利用EXCEL实现大型会议座位表的自动编排

郑树旭

摘要：介绍一种利用Excel实现大型会议座位表自动编排的方法，并能直接输出打印。

关键词：座位编排；EXCEL；自动打印

中图分類号：TP317 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）01-0216-02

在日常工作中，政府的很多大型会议都需要根据参加会议名单编排印制座位表以方便参会人员对号入座，这种会议的座位编排都要严格按照领导级别进行编排。现实中经常出现一种情况，当收集完参会名单时离开会一般只有半天到一天时间，且中间经常会出现报名后临时人员改动等情况，如果手工编排，碰到临时人员改动，那后面的人就都要进行调整，工作量非常大，笔者在工作中根据这种情况用EXCEL设计实现了座位表的自动编排，临时人员变动只需在源工作表中进行简单增加和删除，大大提高了工作效率，下面详细介绍实现过程。

1 设置源名单和座位表

在EXCEL中重命名工作表sheet1为源名单，重命名工作表sheet2为会场座位表。将源名单工作表的前三列分别设为行、号、姓名，将会场座位从1行1号开始分别用阿拉伯数字填入行、号两列，姓名一列从1开始填至会场最多能容纳的人数，源名单工作表的第四列起可根据实际设置单位、职务、电话等信息。完成后如下图：

2 实现座位的自动编排

将会场座位表中的座位从1号位单元格开始，每一单元格与源名单工作表姓名一列的对应数字单元格关联起来，比如按上述设置1号位就对应源名单工作表的C3单元格，具体操作为点击会场座位表的1号位单元格，在公式里输入：=源名单！C3，同理，点击2号位单元格，在公式里输入：=源名单！C4，……以此类推。

要编排座位时，只需将参加会议名单按职务高低填写在源名单工作表第三列姓名下方的单元格里，如下图：

按此方法，根据源名单中的数据还能实现签到表的自动生成，座位牌的批量打印，这些在实际工作中都大大地提高了工作效率，取得良好的效果。

参考文献：

[1] 赵佩勇，刘军.Excel应用小技巧[J].农村电工，2008（3）.

[2] 张栋楠.Excel实用小技巧[J]. 农村财务会计，2011（1）.

[3] 柴方艳.Excel函数在工资管理中的应用[J].农业网络信息，2007（5）.