运用UFO报表过程中易出现的问题



运用UFO报表过程中易出现的问题

郑胜利

神华国能集团有限公司重庆发电厂 重庆 400053

[摘要]用友ERP-U8系统在现代企业信息化管理中有着广泛的应用，其中UFO报表系统报表模板为报表编制提供了方便，但企业的具体情况各有不同，本文对日常工作运用UFO报表过程中遇到的问题进行归纳总结，为同仁在使用UFO报表系统时提供一些解决问题的办法。

[关键词]UFO报表系统；格式设计；数据处理；编辑；报表编制

一、设计报表时容易出现的问题

有时在UFO报表中进行了数据录入与修改取数公式，一阵忙绿之后点击重新计算，结果出现：刚刚输入的部分有数据，并且刚输入部分在所有表页中数据完全相同，没有发生变化；或者出现刚刚修改输入的部分变为空白。上述两种情况使报表呈现出明显的错误，不能实现使用者的初衷。

UFO报表外观虽然类似Excel文件，但UFO报表有自己的特点：具有“格式”和“数据”两种状态，如图1所示。单击报表界面左下角的状态标识可进行“格式/数据”的状态互换。在“格式”状态下可以进行报表格式的设计和取数公式的设置，但不能进行数据的录入或计算等操作；“数据”状态下可以看到报表的全部内容，包括格式和数据，但此时不能修改格式和取数公式。假如在“格式”状态下操作数据的录入或计算，就会产生上述第一种情况；假如在“数据”状态下操作取数公式的设置，就会产生上述第二种情况。

归根结底，出现上述错误主要是因为没有把握UFO报表两种状态的规律：“格式”状态下编辑，“数据”状态下录入和计算；其次是把“格式”状态和报表本身外观的格式以及菜单栏的格式操作工具混为一谈。区别其最简单的办法是：如果编辑区的单元格中显示是“公式单元”字样而不是数据，说明报表处于“格式”状态，反之处于“数据”状态。

二、报表公式编辑和数据处理时容易出现的问题

到季末或年末时，报表数据经常需根据要求而调整，就出现会计不断地反结账、反记账、取消审计、修改或增减凭证等往返循环工作，既费时又费力。季末、年末时间紧工作量大，让人疲惫不堪。甚至有时因电脑中账套太多，忙乱中报表计算出来了，才发现当前打开的账套与报表默认的账套号不一致，结果完全是张冠李戴风马牛不相及。

企业常用的财务报表的数据来源于总账系统或报表系统本身，用友UFO报表中的公式可以从其他功能系统（如总账、应收管理、应付管理系统等）中取数。单元公式是报表取数的基础，定义单元公式就显得尤其重要。

定义单元公式利用函数向导进行函数录入时，单击“参照”按钮，在系统提示下完成函数建立工作。在此勾选“包含未记账凭证”复选框，操作员在凭证未做记账时就可以看到所有已填制凭证的最终结果，这样报表数据调整就很方便了。与此同时“账套号”栏中不选择“默认”，而直接选择对应的账套号，如图2所示，这样报表取数就会到指定的账套就不会出现张冠李戴的现象；

或者在“数据”状态下打开“数据”菜单，单击“计算时提示选择账套”命令（下拉菜单灰色条块）如图3所示，则每次进行表页计算时，系统会自动弹出“注册”窗口，提示操作员重新选择需要进行计算账套，同样能避免上述问题。

三、调用报表模板中容易出现的问题

1.完全利用UFO报表系统提供的财务报表模板出现取数不完整，甚至错误的现象。

由于UFO报表提供的是不同行业的各种标准财务报表模板，模板具有大众化、通用性，而不同的企业其性质及经营管理各异，如企业的风险管理、资产管理、成本管理和投融资管理等业务不尽相同。从而各企业需要根据自己实际核算内容作出相应的修正，如资产负债表中相应的应收与预付账款项目、应付与预收账款项目、存货项目等，又如利润表中的财务费用项目等。《财会月刊》2014年第6期《用友软件利润表本期数账务取数公式的问题》（钟爱军 周列平）和同年第7期中《如何“量身定做”制造类企业报表模板》（赵丽红）已对取数问题和模板调整做了详细的论述，在此不再赘述。

对于业务相对简单的中小型企业，可以利用红字冲销法填制凭证，避免损益类账户在借贷方均有发生额，从而可以直接利用UFO报表利润表模板，也算一种简便方法；在《用友软件利润表本期数账务取数公式的问题》中，提出了解决损益类账户在借贷方均有发生额情况下的正确取数方法：改变利润表模板的公式单元，重新录入财务函数，将QM（或者JE）函数与TFS（或者DFS）函数进行组合应用。

2.UFO报表系统模板是基于企业正常营运条件编制所需而设计的，其并没有考虑企业特殊情况所需，例如企业结业清算、破产清算等。此时编制者则需根据清算要求，按有关规定在清算期间自行编制报表模板编报“清算资产负债表”、“清算损益表”和“清算财产表”，于清算终结时编报“清算损益表”和“债务清偿表”。

参考文献

[1]陈明然.会计电算化教程(用友通用标准版10.3).高等教育出版社,2012

[2]钟爱军,周列平.用友软件利润表本期数账务取数公式的问题.财会月刊,2014.6

[3]赵丽红.如何“量身定做”制造类企业报表模板.财会月刊,2014.7