独立学院的资产管理与优化

广西师范学院师园学院 刘敏

一、引言

独立学院是高等教育大众化背景下出现的一种崭新的办学模式，是按照新的机制和模式举办的本科层次的二级学院，经过10余年的实践和发展，已成为高等教育事业的重要组成部分。随着办学规模的快速扩大，资产的种类及数量不断增多，由此带来的管理难度也随之增大。资产管理中的新情况、新问题越来越多，面临的新挑战也越来越突出，普遍出现了制度不够完善、管理不够规范、资产效用低下等现象。传统的资产管理模式、方法、手段已难以适应独立学院快速发展的要求，迫切需要加强对独立学院资产的优化管理，这已成为独立学院健康快速发展需要着重思考的问题。笔者通过问卷调查和实地调研，了解广西区内九所独立学院目前的资产管理现状和存在的问题，旨在经过分析研究，探索我区独立学院的资产管理与优化，促进资产管理的科学化和规范化，为独立学院的健康持续发展提供保障。

二、独立学院资产管理现状

广西目前共有9所独立学院，主要分布在南宁、柳州、桂林和北海。这些独立学院合作办学的投资主体有国有企业、民营企业、公司、个人及投资机构等，因投资主体的不同，办学资金注入方式不一，办学模式不同，因此对资产的管理方式和方法也不尽相同。我们通过问卷调查及实地调研，发现广西区内独立学院在资产管理方面具有许多共同的特点：一是每个独立学院都设置了负责固定资产价值核算的财务部门，但是，在财务部门一般只设置资产总账，极少有独立学院在财务部门设置详细的固定资产明细账，且财务部门的资产总账与资产管理部门的资产明细账不相符。二是资产管理部门都采用计算机软件来管理资产，但基本上都是使用单机版，只有两所独立学院学院采用网络版软件管理资产，占广西区内9所独立学院的22%。三是近一半的独立学院没有成立专门的资产管理机构，而且，八所独立学院（占88.8%）在其下属二级学院或各系部室未设置专门的资产管理人员，资产管理工作由其他工作人员兼任，这些兼任的人员多数缺乏财会背景，缺乏资产管理经验。四是资产使用部门、资产管理部门及财务部门之间沟通渠道欠畅，独立学院的一些资产管理规章制度不健全不完善，资产信息难以实现共享，在一定程度上导致了资产管理的混乱和资产使用效率的低下。

三、独立学院资产管理存在的问题

虽然各独立学院在资产管理方面取得了一些成绩和经验，但仍然存在许多严重问题，主要表现在以下几个方面：

(一)账物管理脱节，资产数据缺乏统一性

调查发现，广西区内独立学院财务部门与资产管理部门各自使用不同的软件管理固定资产，绝大多数独立学院财务部门使用“用友”财务软件，近一半的独立学院资产管理部门使用“普诺迪”软件（北京化工大学信息系统）。财务部门负责报账，只重视会计核算，即对固定资产进行了总价值核算，设置固定资产总账，但在实际工作中，没有一所独立学院的财务部门设置了固定资产明细账，普遍认为只有资产管理部门才设置详细的资产明细账；资产管理部门只重视资产的验收、入库登记、打印标签、变更、调拨、报废和清查盘点等，许多在资产部门已经办理了入库手续的固定资产没有及时到财务部门报账、办理财务核算；一些已达到报废年限或未达到报废年限但不能继续使用的资产在资产管理部门已进行报废注销处理而未及时到财务部门办理核销，进而导致有物无账、有账无物现象。不同的软件管理独立学院相同的资产，因管物和管账脱节，造成财务账面资产与真实资产无法一一对应，账实不符，甚至相差甚远，最终导致资产数据缺乏统一性。

(二)资产日常管理模式和管理手段落后

由于独立学院办学时间短，资产管理工作起步晚，可借鉴经验少，多数沿用母体公办学校的资产管理模式。随着办学规模不断扩大，独立学院资产的种类及数量增多，在资产管理中出现许多新情况和新问题，加大了资产管理的难度。尤其在管理手段方面，目前，78%的独立学院仍然使用单机版资产管理软件进行资产管理，这种单机版封闭式管理模式存在着明显的缺陷与局限，不适应独立学院资产优化管理的要求。在单机版管理软件运作状态下，不论是资产使用部门还是财务部门要了解资产信息，都无法直接获取数据，都需要到资产管理部门查询。在单机版管理软件运作状态下，资产管理信息数据更新缓慢，甚至滞后，特别是对资产增加、减少、调拨或注销等资产信息短缺，数据不对接，导致资产账实不符、资产数据失真等情况，从而造成资产信息不共享、资产重复购置、资产闲置浪费现象的普遍存在。

