高校二级学院档案归档管理工作的思考

□ 姚丹丹

随着经济的发展，高校办学的不断深入，高校二级学院在各方面的工作中所形成的文件、材料等越来越多，给档案归档工作带来了一定的挑战，如何规范整理归档高校繁多的文件材料并按规定管理成为目前档案归档工作中需要研究的课题。而随着高校二级学院的不断发展，随着权力的不断下放，二级学院在教学、科研、行政等工作中形成的文件材料，及时妥善地归档及管理的重要性日益提升。

一、高校档案归档的定义

高校档案是指高等学校从事教学、科研、学工、党政等各项活动中形成的，对学校和社会有保存价值的各种文字、声像、实物等不同形式的历史记录，可反映高校发展的历史，也是衡量高校教学质量、科研、管理水平的重要标准。档案归档是指各机关文书部门或业务部门，将工作活动中形成并办理完毕的文件整理立卷，定期移交给本机关档案室集中保存的过程。也就是在各项社会实践活动中形成的能清晰、准确地反映当时当事的原始记录，对其中有现实和长远价值的文件材料移交档案馆的过程。归档材料包括纸质文字、图表、声像、电子、奖杯(状)等各种载体和各种记录形式的材料。

二、高校二级学院档案归档管理工作概述

高校二级学院档案归档管理工作主要依据学校档案室要求，按照校立卷部门、归档范围和保管期限表整理归档。主要分为党群档案、教学档案等，归档过程中需按分类、保管期限等分门别类整理。归档期限包括永久、长期、短期。二级学院档案包括纸质文字、图表、声像、电子、奖杯奖状等各种形式的材料。管理方式分为上交学校档案室管理及二级学院自存管理。

以三亚学院为例，目前上交学院档案室管理的档案主要分为党群类、教学类。党群类主要包括学院党总支、直属支部工作计划、总结、重要报告、经验介绍、调查报告、会议记录;党总支、直属支部党建工作及有关材料;党总支、直属支部人员奖励及有关材料;分团委工作计划、总结、团员名册、团干部名单、团代会材料等。教学类包括学院党政工作产生的工作计划、总结、报告、会议记录、纪要、简报、统计年报及重要资料、教学规章制度、调研报告、请示及批复、合同、协议、备忘录;学院承办的国际、国内学术会议或组织的重要活动、会议材料;学院有关资料汇编、画册;省级及以上颁发的各种有保存价值和纪念意义的实物档案(奖状、奖杯、奖章、奖牌、证书、锦旗、荣誉册、光荣册和赠品等)。二级学院自存的教学类档案包括本科生毕业论文及评审意见、课堂教学材料、课程进度表教师任课安排、教案、优秀实习报告、本专业教学检查、调查材料及总结、教师工作量核算、登记材料、各专业期末考试试题(样张)(按专业、按届组卷)。

归档部门及时间要求二级档案室即二级学院将上年档案4月底之前提交。归档材料的要求:归档材料要求齐全、完整，二级学院归档由学院办公室人员负责收集、整理、归档，主要是学院教学、科研、学工、党政工作活动中产生的文件等，上级来文只归档与学院有关的政策性文件;归档材料要规范，考虑到长期保存的效果，期限为永久、长期的文件整理时要去掉金属物，纸张大小为A4纸(会议记录等特殊材料除外);归档材料应齐全完整，已破损的材料应予修整，字迹模糊或易褪变的材料应激光打印(激光复印)。档案移交手续中档案学院、部门为单位整理归档。二级学院档案上交归档目录，一式两份，双方签字移交接收，各持一份以便查档。

三、高校二级学院档案归档管理中存在的问题

(一)对档案归档的重要性认识不够。二级学院是高等院校中的主要教学部门，绝大多数学院将重点都放在了教学工作、科研工作，对高校档案工作不够重视，没有认识到做好档案归档管理工作对学院长远发展的重要性。档案管理是日常教学、科研、管理工作的积累，对今后的各方面工作具有重要的指导意义。只按照学校要求完成归档任务，不注重文件材料的积累，会使学院的各项工作错失宝贵的指导材料。

(二)档案管理人员缺乏，水平不高。二级学院的归档工作，大部分都是靠兼职的档案员完成。庞大的学院教学、科研、管理运作产生越来越多的文件资料，仅靠一名兼职档案员，难以完成系统、规范的档案归档。因档案归档涉及教学、科研、学生等各领域，需要各位人员在产生文件资料的时候注意日常累计，才能达到规范、高质量归档的效果。二级学院的档案员主要是行政人员，参差不齐的业务水平也是归档工作存在问题的因素之一。

(三)缺乏新的档案归档网络系统应用。目前高校的档案归档工作，尤其是二级学院的档案归档工作基本上是靠收集纸质、实务等材料，而后装订归档，归档任务繁重，查档不方便，缺乏新型的网络归档查询系统。

(四)档案材料没有按规范收集整理。二级学院档案收集与整理带有很大的随意性，只收集部分材料，遗漏重要材料，或收集了没有保存价值的材料。

四、提高二级学院档案归档管理水平的措施

(一)提高对档案归档工作重要性的认识。档案归档工作在高校工作中具有重要的意义，要想提高二级学院档案归档管理水平，首先要提高对档案工作重要性的认识，使二级学院的领导及学院教职工了解档案对于学院各方面工作的重要性，做到全员重视档案，支持档案工作，调动学院全体教职工及学生注意日常的档案积累、收集，达到共同收集，共享档案信息的目的。

(二)提高档案归档管理人员水平。二级学院的档案归档管理工作是整个学院的一项重要工作，应建立一支档案归档管理队伍，分教学、科研、学工等领域做到有档即归，随时、按要求收集档案，分时间区域上交给档案员，由档案员进行筛选、分类、规整，做到各个部分的档案有效收集。同时对档案管理人员进行一定的培训，提高其业务水平，以提高二级学院的档案归档水平。

(三)建立现代化的网络归档平台。目前的高校档案管理，主要是由档案管理员进行手工归档，通过日常积累收集将主观认为有价值的材料进行分类归档，相对来说管理方式较落后，无法适应发展越来越快的高校档案归档工作，应尽快寻求新的现代化网络平台，切实提高归档效率及归档质量。

(四)完善档案管理制度。档案管理需要相关的制度来约束，目前二级学院关于档案管理的制度并不健全，应当制定完善适合学院的档案管理制度，制定相应的规章。把档案工作纳入学院整体规划，纳入学院的各方面工作，如教学、科研等，把文件材料的收集、整理、归档管理列入规章制度中，规范工作程序，把档案管理制度作为档案归档人员考核的重要依据。

［1］刘斌.电子文件对档案工作的影响及其归档［J］.郑州轻工业学院学报(社会科学版)，2007

［2］包世同.学校档案管理基础［M］.南京:南京大学出版社