高校图书馆采编业务外包的风险控制与管理模式分析

一、引言

随着高校图书馆的发展和进步，在采编过程中，业务外包模式逐渐得到应用和推广。从推广和应用效果来看，业务外包能节省高校图书馆采编费用，弥补专业技术人才不足的缺陷，对高校图书馆发展产生积极作用，因而越来越受到重视，其应用也变得更为广泛。但由于目前该项工作仍然处在探索阶段，管理制度、工作流程等存在不足之处，增大业务外包风险，需要采取有效控制对策，完善相应的管理措施。文章将探讨分析高校图书馆采编业务外包的优势，指出存在的风险，并提出相应的控制措施，希望能为实际工作提供借鉴与参考。

二、高校图书馆采编业务外包的概念及优势

业务外包是近年来高校图书馆采编过程中所采用一种模式，该项工作开展对高校图书馆发展具有积极作用，逐渐受到重视，其应用也越来越广泛。

（一）概念

业务外包是将图书馆内部重复性的、非核心工作交给独立工作第三方，由他们代替图书馆提供服务。根据高校图书馆不同业务种类，外包业务包括采编、信息、技术、借阅、后勤服务等，通过业务外包模式应用，能整合和利用各种资源，避免出现资源浪费现象，实现对各类资源的充分和有效利用。 [1]而采编业务外包是高校图书馆业务外包的一种类型，指的是将文献采访、文献编目、文献加工等业务委托给相关企业来完成。以满足采编工作需要，促进高校图书馆更好运行和发展。

（二）优势

作为一种新型业务模式，高校图书馆采编业务外包具有自身显著优势，对图书馆发展具有积极作用。它能弥补高校图书馆采编人员不足，技术水平不够的缺陷，降低运行成本，促进采编工作效率提高，也能在一定程度上提高采编企业和高校图书馆整体竞争力，推动采编业务标准化进程。一方面，采编业务外包能节约高校图书馆运行成本，获取内部缺少的文献资源，降低图书馆在非核心业务方面的投入，提高图书馆工作效率和核心竞争力。另一方面，还能增进与企业联系，建立良好的合作关系，满足广大师生对相关资料需要，为广大师生提供更加便捷的服务。

三、高校图书馆采编业务外包的风险

为有效控制业务外包风险，最为重要的策略是加强图书馆自身能力建设，选择合适的承包商，推动业务外包每个环节顺利进行。但由于业务外包在高校图书馆的推广和应用时间较短，业务流程不熟练，管理制度不完善，导致采用业务外包过程中，仍然存在一定的风险。

（一）来自高校图书馆内部的风险

事实上，采用业务外包模式对高校图书馆发展具有一定促进作用，能缓解专业人才匮乏，结构不合理的情况。但如果缺乏完善的管理制度约束，对承包商相关信息了解不全面，也会在一定程度上降低馆员综合素质，导致技术人员出现流失现象。

1.馆员业务能力削弱。采编业务外包之后，采编人员不再从事编目工作，而是从事图书验收、加工、典藏等工作，由于长时间没有从事采编，馆员的采访、分类、著录等能力逐渐下降。图书馆也忽视对采编人员业务技能培训，导致他们的业务技能下降，未能更新和完善自己的知识结构体系，创新能力不足，逐渐对图书馆采编业务方面的业务变得陌生，难以适应新情况和新形势的变化发展，影响馆员业务技能提升。

2.技术人员流失。采编是技术含量较高的部门之一，对工作人员的专业技术素质要求较高。同时为推动采编顺利进行，采编工作人员要熟练掌握本馆采编运作方式，管理制度等内容，采编人员通常也处于图书馆重要岗位。 [2]但采编业务外包后，需要对原来从事采编业务的工作人员进行调整，将他们分配到其它岗位，导致一些工作人员缺乏热情，对自己在图书馆的地位和价值产生担心，有些工作人员甚至对新安排的岗位不满意，不愿意留在高校图书馆工作，导致技术人员出现流失现象，对高校图书馆发展也带来不利影响。

（二）来自承包商的风险

开展业务外包过程中，首先得选择合适的承包商，对承包商的资本、信誉、社会影响力、市场竞争力等进行综合全面考虑，并进行对比分析，选择最优目标。但在实际工作中，由于对承包商的信息了解不全面，给业务外包带来较大风险，具体表现在以下几个方面。

1.信息了解不全面。对承包商信息掌握不全面，这是导致风险产生的直接原因。一些高校图书馆在与承包商商谈业务外包时，对承包商的技术水平、资源、工作人员素质、资金等掌握不全面，或者承包商为获取更大利润，将不利信息隐藏。而开展业务外包之后，高校图书馆难以控制承包商的行为，导致服务质量降低，供货不及时等问题出现。

2.战略目标不一致。高校图书馆与承包商的性质不一样，二者战略目标也不相同。前者是公共机构，主要是为满足高校师生获取信息资源服务需要；或者是私营机构，获取最大利益是多数承包商的目的。在利益驱使下，承包商为减少成本而出现偷工减料现象，例如，编制简单的编目数据，加上质量差的积压目录等，条形码与词条粘贴不标准，印章不清晰，页码不准确等。这些问题的存在不仅增大业务外包风险，还影响图书馆服务质量提高。

