档案定义属概念研究

李玉华

(濮阳市档案局，河南 濮阳 457000)

·信息与文化·

档案定义属概念研究

李玉华

(濮阳市档案局，河南 濮阳 457000)

“文件材料”或“文件”很难涵盖档案或者说不能包含档案，不适宜作为档案的属概念；以“历史记录”或“原始记录”作为档案定义属概念，很难找到档案的同位类，因而是欠妥的；“文献”“历史文献”的外延远小于档案，如果作为档案定义属概念还会引起“档案”与“图书资料”不分，因而也是不恰当的；“固化信息”“信息资源(材料)”比较宽泛，作为档案定义的属概念似乎违反了逻辑规划中“层次较多的分类，应按类级的从属关系逐级划”的规则，因而是不合适的；档案注重的是“载体上的信息”而与承载信息的“载体”如何关系不大，以“载体”或者“信息载体”作为档案定义属概念值得商榷。只有选用“记录”作为档案定义的属概念，才能正确地表述“档案”的本质属性，就目前而言，“记录”是档案定义属概念的相对比较恰当的选用“对象”。

档案定义；属概念；属性

档案定义的属概念是什么？档案界众说纷纭，莫衷一是，概括起来，主要有以下五类：一是以“文件材料”“文件”作为属概念；二是以“历史记录”“原始记录”作为属概念；三是以“文献”“历史文献”作为属概念；四是以“固化信息”“信息资源(材料)”作为属概念；五是以“载体”“信息载体”作为属概念。笔者不揣浅陋，仅就上述五类档案定义的属概念谈点个人思考和认识，不当之处，敬祁斧正。

一、“文件材料”或“文件”不能涵盖档案

持以“文件材料”“文件”作为档案定义属概念观点的代表人物是陈兆祦教授。早在20世纪80年代陈兆祦教授就撰文将档案定义为“机关、组织和个人在社会活动中形成的，作为历史记录保存起来以备查考的文字、图像、声音及其他各种方式和载体的文件材料”或简称为“人们在社会活动中形成的保存起来以备查考的各种文件材料”[1]。后来又撰文将原来档案定义的属概念“文件材料”换成了“文件”[2]。张煜明、王茜等人也撰文主张档案定义应以文件为属概念[3]。那么，以“文件材料”“文件”作为档案定义的属概念是否妥当呢？

笔者认为，“文件材料”或“文件”词义都比较狭窄，一般综合性工具书中解释的“文件”是指“公文、信件等”，特别是在日常工作中，它特指机关形成的、带有红字标头和发文字号的公务文书。如果我们把“文件”作为档案定义的属概念，势必会造成概念上的混淆，给工作带来麻烦。再说，随着社会的进步和科学的发展，各种专门档案不断产生和涌现。例如，图表档案、声像档案等，都是用“文件”这个词所不能概括的。对那些最古老、最常见的文书档案中的字画之类，也不能用“文件”来概括。如出自名人之手的一副对联，我们可以把它收存为档案，但是我们并不能把这副对联称为“文件材料”或“文件”。可见，随着时代的发展，档案工作的延伸，客观上形成的档案，大大超出了机关档案的范畴，我们今天面对的是多元化、多门类的档案。这使人们对档案有了更进一步的认识，使人们看到：“档案未必来自文件”[4]，“档案中恐怕还会有不属于文件范畴的东西”[5]，“相当一部分档案并非源于现行文件”，“文件很难涵盖档案”[6]，“现实中确实存在一些不是由文件转化而来的档案”，“档案不是文件的一部分”。现实中确实存在许多非“文件”性档案，“尚有大量原始记录性文献并不曾与现行执行效用的文件有关，更没有经过文书处理程序，如机关的会议记录、文件草稿、工作笔记等所谓‘账外文件’，设计院的初步构思草图，科学家的观测记录、工作日志、论文手稿、私人信件、日记，等等”，还有“请历史事件的当事者回忆陈述、据之整理而形成‘口述史’即‘口述档案’，或者像科技档案中那样根据实物状况补充描绘所需要的图样，等。可以肯定地说，这些材料十分重要，但绝不能再将之归于文件范畴”[7]。就连陈兆祦教授也承认：“档案定义是否以文件为属概念，档案是否全部来源于文件，这是仍可讨论的学术问题。”[8]事实上，“档案就是档案，档案并不源于文件，档案不都是由文件组成的，档案也不是文件运动到一定阶段的产物”[9]。“文件不能包含档案，档案的范围要比文件的范围广”[10]。所以，笔者认为，“文件材料”或“文件”不适宜作为档案定义的属概念。

