图书馆业务外包后图书验收工作的质量控制——以湖北科技学院图书馆为例

王 娇

(湖北科技学院 图书馆，湖北 咸宁 437100)

图书馆业务外包后图书验收工作的质量控制
——以湖北科技学院图书馆为例

王 娇

(湖北科技学院 图书馆，湖北 咸宁 437100)

从图书验收的内容、业务外包后图书验收过程中可能出现的质量问题，阐述了图书馆在图书验收工作过程中质量控制的重要性以及图书验收工作质量控制的措施。

业务外包；图书验收；质量监控

图书馆业务外包已成为一种发展趋势，也是现代图书馆管理的普遍模式，图书馆的业务外包大致分为总体外包和部分外包两种形式。总体外包是指图书馆全部管理和服务内容委托给外部团体执行全程运作，部分外包则是指图书馆将部分管理和服务内容委托给外部团体执行。以我馆为例，采取的方式主要是部分外包，是将编目和图书外部加工业务外包，其工作流程是图书馆将预订或现采的新书交由书商按图书馆要求完成埋磁条、加盖馆藏章、贴书标、条形码、打财产号、按批次生成图书馆编目数据，完成所有工序后, 然后将图书附上清单一起发送给图书馆。这种业务外包模式大大节省了图书馆的财力、物力和人力资源，缩短了图书加工周期，提高了图书馆的工作效率。但值得注意的是，业务外包也存在许多不足之处，图书验收工作是图书到馆的最后关卡和防线，应引起我们的注意和重视，不断加强对图书外部加工业务和编目业务的外包工作实施监控管理。本人结合工作实际就业务外包的图书验收质量控制问题谈谈自己的看法。

一、图书验收工作质量控制的重要性

图书验收工作是图书进入流通、阅览前最后的质量把关关口，它在图书加工流程中起着承上启下、至关重要的作用。图书验收工作好坏直接影响到馆藏建设的质量,关系到高校图书馆纸质文献资源建设的水准和发展目标，关系到馆藏图书的科学管理和充分利用问题，直接影响到为读者服务的效果。

1．有利于提高馆藏文献的质量

图书验收工作可从内容上控制入馆图书的质量，保证入馆图书符合本校的专业和学科设置。现在许多书商为了追求经济效益, 经常配送一些计划外的非订购图书,把一些非本校专业所需用书、以及长年库存积压的无价值、或滞销图书，夹带在预订的图书中加以配送，这些图书内容难以适应高校专业设置的实际需要，更谈不上可满足读者教学科研的实际需求，对图书馆图书收藏质量造成不良影响，因此, 验收人员在深入了解、掌握本校专业设置和学科建设的基础之上，在验收到馆图书时, 要严格把好入口关, 对于那些非预订的内容不适合本馆读者的图书, 以及盗版、缺页、破损、受潮发霉的图书、破损的光盘和磁带要做好清退或者调换工作，从而提高和保证图书馆的藏书质量。

2．有利于提高图书采访的质量

在图书馆采访工作中，采购与验收的关系应该说是相辅相成的，采购是验收工作的前提，验收是采购工作的保证。图书验收的监控作用可调节图书采访的质量，也可规范和约束图书供应商的诚信行为。采购人员根据书商提供的书目清单是结合学校事业发展规划、学科专业建设与教学科研工作实际需要，按照“保证重点、兼顾一般、均衡补藏”的原则，通过筛选、查重，制定相关的图书采访信息，它包括题名、著者、价格、ISBN号、复本数等，是图书馆采购的依据。由于采访人员是在网上订购的，看不到实物，所以新书到馆后，验收人员就要严格把关，认真核对验收，严格按照本馆制订的图书采访细则要求, 对于没预订而超额配送的图书坚决给予退回，减少图书供货商擅自加大图书复本数、强塞非订图书的现象，把图书购置经费真正用到实处，采购到适合图书馆实际需要的文献资源，把有限的经费用到刀刃上。也可以说,图书验收工作实际上是对图书采访工作的补充和完善，同时也起到了监控到馆图书的质量作用。

二、图书验收的主要内容

图书验收工作是验收人员对每一批到馆的新书, 依照图书经销商的配书清单,拆包后逐一清查，核对其ISBN号、总价、单价、著者、册数、复本、书名、出版社等, 以确保新进的每一种图书都是本馆所预订的, 然后对决定收入的图书通过计算机验收，对编目数据进行审核，将数据正式并入馆藏书目管理系统进行财产登记、加工直到典藏到各书库, 最终流通到读者手中的过程。验收工作主要有两种形式：

1．手工验收：手工验收是指把到馆的新书按批次拆包，根据供货商所附发票和配书清单，按照书名、种数、册数、单价、总价、复本、随书光盘等进行核对，检验馆藏章、书标、磁条、条形码等图书加工情况是否符合本馆制定的标准，然后确认图书、发票、配书清单三者是否完备一致。如果发现到馆图书与清单所示不同，或者发现破损书籍、随书光盘破损、缺失等现象，应在验收清单上注明, 及时向书商反映，残缺书( 包括光盘) 按退书处理, 同时将价格重新核验清楚。