（三）来自外部环境的风险

作为一种新兴业务形态，采编业务外包实施时间不长，管理制度不完善，合同规范不严格，对一些细节问题把握不全面，双方职责和权限不明确，容易出现纠纷，给高校图书馆带来不必要的损失，增大业务外包风险。 [3]也容易导致新书不能按时与读者见面，制约服务质量提升。

四、高校图书馆采编业务外包的风险控制与管理模式

业务外包模式的采用对高校图书馆业务发展具有重要推动作用，但由于该项工作目前仍然处于探索阶段，市场机制不成熟，相关的管理制度不完善，工作人员综合素质有待提升，导致业务外包仍然存在一定风险。这些风险存在不仅影响业务外包顺利进行，还对高校图书馆发展带来不利影响。今后应该采取应对措施，采用有效的管理模式，实现对风险的有效控制。

（一）加强图书馆自身能力建设

为尽量降低业务外包风险，推动管理模式改进和完善，也为高校图书馆发展创造良好条件，加强自身能力建设是十分必要的，主要应该从以下几个方面采取完善措施。

1.落实采编业务外包原则。合理选择业务外包项目和承包商，坚持计划性、个性化、标准化原则，准确把握业务外包信息，制定科学合理的计划，并严格按步骤完成每项计划，确保各项工作顺利进行。对采访、查重、验收等核心和关键业务，最好由图书馆自己完成，提高工作效率和这些业务的个性化水平，也为广大读者提供个性化服务。 [4]对图书磁条包夹、盖章、流水号打印等业务，由承包商完成，推动这些业务的标准化进程。

2.提高馆员综合素质。为确保高校图书馆服务质量，降低业务外包风险，提高馆员素质也是十分必要的，工作人员要提高采访、查重、验收能力，确保每项工作的服务质量。注重图书馆数据验收和质量校核，严格按照合同规范要求检查工作质量，确保业务外包各项工作满足规范要求。对存在的不足及时通知承包商改进和完善，保证各项工作符合规范要求，降低业务外包风险。

3.树立竞争意识并增强法制观念。为推动采编业务外包良好运行，降低外包风险，提高服务质量，更好满足图书馆各项工作需要，高校图书馆应该树立竞争意识，注重与承包商的合作，加强相互沟通与联系，促进自身竞争力提高，为业务外包提供良好的工作平台。 [5]承包商要加强自身综合能力建设，提高工作人员素质，严格遵守相关法律法规，明确责任，认真履行相关合同规定。制定和履行合同规定时，要明确相关规定，严格遵守合同条款，提高业务外包质量，避免出现不必要的纠纷，降低风险，促进服务质量提升。

（二）合理选择承包商

为实现对业务外包风险的有效控制，推动高校图书馆风险控制和管理模式改进和完善，必须做好承包商选择工作，全面做好调查研究工作，对其资本、信用、社会影响力等进行综合全面考虑，选择最优承包商，推动业务外包顺利进行，为采编工作有效开展创造良好条件。

1.综合考虑内部因素。高校图书馆的馆藏特色、工作人员素质不同，它们的外包业务范围和内容也不完全相同。在选择外包策略和管理模式时，应该综合考虑图书馆业务需求、信息化水平、办馆规模等因素。如果图书馆采编部专业人员齐备，能胜任每年采编任务，可考虑部分业务外包，以节约成本。 [6]如果采编人员紧缺，可采用全包业务模式，选择信誉度高，工作人员素质高，供货能力强的工作人员，将采编业务全部委托给承包商，顺利完成采编各项工作。

2.全面考虑外部因素。高校图书馆在选择承包商时，应该对其进行全面考虑，评估其技术水平、专业人员素质、财务、设备等，综合考察其书目信息、编目数据提供能力、加工及售后服务能力、社会影响力和信誉度等。为提高评估准确性，可聘请专业评估公司开展评估，全面掌握承包商信息，选择最优目标，降低风险。

（三）建立监督机制和良好的沟通体系

对高校图书馆来说，采编业务外包是非常重要的工作，为降低风险，必须加强每个环节的质量控制，避免因工作疏忽出现风险。应该将风险防范机制贯穿于业务外包每个阶段，注重对每个阶段的监督与管理，增进与承包商的沟通，掌握业务外包基本情况，提前采取预控措施，将可能出现的风险消灭在萌芽状态。 [7]对已经出现的损失及时补救，尽量降低所带来的损失。完善规章制度，创新工作方式，推动业务外包顺利进行，提高工作效率。

（四）完善合同条款并保障外包业务预期收益

合同拟定时应该完善各项条款，对业务外包范围、内容、金额、争端解决等内容作出详细规定，有效规范各项工作顺利进行。高校图书馆应该明确采编范围、目的、形式、成本核算等内容，提高思想重视程度，推动业务创新，提高工作效率。

五、结语

综上所述，高校图书馆采编业务外包具有自身显著特点和优势，但不能否定的是，业务外包也存在相应的风险。日常工作中应该认识业务外包可能潜在的风险，加强高校图书馆自身能力建设，合理选择业务外包承包商，并综合采取其它措施，从而推动业务外包顺利进行，尽量降低风险，也为高校图书馆发展创造有利条件。

（注：本文系滁州学院科研启动资金支持项目，项目编号：2014qd093）