME DOCS BELOWR RQD FOR ENTRY FORMALITIES,PLS KDLY PREPARE WITH SIGNATURE AND ORI STAMP:

A.8 COPIES OF CREWLIST;(FULL NAME)BB).4 COPIES OF CREW'S EFFECTS;CC).4 COPIES OF SHIP'S STORES INDLG PROVISION LIST;DD).2 COPIES OF CERT OF REGISTRY;EE).2 COPIES OF INT'L TONNAGE CERT;FF).2 COPIES OF SHIP'S PARTICULARS REPORT;GG).2 COPIES OF LATEST OF PSC INSPECTION REPORT;HH).3 COPIES OF PORTS OF CALL LIST(SHOWING LAST 10 PORTS OF CALL,INDLG ARVL/DEPARTURE DATE,THE PORTS'SECURITY LEVEL FOR EACH PORT);II).LAST ORI PORT CLEARANCE;JJ).PASSPORTS OR SEAMAN'S BOOKS;KK).2 COPIES OF SECURITY CERT;LL)2 COPIES OF STOWAGE PLAN;PLS CONF YR REV THE LETTER.

B.RGDS

KEVIN DENG AS AGENT

（尊敬的船长：已收到玛丽号预计到港的信息，感谢。下面信息供你参考：

1．防城港海域位置东经108度北纬21.45度是船舶正常的等待海域及引水区;与上次一样，请在该位置的南部3到4海里的位置抛锚等待引水。2.白天要挂检疫黄旗，晚上要开3盏检疫红灯。3.防城港海事局对港口情况查得非常严，请提前做好准备;4.请告知船舶在港口将要补充的食物及必需品以及所要加的淡水，并出示上一个港口签发的卫生检验证书。5.以下的文件是船舶进港口办手续需要的，请准备好并签名及盖章包括：①船员名单复印件8份，船员姓名要全称;②船员物品清单4份;③船舶物料包括食物及必需品清单4份;④船舶登记证明复印件2份;⑤国际船舶吨位证明复印件2份;⑥关于船舶特征的报告复印件2份;⑦在上一个港口检查报告复印件2份;⑧挂靠港的清单3份，要列出船舶最近挂靠的10个港口名称，以及进出这些港口的日期，每个港口的安全级别;⑨最近的一个港口的清关证明;⑩船员护照或船员记录;輥輯訛11船舶安全证明2份;輥輰訛船船积载计划2份。请回复确认您已收到此函。祝好！Kevin代理。）

二、船务代理人在信函写作中存在的主要问题

尽管船务代理人在受理外国船舶的船务代理工作期间，每天24小时都处于随时接受船长或大副指令的工作状态，在写信中大量用词汇的缩写的确给他们节省了很多时间，但是通过比较船务代理人的信函与外国船长的信函，可见船长的来信既通俗易懂又不失船代英语所具有的正式文体的风格，而船务代理人的信函存在一些比较突出的问题如下：

（一）过多使用缩写形式并自编缩略词

由上面的信函可见，船务代理人在英语写信中除全部用大写之外，大量使用词汇的缩写是最突出的问题；另一个问题是，信函中出现的一些缩写词不是国际公认及通用的，例如POSITION（位置）、SUBJECT(标题)、LONGITUDE(经度)、CONFIRM(确认)、REQUIRED（需要）、ORIGIANL（原件）等词不能分别 自 编 缩 写 为 P/S、SUBJ、LT、CONF、RQD和ORI的形式，这样会给收件人或其他阅读信函的人在理解信函内容上带来很大的困难，这点说明了船务代理人对外经贸英语书面表达中对外经贸英语缩写的运用原则应该不是很清楚，否则在写信中就不会出现这种自编词汇的缩略式。按照国际惯例，涉外经贸行业的英语函电中专业术语是可以用其缩写形式，但所用的缩写必须是国际公认的并且行业中最常见常用的，保证收信人或者行业相关的人都能看懂，而且并不是每个英语单词或短语都能用缩略式来表示，如果这样就很容易引起别人的费解、误解甚至不解。例如信函中的MOTOR VESSEL（船舶）,METRIC TON（公吨）,CERTIFICATION（证书、证明）,ADVISE（通知、告知）,INCLUDING（包括）等词国际通用的缩写分别为 M/V，M/T，CERT，ADV，INDLG.