二、以“历史记录”或“原始记录”作为档案定义属概念很难找到档案的同位类

以“历史记录”“原始记录”作为档案定义属概念的代表是《中华人民共和国档案法》和张辑哲教授。《中华人民共和国档案法》第二条规定：“本法所称的档案，是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。”而张辑哲教授则将档案定义为“社会成员(组织和个人)在其以往社会实践中直接形成的含义明确的原始记录”[11]。那么，以“历史记录”或“原始记录”作为档案定义的属概念是否妥当呢？

先说“历史记录”，“历史记录”究竟是什么意思呢？到目前为止，各种综合性工具书以及学术界还没有权威性的解释，只是对“历史”和“记录”有个分别说明。“历史”是指过去已发生的事情，但具体讲什么是历史就不太容易确定了。我们可以称20世纪为历史，新中国成立前为历史，去年为历史，昨天为历史，甚至刚发生的事也可称为历史事件。而“记录”作为客观存在，本身就是历史的了。从这个意义上讲，“历史”一词毫无意义，如果把“历史记录”解释为历史性、有历史意义的记录，则又缩小了“记录”的外延，似乎文件称为档案是因为其具有历史意义？[12]如果说“历史记录”是档案定义的属概念，那么档案的同位类是些什么呢？这恐怕也有待于研究。如果我们把“历史记录”作为档案定义的属概念，那么所有的档案就应该都是“历史记录”，事实上，“一部分档案并没有记录历史，并非是历史记录”。例如，我们把日常工作中司空见惯的科技档案等档案说成是“历史记录”，显然是不太恰当的。因此，笔者认为，用“历史记录”这个词作为档案定义的属概念是欠妥的。

再说“原始记录”，一般综合性工具书中解释的“原始”是指“最初的、第一手的”，甚至有人将档案简单定义为“原始记录”，笔者认为从某种意义上讲，这种最简单的“档案定义”也不无道理。但若将“原始记录”作为档案定义的属概念，和将“历史记录”作为档案定义的属概念一样，很难找到它的同位类。因此，笔者认为，用“原始记录”这个词作为档案定义的属概念也是欠妥的。

三、“文献”“历史文献”的外延远小于档案

以“文献”“历史文献”作为档案定义属概念的代表是《档案工作基本术语》和穆庆云先生。1992年颁布的行业标准《档案工作基本术语》中将档案定义为“国家机构、社会组织和个人在社会活动中直接形成的有价值的各种历史文献”。而穆庆云先生则将档案定义为“作为历史记录保存起来以备查考的文献”。那么，以“文献”或“历史文献”作为档案定义的属概念是否妥当呢？

先说“文献”，什么是“文献”呢？一般综合性工具书中解释的“文献”的含义是“有历史价值或参考价值的图书资料”。无须多言，“图书资料”与“档案”的本质属性是有原则区别的，这是我国档案学创建以来几十年研究的重要成果之一。笔者认为，用“文献”作“档案定义”的属概念，不但不能正确表述档案的本质属性，而且会重新引起人们仍将“档案”与“图书资料”不分的混乱。其次，“文献”的外延仅仅是“图书资料”中有历史价值或参考价值的那一部分。从全球的角度来看，所有的“图书资料”仅是档案的一部分——出版档案。从某一国家，或地区，或单位来看，除本国，或本地区，或本单位出版发行的图书资料外，其他的图书资料均不属于档案的范围，而本国，或本地区，或本单位出版发行的图书资料也仅仅是本国，或本地区，或本单位档案的一部分。也就是说，“文献”的外延远小于档案，用它来做“档案定义”的属概念，必然要犯定义过窄的错误。因此，笔者认为，以“文献”作为档案定义的属概念是不恰当的。

