采用ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统的实践和思考

曹金凤，吕　杰

（1.上海大学期刊社《应用数学和力学（英文版）》编辑部，上海200444；2.上海健康医学院医疗器械学院，上海200093）

采用ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统的实践和思考

曹金凤1，吕杰2

（1.上海大学期刊社《应用数学和力学（英文版）》编辑部，上海200444；2.上海健康医学院医疗器械学院，上海200093）

ScholarOne Manuscripts是全球领先的、国际通用的在线投审稿系统。《应用数学和力学（英文版）》总结了2年多的使用体会，认为它具有操作便捷、能够吸引国外稿源、加快审稿流程、分工明确、有效监督及能够提供实用的统计分析功能等优点，同时总结了在使用ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统的初期遇到的问题和解决措施。

英文期刊；稿件处理；在线投审稿系统；ScholarOne Manuscripts

随着信息化进程的不断加快，数字化已成为当前期刊发展的主要趋势［1］。为了顺应这一趋势，科技期刊稿件的处理逐渐摆脱了传统的纸本方式，取而代之的是信息化、网络化的在线投审稿系统［2-3］。

《应用数学和力学（英文版）》编辑部早在2007年就开通了在线投审稿系统，选用的是玛格泰克稿件远程处理系统［4］。较之前的邮件投稿方式相比，这一系统能够加快稿件处理进程，使稿件处理步骤清晰化，责任明确，方便作者跟踪稿件的最新状态，构建起编辑部与作者及审稿人有效沟通的平台。玛格泰克系统是目前国内较为完善、功能较全面的投审稿系统，但也存在一些不足，其对英文期刊的适应性还有待提高。随着《应用数学和力学（英文版）》国际化进程的推进，国外投稿量逐年上升，采用国际通用的投审稿系统的需求日益迫切。基于这一趋势，我刊在2013年7月正式开通了ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统。

1　ScholarOne Manuscripts简介

ScholarOne Manuscripts是全球领先的专业信息服务提供商汤森路透推出的在线投审稿平台。全球超过365家学术出版社和学会、4 500多种学术期刊，以及超过1 800万注册用户都在使用它作为在线投审稿解决方案［5］。

ScholarOne Manuscripts提供了6种可能的用户角色，分别为作者、编辑、审稿人、管理员、主编和编委会，分工明确，实现了从投稿、审稿、编辑、出版的全程网络化运作［6］。

2　编辑部使用ScholarOne Manuscripts的体会

2.1操作便捷

对作者而言，ScholarOne Manuscripts投审稿系统界面简单明了，便于作者投稿及跟踪稿件的最新动态。作者投稿成功后，系统会自动发邮件告知作者。同时，当选择了其他作者作为稿件的合作者时，系统也会自动发信通知对方，这能在一定程度上防范学术不端行为。一旦稿件有了最新的决定，即当稿件需要修改或其他操作时，作者会及时收到邮件，同时这些决定也会在作者中心显示出，便于作者查询。

对审稿人而言，当其受邀担任一篇稿件的审稿专家时，审稿人可以直接在审稿邀请信点击相应的链接选择同意审稿、拒绝审稿或当期无法审稿。若审稿人在规定期限内无回应，系统会自动再次发送审稿邀请信。只有当审稿人选择同意审稿时，稿件才会显示在审稿人中心，责任编辑邀请审稿人的任务才被认为已完成，否则该稿件会保留在责任编辑界面。这样的设置，能够加快稿件处理的流程，避免因为审稿人无响应而耽误外审的进度。

对编辑、主编和编委会而言，这三者的角色有共同之处。当有稿件需要处理时，系统会自动发送邮件进行提醒，编辑、主编或编委只需进入对应的角色中心就能看到当前需处理的稿件。每篇稿件的处理均有一定期限，超过这个期限，系统将自动发邮件提醒，同时这篇稿件会显示在对应角色中心的过期稿件列表中。这能保证每篇稿件都得到及时而平等的处理。同时，ScholarOne Manuscripts集成了CrossCheck学术不端检索系统，编辑、主编和编委可以直接点击相似度报告查看，不需再由编辑手动上传至 CrossCheck，减少了工作量的同时，也加快了编辑的工作效率。

2.2吸引国外作者和审稿人

我刊自2013年7月采用ScholarOne Manuscripts在线投审稿平台以来，海外作者投稿更为便捷，海外登录系统较之前稳定很多，同时，更为标准通用的英文表达及流程吸引了更多的海外作者投稿，海外来稿数目和比例都大幅增长。2013年《应用数学和力学（英文版）》全年来稿量为496篇，其中外稿195篇，所占比例为39.3%。2014年全年来稿量为677篇，其中外稿328篇，所占比例达到48.4%。

ScholarOne Manuscripts在添加审稿专家时考虑了选择审稿专家的客观需要，提供了必要的参考字段，可通过添加姓名和电子邮箱地址来快速添加审稿专家，有利于编辑部邀请国际审稿人加入专家库，帮助期刊建立一支国际化的审稿专家队伍。

