浅谈如何加强工程监理单位的财务管理与合同管理

广州赛宝联睿信息科技有限公司 钟晓宇

一、前言

随着市场竞争的日益激烈，工程监理单位加强财务管理与合同管理所产生的经济效益会远远大于技术革新、人力资源管理创新等所产生的经济效益。加强工程监理单位的财务管理与合同管理，能够确保工程监理单位实现健康、有序、稳定发展的道路，具有极为重要的作用及意义。本文就如何加强工程监理单位的财务管理与合同管理进行初探。

二、工程监理单位财务管理与合同管理的基本原则

坚持以制度管人、以制度管事的原则，务必要修订完善多项管理制度，把财务管理全面纳入制度管理范畴，使财务管理的各项工作有法可依、有章可循。要求对票据的领发、核算、填写、使用、保管都有严格规定和要求，并将票据管理工作作为每年财务审计工作的一项重要内容。实行审计工作责任制和责任追究制度，从而提高领导和财务人员的责任意识、风险意识和廉政从政意识。

坚持勤俭办公的原则，严格做到“五个控制”。控制日常办公用品经费，对购置办公用品涉及资金数额较大的实行工程监理单位领导办公会议研究决定，对零星购置的事先提出购置计划，报经工程监理单位一把手审批同意后实行专人负责、统一购置、统一管理。

合同管理是核心，贯穿于整个工程项目，如果工程监理单位没有形成有效的合同管理机制，那么必将无法形成高效率、规范、快捷的监理环境，也无法实现整体项目目标。与此同时，合同管理也能够促进工程监理单位的监理工作的顺利开展，合同管理与成本管理、进度管理、质量管理等都具有同等的地位，并且对于工程监理单位的成本控制、进度控制、质量控制都会产生巨大的影响。

三、加强工程监理单位财务管理的思路

(一)建立健全工程监理单位财务管理工作的监督机制

建立健全工程监理单位财务管理工作的监督机制通常都是从两个方面入手来加强，分别是内部监督和外部监督。对于内部监督而言，第一，务必要坚决执行工程监理单位财务管理民主监督机制；第二，务必要对工程监理单位职工定期进行财务公开,由职工代表大会来审核工程监理单位近期财务资金流动情况，这样一来，既能够提高工程监理单位的财务管理水平、规范办学行为，又能够增强工程监理单位财务管理的透明度。对于外部监督而言，第一，政府相关部门要定期开展工程监理单位资金使用情况的专项检查，尤其是工程监理单位主要领导离任时，务必要严格执行离任经济责任审计。第二，政府要聘请会计师事务所，或者政府财政部门、物价部门、审计部门来共同审计检查工程监理单位的财务收支情况，尤其是重点审计工程监理单位的修缮工程项目、基建工程。

(二)培养成本控制意识

加强与完善工程监理单位财务管理，往往会与工程监理单位每一位职工的成本控制意识息息相关。为了能够培养他们的成本控制意识，需要让他们意识到成本控制会对工程监理单位财务管理的可持续性发展产生极为深远的影响；其次，要实施全员参与成本控制，要将成本控制转化为每个职工的自觉行动，形成一种平等竞争、责利挂钩的良好局面；为了能够更好地加强与完善工程监理单位财务管理，还应该要坚持开展全员管理成本，让工程监理单位的全部部门、全部人员都关心成本、重视成本、以自己的行动来控制成本支出。众所周知，成本支出会在各个部门发生，成本支出直接关系到工程监理单位的财务管理，因此，成本控制不仅仅只是工程监理单位财务部门的责任，而更是每个部门、每位员工的责任，只有这样，才能够实现全过程控制成本、全方位控制成本。

(三)加强工程监理单位国有资产管理,防止国有资产流失

工程监理单位各项工作的物质基础在于国有资产，加强工程监理单位国有资产管理，也是工程监理单位财务管理的重要方面。建议工程监理单位对每一项固定资产都建立了相对应的一个固定资产卡片，卡片详细登记了该项固定资产的参数、使用人、所属科室等信息，依据卡片信息对固定资产实行动态管理，当相关科室固定资产发生变化时，固定资产卡片就能发出预警，此举既保证了固定资产管理工作的可靠性、严谨性、固定资产信息的安全性，又具有一定的灵活性。此外，把好固定资产维护保养。众所周知，工程监理单位的固定资产，尤其是仪器设备在使用一段时间之后很容易出现磨损、老化、变形等现象，也会让仪器设备出现问题，如果不能合理加以维护保养，那么甚至还有可能会完全丧失使用功能，由此可见，采用先进理念来做好固定资产维护保养是极为重要的。值得注意的是，务必要以科学管理为指导、以动态管理为主导、以经济性为原则，最大限度地让仪器设备维护保养率降低，尽量做到维护保养费用的高产出、低投入。

(四)加强工程监理单位预算管理

工程监理单位财务部门务必要加大重视预算管理细节，在预算方案中要提前合理评估所可能会遇到的风险，以便能够进一步加强控制风险、管理风险的能力。在预算过程中，往往会同时面临多种预算方案，那么务必要结合各种先进的预算工具来制定合适的预算方案。此外，工程监理单位财务部门还应该要提前控制、提前管理未来可能出现的风险，并且在预算方案中予以体现，以便能够让各种风险尽量降低。

(五)严格财务管理程序

定期还要组织工程监理单位的全体财务人员学习新的财务专业知识和财务管理制度，提高财务人员自身素质，夯实财务管理基础。认真抓好每个细小环节的工作，每张原始凭证都经过经办人签字、科室负责人签批、财务科长审核、主管领导审批、报销等各个环节，规范会计凭证的录入、记账、财务报表的编报、财务档案归档。另外，在工程监理单位预算管理中，务必要以科学管理为指导、以动态管理为主导、以经济性为原则，合理设置预算目标，最大限度地提高预算管理效率。

四、加强工程监理单位合同管理的措施

在工程监理单位合同管理过程中，不仅需要有专业的合同管理部门和合同管理人员，还需要监理人员都对合同管理工作予以熟悉和理解。工程监理单位定期务必要组织全体合同管理人员学习最新的专业知识和相关法律制度，提高合同管理人员自身素质，夯实合同管理基础，认真抓好每个细小环节的工作。另外，在工程监理单位合同管理中，务必要以科学管理为指导、以动态管理为主导、以经济性为原则，合理设置目标，最大限度地提高合同管理效率。值得注意的是，在设定目标时不可脱离实际，要基于工程监理单位及工程项目的实际情况来合理设定，目标设定得越具体、越详细，那么就越会取得较佳的效果，只有在这种良好的范围中才能够实现合同管理目标。此外，要创新体系建设，把合同管理同风险、内控管理紧密结合起来，强化流程管理，有序推进合同管理格式化、规范化。随着工程监理单位的发展，对外签订的合同越来越多，每一份合同都必须进行严格审核。工程监理单位应该考虑针对一些同类型的项目拟定专业的标准合同范本，对合同条款逐条进行认真推敲，防止发生歧义和误解，需要签订该类型的合同时，只需在范本上进行简单修改即可。这样既能提高效率，又能避免法律风险的发生。

此外，在对合同投标文件进行编制时，为了防止出现不必要的理解错误及纠纷，应该对合同条款项目的内容予以充分明确及理解，并且对各条款项目的特殊性都进行全面的考虑，以便能够让所编制出来的投标文件更加有效、更加合理。

五、结束语

总之，工程监理单位的财务管理与合同管理务必要与时俱进、开拓创新，要紧密结合国家有关财经法规、制度的要求，更好地为工程监理单位的可持续性发展服务。

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