再说“历史文献”，和“历史记录”一样，其中的“历史”一词毫无意义，因为“文献”作为客观存在，本身就是历史的了。从这个意义上讲，笔者认为，“历史文献”和“文献”一样，用来作为档案定义的属概念也是不恰当的。

四、“固化信息”“信息资源(材料)”作为档案定义的属概念违反了逻辑规划中层次较多的分类

以“固化信息”“信息资源(材料)”作为档案定义属概念的代表人物主要有冯惠玲教授、张辑哲教授、吴传耀先生和霍振礼先生。冯惠玲教授和张辑哲教授主编的《档案学概论》一书将档案定义为“社会组织或个人在社会实践活动中直接形成的具有清晰固定的原始记录作用的固化信息”。吴传耀先生将档案定义为“存贮于一定物质载体，提供历史真实的信息资源”。而霍振礼先生将档案定义为“机关、团体、单位或个人在社会实践活动中，为了满足日后查证、研究和复制需要留存的，并经过系统整理和鉴定的信息材料”[13]。那么，以“固化信息”或“信息资源(材料)”作为档案定义的属概念是否妥当呢？

笔者认为，“固化信息”也好，“信息资源(材料)”也罢，其核心意思想说的似乎都是“信息”。那么，什么是“信息”呢？一般综合性工具书中解释的“信息”的含义是“音信；消息”。也就是说，“信息”的含义相当广泛，就其来源和形式来说，是多种多样的，它不仅包括了具有一定载体的，而且还包括口头传播或非语言形式(姿势、气味等)的，甚至动物之间相互传递的某些信号等，也都属于“信息”的范畴。而档案，只是人类活动的产物，并且都具有一定载体。换句话说，档案属于“具有一定载体的信息”的范畴。至于这种“具有一定载体的信息”是否可以和冯惠玲教授、张辑哲教授的档案定义中的“固化信息”画等号，恐怕一时也难以说清。所以，笔者认为，把“信息”作为档案定义的属概念，从根本上违反了逻辑规划中“层次较多的分类，应按类级的从属关系逐级划”的规则，因而是不合适的。另外，笔者认为，“固化信息”“信息资源”“信息材料”都属于偏正词组，若省略“偏词”的话，就变成了“信息”“资源”“材料”，也就是说，以“固化信息”“信息资源”“信息材料”作为档案定义的属概念的实质是以“信息”“资源”“材料”作为档案定义的属概念。“信息”前面已经分析，不再赘述。“资源”，一般综合性工具书中解释为“生产资料或生活资料的天然来源”，其外延比“信息”还宽泛，显然作为档案定义的属概念就更不合适了。至于“材料”，一般综合性工具书中的解释有好多种，其外延也比较宽泛，用来作为档案定义的属概念，笔者认为也是不合适的。

五、档案注重的是“载体上的信息”

以“载体”“信息载体”作为档案定义属概念的代表人物是韩宝华教授和霍振礼先生。韩宝华将档案定义为“直接记录作为社会成员的组织与个人自身社会实践及思维活动信息的载体”[14]。霍振礼在论述“实物档案”时又将档案定义为“人类社会实践活动中产生的，一定单位、团体和个人作为历史记录而留存的信息载体”[15]。那么，以“载体”或“信息载体”作为档案定义的属概念是否妥当呢？

笔者认为，“载体”也好，“信息载体”也罢，其核心意思想说的似乎都是“载体”。那么，什么是“载体”呢？一般综合性工具书中解释的“载体”的含义是“承载知识或信息的物质形体”。而档案虽然从某种意义上讲属于“具有一定载体的信息”，固然也脱离不了“载体”而独立存在，但笔者认为判断是否是“档案”，主要依据的是“载体上的信息”，而与“载体”如何不能说没有一点关系，至少可以说“载体”如何的重要程度远远低于“载体上的信息”。换句话说，“档案”之所以是“档案”，主要是因为“载体上的信息”而与承载信息的“载体”如何关系不大，尽管“载体上的信息”不能脱离“载体”而独立存在。因此，笔者认为，以“载体”或者“信息载体”作为档案定义属概念是值得商榷的。

