谈谈如何加强QHSE管理体系和内控体系的有效结合

李 娟（中国石油管道分公司,河北 廊坊 065000）

目前世界上存在着多种管理体系标准，如质量管理体系、环境管理体系、HSE管理体系和内控体系等。这些管理体系在企业规范化管理中起到积极作用。但由于多体系并行，各司其职，出现大量文件和资源重复使用，导致管理效率降低。

将并行管理体系有效结合是提高管理效率的需要。要将两个管理体系融合贯通，建立简洁、实用、高效的一体化管理体系，必须充分了解其相同和不同之处。

1.QHSE管理体系和内控体系的相同或相似之处

1.1 同是企业与国际市场接轨的需要

国际上，几乎所有大型石油化工等高危行业都在推行质量、环境、HSE管理体系，有的企业建立了以上管理体系整合后的一体化QHSE管理体系。有效运行QHSE管理体系是企业安全生产管理水平不断提高的保证，以增加在国际上的竞争力。

建立内控体系，且其运行必须达到美国《萨班斯-奥克斯利法案》要求，是在美国上市的必备条件，也是降低公司运营风险，增强公司综合竞争力和投资者信心的必经之路。

1.2 相同的管理模式和相似的基本框架

QHSE管理体系和内控体系所依据的都是戴明管理模式。该模式由“计划（Plan）、实施（Do）、检查（Check）和改进（Act）”四个阶段的循环组成，简称PDCA循环模式。

1.3 体系文件结构相似

QHSE管理体系文件结构包括管理手册、程序文件、作业指导书和记录；内控体系文件结构包括管理文件、规章制度、控制证据等，与QHSE管理体系文件结构相似。

1.4 建立体系的基本程序相似

QHSE管理体系和内控体系的建立过程相似，主要包括领导决策与准备、初始风险和影响评价、体系策划与设计、体系文件编制、体系试运行、审核（测试）及评审等阶段。

2.QHSE管理体系和内控体系的区别

2.1 建立体系的依据不同

QHSE管理体系是依据国家推荐标准《质量管理体系要求》、《环境管理体系、规范及使用指南》、《职业健康安全管理体系规范》等要求，以《质量管理体系要求》为主线，与企业实际相结合建立的。内控体系是以2002年美国出台的《萨班斯-奥克斯利法案》为依据，以COSO为内控框架，结合企业管理实际建立的。

2.2 构成要素不完全相同

QHSE管理体系构成要素包括管理体系、管理职责、资源管理、过程管理以及监视、测量、分析和改进等5个一级要素及25个二级要素；内控体系构成要素包括控制环境、风险评价、控制活动、信息与沟通和监督等5个要素。

2.3 关注的焦点和管理的重点不同

QHSE管理体系是以顾客、社会、员工和其他相关方为关注焦点，以服务、活动和过程中的质量、对社会环境的影响、职业健康安全为管理重点。

内控体系是以投资者为关注焦点，以资金流动过程控制为管理重点。

2.4 分属不同的部门管理

QHSE管理体系一般成立QHSE体系办公室进行管理；内控体系一般由财务部门进行管理。

3.加强QHSE管理体系和内控体系的有效结合

建立一体化体系的方法即把并行体系之间的共同点，如风险评估、管理目标制定、过程控制、监督、不符合控制、审核等进行整合；对一些特殊要素分类进行控制。现就QHSE管理体系与内控体系如何整合提出如下建议：

3.1 领导和承诺

两个管理体系都是“一把手”工程。最高管理者应在整合后的管理体系中承担管理职责，为企业建立优质高效的管理体系向顾客、社会、员工及投资者提出强有力的承诺，并通过相关管控活动证实其承诺。

3.2 方针和目标

方针是企业的管理宗旨和方向；目标是方针的具体体现。目标的制定要在方针的框架内展开，用于支持方针的实现。并行体系整合后，最高管理者应在相关职能和各层次上同时建立QHSE目标和内控目标。

3.3 组织机构和管理职责

管理体系的实施都依赖于各相关职能部门和人员参与。两个管理体系整合后，企业应将生产过程相关部门和财务部门同时纳入整合后的体系中，设置一个完整的组织机构。

在确定各管理部门职责和权限时，建议在QHSE管理体系中各部门职责和权限的基础上，增加内控体系各关键控制点的审批职责和权限。

3.4 风险评估和管理

两个体系在建立时，均需进行风险评估，并在后续管理中对评价出的风险采取措施使其削减或控制在人们可承受的范围内。但两个体系进行风险评估时的侧重点不同，QHSE管理体系是针对企业活动、产品或服务中存在或潜在的可能对环境、员工和企业造成损失的风险，鼓励全员参与，并按照合理程序、适用的方法将其充分、有效、准确地识别出来；内控体系则主要针对资金风险，识别过程自上而下，由企业组织专业人员进行大量调研，从经营决策风险、违反法律法规风险、财务报告失真风险、资产安全受到威胁、营私舞弊风险等五类风险入手进行识别和评估，形成风险数据库。将两个体系整合时，建议分别选用不同的程序和适当的方法进行风险识别和评估，分别形成风险评估结果，为后续管控提供科学依据。

3.5 体系文件结构的整合

两个体系的文件结构整合时，建议在《QHSE管理手册》基础上，对企业策划的活动、产品或服务中存在资金流动的环节，在《手册》中增加对其进行管控的描述；在QHSE程序文件的基础上，策划编写并发布关于财务、资金流动过程管理和内控体系测试管理的程序文件，对各项业务的具体操作在程序文件中引出；业务流程图、控制程序、风险控制文档作为内控体系专用文件，归属到整合后的管理类作业文件中；规章制度与QHSE管理体系共享，避免文件资源的重复建立；控制证据则与QHSE管理体系的过程记录一并归属到记录范畴。

整合后的体系文件结构基本与QHSE管理体系文件结构相同，但在每个层次的文件中将原来缺项的内控体系的控制要求添加进去，形成一套完整的管理体系文件。

3.6 监督与改进

QHSE管理体系的监督是通过具有相应资质的人员定期进行内审、外审和评审，对体系运行的有效性、充分性和适宜性做出客观评价，从而使体系实现持续改进。

内控体系是通过专业人员定期对体系运行测试，发现体系运行过程中的不足和业务控制过程中的例外事项并提出整改意见，保护企业和投资者的利益不受损害。

结合两个管理体系的监督方法及实施过程和要求，建议整合后：

3.6.1 按照QHSE管理体系要求，在年初制订年度体系审核（测试）计划，计划中关于审核（测试）的时间、人员、依据等内容应分别满足各自标准的要求；

3.6.2 QHSE管理体系审核计划和内控体系测试计划的审批权限应分别在相应程序文件中予以规定；

3.6.3 按照职责分配，QHSE管理体系审核计划和内控体系测试计划分别由主管部门负责组织制订并实施。

综上，整合两个体系，首先应注意在内控过程中要充分、有效运用QHSE管理体系遵循的八项管理原则（关注焦点、领导作用、全员参与、过程方法、管理的系统方法、持续改进、基于事实的决策方法、与相关方互利的关系）和管理方法（“PDCA”循环模式）；还应注意将企业对财务管理、资金流动控制等内容与QHSE管理体系的管理内容有机整合；最重要是策划整合体系时要经过大量、充分地调研，使整合后的一体化管理体系符合企业的管理实际，最终使企业对人、财、物的管理符合各自管理标准的要求，达到建立简洁、实用、高效一体化管理体系的目标。