（二）句法结构不严谨，语言表达不够精确

船代英语信函的语法问题比较突出，表现为有时候句子结构省略主语，有点类似电报电传的格式如：WELL RECEIVED YR ETA MSG WITH THKS.FLWG MSG FOR YR REF.(已收到玛丽号预计到港的信息，感谢。下面信息供你参考)。有时候句子特别长，如船长的来函一句话就是一个段落；有时候船务代理人把曾经与收件人提过的事物省略而致使结构很不完整，如信函中句子FANGCHENG P/STN:N 2145,E 108.USUAL WAITING AREA&PILOT BOARDING AREA:SAME AS ABOVE.（防城港海域位置东经108度北纬21.45度是船舶正常的等待海域及引水区;与上次一样）。如果不是与信函有关的当事人或者该行业的其他从业者，有可能看不明白这个句子的意思。由此可见，船务代理人在业务信函写作中,没有很好地去考虑所写的句子在结构上、语言表达方面是否符合英语语法。

（三）英语听力水平以及书面表达能力较差

船务代理公司一般对船代这个工作岗位的从业者都有英语上的要求，一般都要求船务代理人不仅要熟悉国际贸易操作流程以及货运代理的操作，而且英语听力和书面表达都要比较好，毕竟船务代理人的工作既要用英语与船长或大副进行口头或书面上的沟通，也要接触船舶所要装或要卸的进出口货物有关事情或相关的单据如信用证、销售合同、汇票等。2014年5月，作者到广西防城港一些船务代理公司如金桥国际船舶代理有限公司、广西外运公司防城港分公司、防城港港务集团、中环球国际船舶代理有限公司等公司进行调研后发现，目前我们船务代理人在英语听力及书面表达方式上还存有诸多的不足，原因是有一些船务代理人在大学里主修英语专业的，英语听说基本上没有问题，但在国际贸易、国际物流等业务方面的知识是非常薄弱的；有一些船务代理人在大学如果主修国际贸易或运输专业的，业务知识是很好很熟练，但英语听说读写运用能力却很差。由于很多英语听说读译流利的大学生毕业后怕辛苦而不愿意到港口码头从事船务代理的工作，因此船务代理人中大部分是非英语专业的，或者有一些是担任了几年的货运代理工作之后改换岗位从事船务代理的，为此几乎在船务代理企业工作的船务代理人都需要经过较长时间（一般3年以上）的从业锻炼，英语日常的表达才比较流利，但书面表达方面如果涉及英语基础知识上，用词用句问题就出来了；而有一些英语专业毕业的船务代理人，英语听说读写是没有很大的障碍，但他们的业务基础知识比较差，对一些习惯的表达、专业术语的理解不到位。总之，目前我国船务代理人员的英语水平以及业务能力参差不齐，这制约了我国国际船舶代理业的发展。

三、提高船代英语信函写作的对策

随着我国国际贸易的发展，进出我国港口的运载货物的外国船舶也越来越多，承担外国船舶进出我国港口并完成货物装载手续工作的船务代理人，在工作中掌握必要的写作技巧将非常重要。作者根据从业经验及近年来到企业调研结果并结合船务代理人在信函写作中存在的主要问题，从行业的角度对如何写好船代英语信函提出了下面几点建议。

（一）按照国际惯例正确使用缩写词

船务代理信函与其它外经贸类的业务信函例如外贸英语函电和国际货运代理信函一样，在信中出现单词或专业术语的缩写是可以的，但是，我们在使用缩略词时一定要清楚两个原则：第一，要使用国际公认通用的缩写，不能自编某些单词的缩略式例如CONFIRM(确认)，RECEIVED（收到），MESSAGES国际公认的缩略式分别是：CFM，RCVD，MSGS而不是 CONF，RCV，MSG；第二，写作中适当穿插使用缩略词。在一个句子、一段话甚至一封信中如果大量地使用缩略词，会给信函阅读者带来理解上的困难甚至不解，除非他一直都是信函的收件人。船务代理人在写作中把握好使用缩写词的度可以让信函不仅通俗易懂，更突显它特独的专业英语的魅力和展示了发函人在实务中运用专业英语的能力。