2.3优化稿件处理流程

ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统明确了主编和编委会的职责，其创建的编委会的角色帮助编委们真正参与到稿件的处理中。ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统对所有审稿记录都进行保存，编辑能对审稿人信息进行有效的管理。同时，通过建立审稿人评价体系，在每次审稿人审稿结束之后，编辑都可以对审稿意见的科学性、客观性、完整性及时效性进行评分，做到对审稿专家心中有数，有利于更好地选择高质量的审稿专家，提高审稿质量的同时也能加快审稿流程。

2.4分工明确，有效监督

ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统中，三个主要角色：作者、审稿人、编辑之间互相反馈，系统管理员和主编对全过程进行有效监督。作者可以随时查看编辑处理稿件的情况，编辑负责跟踪编委会工作的情况，监督审稿人的审稿质量和时效性，当稿件需要修改时，编辑也需要监督作者的稿件修改情况，是否满足修改要求同时必须在一定期限内修回。

对编辑而言，ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统客观记录着每一位编辑处理稿件的具体细节，包括处理稿件的数量、稿件处理的时效性、有无超期情况等，这些可作为对编辑工作评估的有效参考。同时，管理员可以查看某一时间段内每位编辑正在处理的稿件数量，从而可以均衡分配工作量，保证稿件都能得到及时的处理。

2.5报表统计功能

ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统提供了强大的分析统计功能，可以实现对日常纷繁复杂的数据的统计，给出详细的分析报告，帮助编辑部对一些重要的指标进行分析和总结，如投稿量、接受率、退稿率、投稿作者国别分布情况等。这些指标能为期刊组稿方向和制订计划提供重要参考。

3　初期使用时遇到的问题及不足

《应用数学和力学（英文版）》自2013年7月开通ScholarOne Manuscripts在线投审稿系统以来也遇到了不少问题。经过编辑部的通力合作，与汤森路透公司技术方的不断沟通请教，现已基本走上正轨。在系统使用初期需要注意如下两点：

3.1如何建立适合本刊的工作流程

ScholarOne Manuscripts通用的工作流程与我刊之前的工作流程相差较多，对我刊稿件处理的流程改动较大，在经过与技术方多次沟通，编辑部内部多次沟通，同时与主编、编委会等协商之后，在通用的工作流程上进行适当改动，使其更适合我刊的现状。同时，ScholarOne Manuscripts投审稿系统要求编委会积极参与稿件处理过程，这也在一定程度上促成了编委会成员结构的优化。

3.2各种角色的适应与协调

首先，编辑要先适应新系统的使用，多参与技术支持方的各类培训，包括现场教学、电话会议培训和观看教学视频等。在系统正式上线之前，编辑部先运作了一定时期的测试版，通过对作者、审稿人、编辑、主编、编委会及管理员身份的模拟，测试了投稿、审稿和处理稿件的实际状态，以实现对系统的熟悉。同时，编辑部对主编和参与系统处理稿件的编委会成员进行一对一的沟通，帮助他们熟悉系统的操作。

在新系统使用之初，编辑部要通过多种渠道进行宣传，并通过网站主页的通知栏详细介绍了新系统的使用方法，在网站上可以下载作者使用须知和审稿人使用须知，必要时可以通过参加学术会议宣传期刊的同时简单介绍一下新系统的使用方法。当作者或审稿人遇到系统使用方面的问题时，编辑部也会在第一时间通过邮件或电话沟通的方式帮助他们。

4　结 束 语

ScholarOne Manuscripts作为全球领先的、国际通用的在线投审稿系统，具有操作便捷、能够吸引国外稿源、加快审稿流程、分工明确、有效监督及能够提供实用的统计分析功能等优点，但在使用初期，编辑部要建立适合本刊的工作流程，并多方面宣传，帮助各种角色尽快适应这一系统的使用。

［1］钟丽君.科技期刊数字化发展探究［J］.中国科技期刊研究，2010，21（5）：689-692.

［2］姚戈，王亨君.大数据时代科技期刊在线投审稿平台状况研究［J］.长江大学学报：社科版，2014（37）：176-177.

［3］程维红，任胜利，王应宽，等.中国科协所属科技期刊的网络化建设进展［J］.中国科技期刊研究，2010，21（4）：425-430.

［4］李启正.国内外期刊采编系统的特点与现状［J］.新闻研究导刊，2015（6）：175-175.

［5］汤森路透发布ScholarOne Manuscripts中文版［EB/OL］.［2015-08-14］.http://www.thomsonscientific.com.cn/press/8548453/.

［6］黄娟，吴民淑.《中国药理学报》使用ScholarOne Manuscripts在线投稿审稿系统的实践［J］.中国科技期刊研究，2011，22（1）：93-95.