六、档案定义的属概念本质属性

根据以上分析，我们不难看出，无论是“文件材料”或“文件”、“历史记录”或“原始记录”、“文献”或“历史文献”，还是“固化信息”或“信息资源(材料)”、“载体”或“信息载体”，作为档案定义的属概念，都是不妥当的。那么，我们不禁要问：档案定义的属概念究竟应该是什么？笔者在此尝试着谈点不太成熟的个人看法，与档案界同仁商榷。

笔者认为，定义是揭示被定义概念的本质属性的逻辑方法，正确地表述“档案”的本质属性，是选择“档案”定义属概念的根本原则。那么，“档案”的本质属性是什么呢？毫无疑问，记录性是目前国内外档案学界公认的“档案”的最主要的本质属性。“美国的T.R.谢伦伯格用‘Records’做‘档案定义’的主概念。笔者查阅了七八部英汉辞书，‘Records’ 的汉语意思主要是‘记录’，无一部有译为‘文件’的字样。但是，我国档案界的有关译著，恰把‘Records’译为‘文件’，这恐怕是受此前对‘档案’的定义影响所致”。那么，什么是“记录”呢？一般综合性工具书中解释的“记录”的含义是“当场记录下来的材料”。“当场记录下来的材料”即“记录”，笔者认为就是前面所说的“具有一定载体的信息”，既包括图书、情报、资料等，也包括人们在社会活动中直接形成的其他所有材料即档案。换句话说，“记录”是图书、情报、资料、档案等概念的上位概念即属概念，图书、情报、资料等是档案的同位类概念，它们都是“记录”的下位类概念，也就是说，图书、情报、资料、档案等都是“记录”。总之，笔者认为，只有选用“记录”作为档案定义的属概念，才能正确地表述“档案”的本质属性。也就是说，就目前而言，“记录”是档案定义属概念的相对比较恰当的选用“对象”。当然，这只是笔者的看法。随着档案学基础理论研究的向前发展和人们对档案定义研究的不断深入，也许新的更为恰当的档案定义属概念的选用“对象”会“涌现”出来，我们期待着这一天的早日到来！

[1] 陈兆祦，和宝荣.对档案定义若干问题的探讨[J].档案学通讯,1982，(5)：15-22.

[2] 陈兆祦.再论档案的定义——兼论文件的定义和运动周期问题[J].档案学通讯,1987，(2)：21-25.

[3] 张煜明，王 茜.档案定义应以文件为属概念[J].档案学通讯,2005，(2)：25-27.

[4] 张照余.文件与档案关系问题的思考[J].档案学通讯，1999，(4)：24-27.

[5] 陈作明.再谈“文件生命周期理论”——兼与潘连根同志切磋[J].浙江档案，1998，(8)：9-11.

[6] 韩江雪.档案：是信息？是文献——兼与冯惠玲、张辑哲商榷[J].档案学研究，2002，(4)：51-54.

[7] 韩宝华.档案与文件关系新论[J].档案与建设，1995，(9)：20-22.

[8] 陈兆祦.文件能包含档案吗？——兼评《档案定义应以文件为属概念》[J].浙江档案，2007，(1)：6-9.

[9] 刘东斌.再谈“文件论”——与陈兆祦先生再商榷[J].档案管理，2005，(1)：24-26.

[10] 刘东斌.文件生命周期理论的缺陷——文件生命周期理论探析之三[J].广东档案，2004，(6)：39-41.

[11] 张辑哲.档案定义匡谬与透视[J].档案工作，1993，(1)：33-34.

[12] 王 岚.论档案定义的逻辑表述[J].档案学研究，1999，(2)：3-8.

[13] 霍振礼.信息材料与档案、科技档案的定义[J].档案学通讯，1987，(1)：6-11.

[14] 韩宝华.论档案定义与档案的本质属性[J].山西档案，1995，(5)15-17.

[15] 霍振礼.实物档案的崛起与档案定义的表述——兼与李恕德、陈永斌同志商榷[J].档案学通讯，1993，(5):25-27.

(责任编辑：吉家友)

2015-03-20

河南省档案局科技项目(2014-R-14)；河南省软科学研究计划项目(142400410786)

李玉华(1964-)，女，河南清丰人，学士，研究方向为档案学基础理论及其应用。

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