数字档案在档案信息化建设中的重要性

郑小成

（依安县最低生活保障管理局，黑龙江依安161500）

数字档案在档案信息化建设中的重要性

郑小成

（依安县最低生活保障管理局，黑龙江依安161500）

在档案管理工作中，使用信息技术和多媒体技术建设数字档案，进行现代化的档案管理，有助于更好的利用档案资源，详细分析数字档案在档案信息化建设中的重要作用，也有助于档案管理人员真正认识到数字档案的重要性。

数字档案；信息技术；信息化建设

1　数字档案的管理模式

档案具有多种不同的形式，包括文字、图表、声像等，记录国家、社会或者个人的以及各个领域的有价值的信息，是一笔巨大的财富，要想好好利用档案，发挥档案的潜在价值，就必须对档案进行科学有效的管理。传统的档案是由纸张组成的，存放以及管理都十分不方便，还会受到存放时间的限制，数字档案则可以将不同载体的、存放在不同位置的信息资源以数字化的方式进行存储，并实现网络互联，实现资源的共享以及有效利用，因此，档案数字化可以很好地解决传统档案管理中存在的问题。目前，档案数字化可以通过扫描方式将纸张电子化，然后加以存储，并可以通过网络发布到局域网、广域网、互联网上，网络用户可以通过搜索引擎快速查找信息，这种信息利用方式使静态的信息联动起来，并利用网络的快速传播功能扩大了信息的辐射面，使档案信息的价值得到了有效的实现。

2　数字档案的管理模式

2.1数字档案的管理对象

随着时代的变化和科学技术的发展，档案管理对象已经不单单是传统的纸质档案，更多的是管理数字档案，形成了数字档案为主，纸质档案为辅的管理模式。在社会的演变过程中，档案的载体也由古代的甲骨、金石演变为纸张，再到如今的磁带、磁盘、光盘，随着社会信息化程度的提高，新型档案载体——数字档案——会得到社会公众以及政府的更多关注，数字档案也会成为档案管理的主要对象。

2.2数字档案的管理内容

传统档案的管理内容主要是对历史文献、有价值的纸质资料的妥善保存，需要做好档案的归档、分类、存储等工作，管理内容单一，效率低下。数字档案通过现代化的手段对纸质资料进行数字化处理，以光盘、硬盘等为存储介质，它的管理内容在传统档案管理的基础上，还要做好数字化工作、进行数字档案的业务管理，并借助计算机技术和网络技术搭建信息传输交流与共享平台，对数字档案的交流与使用进行科学管理。

2.3数字档案的管理手段

长期以来，档案管理都采取人工管理模式，从档案的收集、整理到档案的分类、编目，再到档案的检索、利用等，这一系列的工作都通过手工操作来完成，工作量巨大，工作内容繁杂，很容易出现错误。而数字档案采取的是自动化管理模式，它的出现在很大程度上减少了档案管理人员的工作量，促使档案管理工作朝着自动化、现代化、信息化的方向发展。数字档案的存储介质具有很大的存储容量，海量存储已经逐渐成为可能，这使得档案管理逐渐摆脱了对存储空间的限制。借助计算机的自动分类与组合功能，电子文件可以轻松产生，因此档案管理形成了以计算机为核心的自动化办公模式，这极大地简化了档案管理工作，减轻了档案管理人员的工作压力，改善了工作人员的办公环境，大大提高了档案管理工作的效率和质量。此外，借助互联网快速的数据传输能力，数字档案能够借助网络迅速传播，从而使档案资源成为全民共享的资源。

3　数字档案在档案信息化建设中的重要性

3.1有助于提高档案的安全性及实用性

档案信息化建设主要是使用计算机技术、网络技术等高科技手段，将传统的档案变成全民共享的、方便查阅与编辑的网络化档案，发挥档案资源的巨大价值，它可以在保证档案内容与传统档案相同的基础上，提高档案管理的安全性以及档案的实用性，减少人们在查阅和使用档案资源过程中遇到的困难，使人们能够在最短的时间内得到最为准确的信息。

3.2有助于提高档案管理的标准化和规范化

在信息化时代，信息技术的快速发展推动了档案的信息化建设，而数字档案则是其中非常重要的一环，在档案信息化建设中合理使用数字档案，可以很好地提高档案管理的标准化和规范化。对于部门和企业来讲，档案信息每天都在增加，单单依靠人力不足以实现档案的科学管理，也难以利用档案资源进行科学决策，这对于部门和企业的发展是十分不利的，只有运用现代化的档案信息管理技术，简化档案管理手续，提高档案管理效率，才可以有效提高档案管理的标准化和规范化。

3.3有助于提高档案信息的有效性、准确性和安全性

档案一方面是对历史事件的记录，一方面也是对未来事件的启发，因此，保证档案信息的有效性和准确性是档案信息化建设过程中值得思考的问题。数字档案是高科技产物，通过数字档案的管理可以实现档案的及时更新，在保证档案信息的有效性和准确性方面具有很大优势。在信息化的时代，信息安全一直是热点问题，在档案信息化建设中，确保档案资料的安全是档案管理工作的重点。与流传了几百年的纸质档案相比，数字档案具有安全性较高的优势，它可以采用安全密匙等高科技手段和多种多样的加密技术对重要的档案资料进行加密，保证档案在存储以及传输过程中的安全，因此与纸质文档相比，数字档案可以有效地提高档案信息管理的安全性。

4结语

在数字化档案的建设过程中，档案管理人员要真正认识到数字档案的重要性，认识到自己的责任与义务，掌握先进的档案管理知识和管理技术，在工作中善于总结，能够及时发现并解决问题，做好自己的本职工作，才能够将数字档案的巨大优势发挥出来。

［1］秦磊华，肖波.数字档案馆可用性分析——从信息系统的角度［J］.档案学研究，2011，（02）：23-24.

［2］高莉萍.浅谈对企业档案信息化工作的几点看法［J］.黑龙江科技信息，2011，（17）：56-58.

The Importance of Digital Archives in the Construction of Archives Information

ZHENGXiao-cheng
(Yian County MinimumLivingGuarantee Bureau,Yian 161500，China)

The use of information technology and multimedia technology in the construction of digital archives,to carry out the modernization of archives management,help to better use of archives resources,detailed analysis of the important role of the digital archives in the archives information construction,and alsohelp file management personnel totrulyrealize the importance ofdigital archives.

Digital Archives;Information technology;Information construction

G270.7

A

1674-8646（2015）09-0128-02

2015-05-22