（二）直译专业术语

在实务中，专业术语的英汉互译一般采用直接翻译的方法，例如：进港手续、船员名单、抛锚、安全证明等直接译成英语分别是：ENTRY FORMALITIES、CREW LIST、DROP ANCHOR、SECURITY CERTIFICATE;专业术语INSPECTION REPORT、SEAMAN'S BOOKS、CREW’S EFFECTS、STORAGE PLAN等可直接分别译成检验报告、船员手册、船员物品、积载计划。船代英语虽然涉及到商流和物流领域，但对它涉及的专业术语的翻译不能用意译，只需按照每个单词的字面意思用直接翻译的方法来译。这种直接翻译的方式译出来的专业术语可能让一些读者感觉貌似中国式的英语，但实际上，对船代英语词汇或专业术语的翻译就如同科技英语一样，用直接翻译的方法即按照每个单词所表达的意思逐字逐句进行英汉互译。

（三）联系实务并遵从行业习惯选用句子

船代英语属于行业英语，所用的词汇及句子专业性非常强。一些在普通英语里出现的单词，如果在船代英语里出现，意思完全改变。例如信函中的FRESH WATER，PROVISION，STRORES LIST，EFFECTS，CALL，PILOT在普通英语里分别表示新鲜的水、条款、商店的目录、效果、打电话、飞行员；在船代英语里分别表示：淡水、食物、物料清单、物品、挂靠、引水或引水员。对船代英语的理解必须联系操作实务，否则将产生误解或者不解，例如句子：FROM THIS DAY/TIME IS IN ALL RESPECTS READY TO DISCHARGE HER INTENDED CARGO FO IRON ORE IN BULK ABOUT 147 349,716MT IN ACCORDANCE WITH THE RELEVANT CHARTER PARTY.要结合实务理解为：从今天起"MAGDALENE"各方面已各方面已准备妥当，可以按照有关的租船合同把147 349,716公吨的散装铁矿石卸到码头上。

（四）信函结构要用正式文体格式并要注意措辞礼貌

船代英语信函所传递的信息客观性强，几乎不带主观色彩。因此，在操作中，为了突出信息的客观性和重要性，在船代英语信函写作中要以祈使句或者一般现在时的被动语态为主，并且注意在写作时，如果需要用两个词来传递信息就不要用一个词，如果需要用一句话来说明事情的来龙去脉时就不能用一个短语。写信时一定做到句子的结构要紧凑、表达要严密、逻辑性要强，这才符合船代英语文体的要求。例如：AGENTS ARE KINDLY REQUESTED TO FORWARD THIS NOR TO ALL PARTIES CONCERNED.(请船代把船舶装卸就绪通知传给相关的人员。)另外，船代英语信函是涉外经贸类的信函，在写作时要经常用“PLEASE”（请）,“KINDLY”（善意地） ,“BEST REGARDS（最好）....”等词表示礼貌。一封用词礼貌又专业的信函不仅会给外轮船长留下良好的印象，给双方创造良好的交流氛围，而且也体现了发函的船务代理人的业务素养，有利于树立公司良好的形象，有助于留住老客户，吸引新客户，提升公司在同行中的竞争力。

（五）要熟悉国际贸易的业务操作并且多听多阅读涉外经贸类的英语

国际船舶代理业务涉及国际贸易、国际运输、现代物流、信息技术、金融保险和商贸法律等知识。当今世界经济形势下，我国船舶代理企业之间竞争日益剧烈，企业能否在竞争中取得长足的发展取决船务代理从业人员的英语专业水平、基本素质和贸易和物流方面业务知识经验水平。因此，船务代理人要坚持每天阅读一些有影响力的英语报纸和杂志例如《China Dail y》、《Reader’s Digest》，每天坚持听恒星英语学习网提供的BBC，VOA或CNN外国电台节目以及我国中央电视台第9台的英语节目，用心去识记工作中接触过的关于国际贸易和国际货代中常用的专业术语、习惯表达，工作中认真去熟悉国际贸易和国际货代的操作流程，只有这样才能有效地提高英语听说读写译的能力和业务水平，才能为外国船舶提供优质的高效率的船务代理服务，促进企业持续的强势发展。▲

[1]李卿.山东省品牌商标英译的现状与改进策略[J]对外经贸实务，2014，12.

[2]赖文斌.中小企业外贸网站英译的问题与改进策略[J]对外经贸实务，2014，11.

[3]李德萍.外贸英语函电的语言特点及其翻译技巧 [J].中国商贸，2011，（29）.

[4]蒋柳红.浅析语篇分析理论与提高英语阅读理解能力[J].广西职业技术学院学报，2011，（4）.