Excel提高实验室工作效率的探索与实践

陈嘉声　赵阳

摘要：Excel作为常用的办公软件之一，其功能是非常强大的。善于运用Excel函数、灵活运用其技巧、巧妙设计Excel公式可以提高工作效率。文章以两个已在我们实验室工作中发挥作用的实例，介绍其中的Excel实用功能及其实现方法，使Excel在提高实验室工作效率中的作用被广大用户认知。希望更多的人成功运用Excel等办公软件协助提高自己的工作效率。

关键词：Excel；数据有效性；保护工作表；筛选；冻结窗格；突出显示；条件格式；超链接；数据透视图

中图分类号：G642 文献标识码：A 文章编号：1009-3044（2015）01-0193-06

我单位作为一个测试实验室，最终测试的结果一般以报告的形式给出。因此对于出具报告所依赖的工具软件Word，大部分的人对其操作非常熟悉，而对于Office办公软件中的Excel，一些人并不是很精通。事实上，word主要侧重于文字编辑和排版，而Excel的表格配有大量的函数和公式，其具有比word強大得多的数据计算、处理和分析及数据统计管理功能。如果能成功运用好Excel这个强大的数据工具，会给实验室的检测和管理工作中带来很多的便利，从而提高工作效率。

本文就以两个有代表性的实例来分别说明Excel完成的检测和管理中涉及到的一些任务功能。

第一个例子来源于实际的电磁兼容测试中限值计算，电磁兼容的传导骚扰测试中，在150kHz-500kHz频段，准峰值限值和平均值限值常以与频率的对数坐标成线性关系给出，此时，我们无法准确的从接收机上直接读出该频段上某一确定频点处的限值。如果每次都要计算不同的频点，则是简单重复性的劳动，我们完全可以利用一个非常简单的Excel公式来获得此限值。

1 基本数学函数计算功能

观察GB9254中B级设备传导骚扰电压限值得知频点[x（150kHz

2 输入数据有效性检查功能

计算表格已经做好，但是如果不小心输错了数据，输入的数据超出了150kHz-500kHz的范围，输入人员又没有意识到的情况下，会得到错误的结果。为避免出现这种低级失误，可对输入频率的A4格设置数据有效性。选中A4格，先设置允许值的范围150-500，如图示：

3 工作表的保护功能

表已经做好了，但是在输入数据时，可能不小心点击到B4、C4表格的公式及其他的表格，进而形成误操作，造成麻烦。此时，工作表的保护功能可以提供误操作的防护。只允许更改输入频率处的A4表格，而将其他的部分都保护起来，无法改写。只需按如下步骤进行：

先设定允许编辑的区域：

至此，完成的电磁兼容限值计算表，不但能够简便的完成计算任务，同时可以自动检查输入数据是否在正确范围内，还能确保不会受到误操作。

第二个例子来源于测试案件管理的实际工作，主要利用了Excel作为案件数据的录入、查询、统计分析的功能。

认证测试的案件涉及到本单位的多个部门。很多的案件试验信息对各相关人员并不能做到无障碍公开共享，增加了很多沟通的环节和时间。

就本单位认证前端部分的开案流程而言，现今的流程基本上为二科的工程师开具申请开案单，经二科3C案件管理人员签字后，清单送交一科，一科的案件管理人员确认案件后，将任务分派给不同的工程师，同时在清单上签字，送交总师办开工作令，开好后二科的工程师领取工作令。

在这种的流程情况下，案件相关信息是单向传递的，同时中途还会丢失相关信息。常有相关的工程师询问某案件与他们合作的对方科的工程师是哪位，或者有客户询问案件的进度、案件的试验人员等请求，因为案件众多，不能马上给予明确的答复，诸如此类的询问信息的要求随着案件的增多而增多，也增大了询问人和被询问人的工作量。同时项目工程师手头的案件常常有几十单乃至上百单，项目工程师个人也有理清案件的需要。

因此，我们在科里利用windows 2003系统的文件服务器，共享了一个Excel文件“案件分派单.xls”，设定文件的读写权限，案件信息录入管理人员拥有完全读写权限，其他各相关人员为只读权限，可以查看该表格，不能改写，以防误操作。该实际使用中的表如下图所示：

