浅谈公路工程竣工资料整编及归档

冉雪萍

(贵州高速公路集团有限公司)

1 公路工程竣工资料整编及归档工作概述

在公路建设和管理中，工程竣工资料主要是指在整个公路工程项目过程中形成的一系列资料，如:公路项目简介、相关施工数据、竣工验收文件、图表等。对整个公路工程项目而言，工程竣工资料是整个过程的真实记录，合格的公路工程竣工资料应对公路建设活动进行详细、完整的记录，这也是对其进行整编和归档的基本要求。公路工程竣工资料具有十分重要的作用，主要体现在对公路的养护工作、工程改建提供指导，这也是实现公路工程项目标准化管理的要求。公路工程具有周期长、工作量大、技术复杂的特点，因此，对其资料的收集和整理是一项相当复杂的工作，一般而言，在整个项目过程中，应实时对工程资料进行收集和整理，且公路工程项目的参建单位，如:设计单位、施工单位、监理单位、勘察单位等，都应参与到这项工作中，并制定相应的计划，加强管理工作，实现工程资料有条理、有计划的整编和归档。

2 公路工程竣工资料整编及归档存在的问题

2.1 施工文件本身存在的问题

(1)在公路建设和管理工作中，部分施工单位、监理单位以及业主单位不重视文件的管理，因此，收集到的资料大多不完整，且多是原件资料已丢失，进行归档的多是施工文件的复印件。(2)工程资料极不完善且归档缺乏规划性，一方面是各参建单位的资料整理工作只是流于形式，并未从思想上重视这一工作，大多存档的资料没有盖章明示，失去了资料的真实性;另一方面只重视资料本身的整理工作，而忽视内里质量，如果发生文件丢失的问题，也只是在工程竣工后象征性地补资料，没有及时按照规定程序对资料补充完整。(3)由于管理人员和资料整理人员的变动，导致竣工资料出现积累断档问题，但是并没有进行及时的整理，导致在工程竣工后，资料的整编和归档工作遇到一系列的麻烦，甚至难以完成资料的归档工作。

2.2 缺乏相关规范

(1)签字不规范。由于整个工程的复杂性，公路工程建设往往由于一些因素的影响导致工程进度没有按照预定计划进行，在这种情况下，为保证工程在规定的工期内完成整个项目，施工单位和监理单位对一些文件只是敷衍了事，在书面签字方面极不规范，漏签、代签问题严重，经常发生资料与实际工程情况不相符的问题。(2)图纸编制不符合规范。这一问题主要表现在两个方面:①设计单位未按照图纸编制规范进行相关图纸的编制，而只是在施工图的基础上进行一系列的改动，如:更改工程量、标高、尺寸等问题，并以此作为归档资料，这显然是不合理的。②个别设计单位在图纸的绘制方面缺乏专业人士，导致图纸中的标注、附带文件不符合规定，严重时导致工程返工问题。(3)资料书写不规范。在公路项目实施过程中，工程实际情况不能与档案管理标准不统一，资料格式、书写不符合规范，例如:在资料书写时，用铅笔填写，这显然会影响长期存档和保存，这些工程资料的收集工作达不到要求。(4)验收签证不规范。

3 做好公路工程竣工资料整编及归档工作的对策

3.1 建立和健全机制和机构

(1)提高对公路工程竣工资料整编及归档工作的认识，充分了解其重要性，以在思想上重视这项工作，并在此基础上健全责任机制。公路项目的各参建单位应加强对此项工作的统一管理，并落实各方职责，针对此项工作建立领导机构，并由各参建单位的管理人员参加，落实各方责任，并制定统一的管理计划。(2)施工单位的原始文件、施工图等资料对公路工程竣工资料的整编及归档具有十分重要的作用，因此，在工程施工过程中，不仅应保证施工现场技术管理人员严格管理竣工文件，使其不丢失、不遗漏的，而且应保证竣工文件的质量。(3)在公路工程施工项目中，一般实行项目总工程师负责制，因此，作为项目总负责人，应充分重视竣工资料的管理工作，建立健全公路工程竣工资料管理制度。①保持竣工资料管理人员的稳定性，以保证公路工程竣工资料的连完整性和连续性;②对公路工程竣工资料的整编、移交、归档等方面工作，应充分重视，做好这方面知识的普及和更新工作，并分阶段制定周详的计划，以保证有针对性地完成资料的整编及归档工作;③对工程资料管理人员进行定期培训、讲座，使其充分理解国家相关规定，不断提升其工作能力、建立可供资料管理人员交流和分享工作经验的工作平台，以提升竣工资料的整编和归档水平。

3.2 提升资料管理的规范性

(1)竣工文件的收集和整理应与工程进度相一致，并在此过程中，派专人对其管理工作进行督促和管理，以及时发现工作之中存在的问题，并采取弥补措施，以减少工程竣工后再反过来补资料的问题。(2)加强日常管理。公路工程竣工资料的整编和归档工作是一个相当庞大和复杂的工作，因此，应在日常管理工作中，加强管理工作，对设计图纸和设计变更文件做好登记和保存工作。(3)严格把关竣工验收工作，充分发挥工程竣工资料的作用。竣工资料是对公路工程质量进行验收和评价的基础，因此，应对验收工作严格把关，审查竣工资料，包括竣工图、文字资料、施工报告等，检查是否齐全，验收记录、工程变更资料是否落实，审查资料的签证、分类组卷、装订等方面是否规范。

3.3 强化工程资料管理的监督工作

(1)在业主对施工单位、设计单位、监理单位进行合同条款的制定时，应把工程资料的整编和归档工作应作为一个重要内容来进行管理，做到分工明确、责任分明。(2)在公路项目施工前，业主应制定一整套完整的管理策略，规定工程资料的格式和填写要求，使资料的管理工作有章可循。监理单位应实施对工程资料的全过程监管，例如:在监理过程中，把施工单位对工程资料的审查、签证、验收等工作纳入监理的范围，并作为一项重要工作来抓，同时对施工资料的整编及归档工作加强指导，严格控制其工作质量。

4 结束语

综上分析，在公路工程项目管理工作中，竣工资料的整编及归档工作是一项非常重要的工作，应加强对其管理和审查工作，从建立和健全机制和机构、提升资料管理的规范性、强化工程资料管理的监督工作角度解决其在管理过程中存在的问题，以不断提升公路项目管理水平。

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