2．计算机验收：计算机验收是指手工验收后再利用计算机上图书馆管理系统中采访子系统的验收窗口进行验收，我馆采用的是Ilas2.0系统, ILAS2.0 的图书验收主要通过采访管理模块下的验收管理模块来实现，在验收管理的订购或到书验收处理模块中，在“设置”栏预先设好有关参数和功能后，再把每一种书的书名、ISBN号、价格、品种及复本数加以查重，核对是否符合本馆订购的图书，然后详细查看MARC格式中各字段著录的准确性，查看财产号和条码号是否规范合一，索书号与图书上粘贴的书标是否一致等，核对无误后再对每本书进行条码分配和馆藏分配，整批书验收完后核对总括账和个别登记账看是否和每批图书册数、发票金额相符吻合，然后再典藏到各部门。

三、业务外包后图书验收中存在的问题

我馆实行业务外包主要是将非主要业务(编目数据，贴磁条、条码，加盖馆藏章，用自动打号机打财产号)外包, 采访、验收、分类、典藏等核心业务仍由图书馆来完成。业务外包的模式主要是书商先将我馆预订或现采的图书做好编目数据通过网络传送给图书馆，数据到馆后，编目人员检验编目是否标准、查重是否有不符合本馆要求的图书，若发现有这样的图书数据，就直接删除，然后给图书配种次号，配好种次号后，再将数据反馈传送给书商，书商依据返回的数据配书，完成其他加工任务, 然后将图书附上清单一起发送给图书馆。新书到馆后再完成手工验收和计算机验收两个过程。在图书验收过程中，我们经常遇到如下几种情况:

1.价格错误。验收图书时常见书目数据的价格与图书的实际价格不一样,而没有修改成图书的实际价格，多卷书或多册图书价格在验收过程中也常常出现错误，造成总括登记账的价格出错。

2.编目数据错误。业务外包后编目数据常见错误有：(1)做数据时没有查重，导致书目数据重复及“一号多书”和“一书多号”的现象时常发生；(2)分类不标准，丛书和多卷书的分编没按馆内要求规则进行分编著录。在处理丛书著录时，经常将不同时间到馆的丛书分散著录，给出不同的分类号。(3)著录信息不全。著录的分卷题名未著或未做检索点，版本项及随书光盘未著。

3.中西文图书界定不清楚。书商的加工人员对西文图书界定不清，仅根据图书的外表特征(图书封面或书脊上的中文书名)，经常把授权影印版西文图书及学科专业外语教学用书，按中文图书处理，去年我馆由书商加工的几批书就发生了类似情况，把订购的西文书都按中文CNMARC标准著录的，这样容易造成图书馆藏混乱，也给读者带来了检索和借阅的不便。

4.图书加工错误。有的没有埋磁条，书标倒贴或贴错、条形码保护膜质量差。有的批次图书中间条码号断号，比如我馆这次由武汉某家公司加工的几批书都出现了这种问题，导致了整个图书的种数和册数不符。

5.少订多配，重复配送。书商受经济利益或工作管理不严等因素影响，只求数量不求质量，将一些市场流通差、价格低廉的图书，滥竽充数。

四、图书验收工作质量控制措施

1.提高验收人员的业务素质

业务外包后，图书馆采访工作人员的角色发生转换，所以验收人员必须注意自身综合素质的提高，掌握全面的图书馆编目、文献分类等专业知识，同时还要深入了解本校的专业、重点学科和重点专业的设置以及馆藏特色，了解读者的需要。在验收工作中要有较强的识别、判断能力，加强工作责任心，严格把好图书验收质量关。这是因为图书验收人员的专业水平高低和工作责任心的强弱，会直接影响到图书验收工作的质量和馆藏资源建设的水平的提升，决定着图书馆藏书质量优劣的成败。

2.加强与采访人员的沟通工作

每批新书到馆后验收人员都要认真核对是否为本馆所订、所需的，另外还要加强与采购人员沟通、探讨。因为验收人员直接接触实体图书，在验收过程中对到馆图书外部加工和编目质量以及书商是否少订多配、强塞非计划外订购的图书了如指掌。通过与采访人员交流沟通，可给采访人员在供应商和出版社的选择方面提供有用的参考意见，以便决定把图书订单下给服务好的书商，提高馆藏图书的质量。

3. 选择服务水平高的外包商

图书馆对外包商的选择不能单单依据规模大小、报价高低作为选择标准，要深入了解调查书商的公司实力，了解书商内部运作流程，要把信誉度、经济实力、服务质量、行业水平、采配能力作为选择外包商的重要标准。选择业务能力强、服务水平高的书商作为合作对象，同时在签订外包业务工作合同时，要协商、明确好外包业务种类、外包方式、外包运作程序、质量评价指标、违约赔偿比例、外包退出等环节和内容，明确双方的责任和义务，尽量保持书商的稳定，有利于外包业务的编目和图书加工的质量水平。

4.严格业务管理，制定外包业务标准

确定好外包商后，要结合本馆实际与外包商确定本馆编目和加工业务的标准，比如条形码、书标粘贴位置以及磁条埋藏、馆藏章加盖的位置，编目分类标准都要作统一的规范。

5. 建立外包商的服务质量和服务水平考核机制

图书馆应定期或不定期的要求外包商提交业务进展情况报告，对外包业务合同的履行进行系统跟踪监督，从而了解他们的运作过程、业务进度。另外加强与外包商的交流、沟通，选派编目业务精通的人员在各个关键的工序中把关检查，对编目质量、差错率等进行全面总结与评估，考核其完成情况和完成质量。

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2095-4654(2015)05-0125-03

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