此表的列项有登记日期、试验人员、申请代码、申请号、申请书信息的超链接、样品接收日期、公司名、产品名、型号名、安全试验人员、申请类型、试验有无、报告有无、报告号、完成日期、完成否、完成天数、客户需求、领取样品日期、归还样品日期。这些信息都在Excel表中，相关人员都可以方便的访问服务器进行查看。

表中种种功能是使用过程中不断增加和完善的，一些实用的细节功能介绍如下：

4 筛选功能

Excel中的筛选功能十分简单，却非常实用。在表中选中首行，然后点击筛选，会自动在选中的首行每个单元格里生成一个下拉的按钮，如图示：

这样对于某个试验工程师，只需要在试验人员的下拉按钮选取自己的名字，就会只显示该人员所做的案件，同时再在完成否的下拉按钮来筛选“否”的，就能得到自己未完成的所有案件的列表，若继续在公司名进行筛选，则可以获得该人员未完成的某一特定公司的案件。

效果如下：

5 冻结窗格功能

在浏览表格时，若要第一行的列名不随着表浏览向下的滚动而滚动，可以如图所示直接选取冻结首行便可。

6 自动突出显示单元格功能：

表中可以对完成否列中标记为“否”的未完成的案件自动变为红色，而已完成的“是”及“撤销”的案件则自动变为绿色，对有试验或者有报告的表格自动变为浅红色，无试验或者无报告的则不变色。这样，显眼的颜色突出显示，能够方便查看表的人员迅速识别。这些功能的实现实际上都是利用了条件格式功能。运用方法如下：

选中“完成否”列，选择条件格式等于：

也可以从新建规则里直接建立该规则。

在表格使用完善的过程中，出现过几次工程师开过某一个申请号的申请单一段时间后，忘记自己曾经开过，又一次重新开具同一申请号的申请单。或者一个工程师开了某申请号后，另一工程师再次开该申请号。为了避免这种情况的发生，同样可以利用条件格式功能。每次在输入申请号时，自动与之前所有的申请号进行比对，防止同一申请号的重复开单。Excel里恰好有此功能，如图所示选中“重复值”选项再进行自定义设置：

7 日期计算功能

在工程师开案后或者收到样品至案件完成的天数，或者未完成的案件的从接收案件或接收样品至今的天数时间是值得管理者和工程师自身需要持续关注的。该表实现了完成天数的自动计算功能。在这里，运用了IF的逻辑函数和DAYS360、TODAY的时间函数，首先判断试验完成否，完成了则计算完成日期和登记日期或收样日期之间的天数，未完成则计算当前日期和和登记日期或收样日期之间的天数。公式如下：

8 （自动）超链接访问功能

表格中登记的信息有限，若要知道详细的厂家联系人、生产厂、委托人等信息时，表格中提供了申请书的超链接。链接的申请书文件，一并拷入表格文件夹所在的下级目录“申请书”中，最初的表格中的超链接是通过手工逐个插入的，通过如图示的方法：

后来，发现利用Excel查找与引用函数中的HYPERLINK函數可以自动生成超链接，只需要按时更新申请书，可以自动链接至已有的申请文件，该公式输入如下：

当需要知道各工程师分别测试了多少单案子，有多少目前已经完成，有多少目前还在进行中时，可以以分类统计图或者表的格式给出。在Excel中该功能是通过生成数据透视图来实现的。如图所示插入数据表：

若需要更为详细的报表，如是否做试验、出报告，则加入相应的标签即可得到。

该案件分派单的Excel表共享以来，工程师可以直接访问文件获得相关信息，对工程师的案件项目管理及案件管理人员也有帮助作用。工程师不需要再询问与谁合作的案件，直接访问表格即可，有客户询问案件进度、试验人员时，在表中输入申请号查找，立刻可以获得相关信息。

Excel中的公式及函数还有很多，同时Excel中还有很多更高级的功能。相关的工程师应多深入学习了解Excel等Office办公软件，灵活运用Excel的公式函数、Word的域代码、Offcie的宏命令、VBA等更高级的功能，也可以利用名称或标签分别编写Excel或Word的模板文件，再通过LabVIEW、C#、VB等编程软件自动在指定的位置插入符合指定格式要求的数据和图片，自动生成Word或Excel测试文档，减少大量的简单重复性劳动，给工作带来的便利。