(三)资产管理部门与其它相关部门缺乏有效沟通

资产管理部门之间关系处理的融洽与否，直接影响到独立学院资产使用效率。根据调查中发现，资产管理部门、资产使用部门和财务部门这几个部门却各自为政，缺乏协调沟通，财务部门注重会计核算，因没有设置详细的固定资产明细账，很少与资产管理部门进行账实核对。资产管理部门则只满足于管好资产的验收、入库登记、调拨、报废等事项，很少与财务部门进行账账核对。而资产使用部门工作随意性比较大，怕报废程序繁琐，不及时办理资产的报废手续，资产调拨也不到相关部门办理资产转移手续。由于这些部门在资产管理和使用过程中缺乏沟通协调，管账的不问物，管物用物的不理账，导致账物不符、账账不符，其结果就是资产管理部门无法及时、准确地掌握学院存量资产的数量、分布状态、使用状况等信息，无法对学院资产进行有效调配和监督，极易造成学院资源不能共享、资产重复购置的现象。

(四)资产管理制度不健全，执行不到位

固定资产管理的经验少，管理制度不健全，这是独立学院普遍存在的问题。现有的资产管理制度几乎都是参照母体公办院校的执行，有些制度年份久远已不符合新形势的要求，甚至滞后。有的制度比较笼统，缺乏可操作性，涉及到固定资产的调拨、报废、转让、清查、盘点等具体环节时，执行起来有难度。再加上独立学院的管理重心在教学科研，学院领导对固定资产管理工作不重视，导致资产管理规章制度不够健全、不够完善，资产管理中有漏洞、有死角，资产账物不符、重复购置、资产闲置现象时常发生。由于缺乏完整有效的制度管理，加上监管措施执行不到位，有关部门和人员分工不明，职责不清，严重影响了资产的管理和使用效益。

(五)资产管理专业人员缺乏，工作不规范

据调查发现，目前广西区内独立学院中尚有近一半的独立学院没有成立专门的资产管理机构，且专职的资产管理人员偏少,特别是各院系二级资产管理单位没有设置专职的资产管理员，一般由办公室的工作人员兼管资产管理工作。这些兼管人员大多数学历层次低、不具备基本的专业知识，对资产管理工作不熟悉，管理意识、责任意识相对比较薄弱，加上又缺乏相关的专业知识培训或系统的理论学习，致使资产管理工作程序不规范，管理不到位，造成了资产管理的混乱局面。专业资产管理人员的缺失与独立学院快速发展的规模和迅速增长的资产水平很不适应，在目前状况下，加强资产优化管理，资产管理队伍的建设显得尤为迫切。

四、独立学院资产优化管理的对策

加强独立学院的资产管理工作，是开展各项工作必不可少的物质基础，也是独立学院持续发展的重要保障，独立学院必须充分认识并视资产优化管理为当务之急。我们认为，加强独立学院资产优化管理，可采取以下主要措施。

(一)以资产清查为基础，在资产管理部门及财务部门建立统一的、全面的、详细的资产信息系统，为实现资产优化管理提供“客观依据”

固定资产的清查工作是资产优化管理的一项重要的基础性工作。独立学院应由资产管理部门牵头每年或每半年进行一次固定资产清查工作，对学院固定资产进行一次全面的清查盘点，进行资产的账实核对。各二级学院、各系部及机关各部门根据资产管理部门提供的资产明细账，以账查物，以物对账的方式进行逐一盘查，查清资产来源、去向和管理状况，掌握各单位的资产配置情况，同时，在清查过程中，及时发现固定资产管理中存在的一些问题和漏洞，如有账无物、有物无账、闲置、报废不及时等，特别对有物无账或有账无物的资产要做好记录，对账物不符问题进行彻底清查，找出原因，及时按规章制度和相关程序进行清理。经过资产管理部门与资产使用部门进行账物对、资产管理部门与财务部门进行资产的账账核对后，确保做到资产账账相符，账物相符。在此基础上，在资产管理部门及财务部门建立统一的、全面的、详细准确的资产信息系统，建立固定资产明细账，为实现资产优化管理提供信息支撑，也为今后资产的统筹配置、调剂等优化管理工作提供客观、真实的依据。

(二)依托校园网络和计算机技术，建立资产信息管理系统平台，为实现资产优化管理提供“科学手段”

独立学院应根据固定资产种类多、数量大、分布广的特点,依托校园数字化网络和先进的计算机应用技术,利用资产信息网络管理平台，提供动态、实时、准确和完整的资产信息，能有效克服单机版封闭式管理的缺点，减少资产管理信息不对称的情况出现。资产管理部门可以对固定资产的申购、审核、入账、调拨、报废及处置等各个环节进行统一管理，实行实时、动态调控。资产管理系统向全院开放，学院领导、各二级学院、各系部和各行政部门可以全面准确地掌握和了解其所辖范围内的资产存量、资产总量、资产性能及使用现状，这样便可以在全院范围内实现资产数据信息公开及资源共享。此外，在合理配置增量资产时，可以充分发挥资产管理系统的调剂功能，根据盘活存量、优化增量的原则将闲置或使用效率较低的资产进行重新配置，促进内部资产的合理流动，避免重复和盲目购置，提高资产利用效率。利用资产信息网络化管理平台，实现固定资产“账、卡、物”在不同部门之间的实时对接，使资产管理部门、资产使用部门和财务部门便于适时对账，确保账账、账实、账卡相符，以资产信息化带动资产管理现代化和规范化，实现资产优化管理的科学化。

(三)加强部门之间的沟通，为实现资产优化管理发挥“纽带”作用

独立学院资产管理部门、资产使用部门和财务部门要加强信息沟通与协作，保持畅通的交流通道，确保部门之间的资产信息传递不脱节、部门之间的衔接工作不脱节。如资产使用部门应定期或不定期向资产管理部门报告资产的使用状况、资产存量及报废情况，以便资产管理部门实时、准确地掌握全院资产的信息，有利于全院资源信息共享和避免资产重复购置。资产使用部门将同样的资产信息报财务部门，以方便财务部门及时、准确地进行财务核算，确保资产信息传递不脱节，使资产从物到卡、从物到账能一一对应起来，确保资产账物相符，账账相符。只有加强资产相关部门之间的沟通与协作，才能全面盘活存量资产,力争物尽其用；才能优化增量资产，确保资产配置合理、科学规范。因此，加强部门之间的沟通与协作，为实现资产优化管理发挥“桥梁纽带”作用。

(四)健全和完善资产管理规章制度，为实现资产优化管理提供“制度”保障

建立资产管理专职机构，健全和完善固定资产管理制度是资产优化管理的根本保障。当前状况下，独立学院应依据国家相关法规和本学院发展实际及资产管理现状，制定出适合自己的、具有可操作性和可执行性的一套完善的管理制度和具体实施细则，比如资产的申购审批、调拨变更、报废处置、清查和盘点等制度，还应配套建立起责任追究制度和考评奖惩制度。比如“申购审批制度细则”，凡属于学院资产的购置，都要严格按照资产采购计划进行可行性论证，按购置资产的金额大小权限进行审批，并依照盘活存量，优化增量的原则，合理调剂、共享共用，实现资产整合和优化配置；“清查和盘点制度细则”，要求资产管理部门半年或一年组织院内各资产使用部门对固定资产进行清查盘点，确保账物相符，账账相符；“责任追究制度细则”，要求各资产使用部门本着“谁使用谁管理”和“谁管理谁负责”的原则，实施分工负责，分层负责，提高资产管理参与者的责任意识，形成资产弄丢了要赔、资产坏了要修、资产报废要交等基本共识，提高资产管理的效能。同时，要充分发挥资产信息管理网络系统的作用，将资产管理和使用过程中出现的问题实时反馈到各部门和专管人员，对于违反相关规章制度的要追究相关责任人的责任。通过制度的建立健全和完善，做到有制度可依，有制度必依，违制度必究。逐步实现资产管理制度化，为实现独立学院资产优化管理提供“制度”保障。

(五)加强资产管理队伍建设，为实现资产优化管理提供“人员”保障

资产管理人员思想业务素质的高低直接决定着资产优化管理的成效。独立学院要完善资产管理机构，配备高素质的专业管理人员。独立学院应当根据单位实际，在资产管理部门、资产使用部门配备专门的资产管理人员，指定专人负责本部门固定资产的使用与保管。同时要创新资产管理手段,大力加强资产管理队伍建设，努力提高资产管理人员的思想素质和业务水平。人是资产的管理者、使用者。再好的管理软件、管理制度都必须通过人而起作用。这就意味着独立学院必须重视资产管理人员业务素质和能力的培训，加强进行资产管理知识、规范和意义的宣传，并经常对资产管理人员进行辅导与培训,请专业人士介绍先进的资产管理方法和经验，使他们尽快熟悉资产管理和使用各个环节的程序、手续和责任，确保各项制度、政策落实到位。另外，要加强对现有资产管理人员进行电脑技术操作和网络软件知识操作技能的培训,提高资产管理员的计算机应用和实际操作水平，逐步实现资产管理工作程序性、规范化和效率化，为实现资产优化管理提供“人员”保障。

五、结束语

作为新型的办学模式，独立学院资产管理有着与普通高等院校不一样的特点，其管理模式、管理手段、管理队伍及管理制度的建设都应该具有自己的特色。由于投资方式不同，资产的管理机制也不一样，独立学院不能完全照搬普通院校的管理方式，而应根据自己的实际情况努力创新，积极探索一套合法有效的资产管理模式，加强资产优化管理，切实提高资产利用效率。

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