期刊发展过程中如何提高编辑的服务意识

张淑敏，段为杰，林　松，向　政，刘　伟，吴立航，张凯英

（吉林大学《高等学校化学学报》编辑部，长春130012）

期刊发展过程中如何提高编辑的服务意识

张淑敏，段为杰，林松，向政，刘伟，吴立航，张凯英

（吉林大学《高等学校化学学报》编辑部，长春130012）

分析了科技期刊编辑服务意识的提高对期刊发展的重要性，讨论了编辑在日常工作中服务理念和工作方式对提高期刊知名度和影响力的作用。从稿件处理流程，学术专刊发表，来电、来信和来访处理及学术会议安排等几方面工作出发，基于笔者的工作实践，就如何通过提高编辑工作服务意识来促进科技期刊的发展，提出了一些可行性的方法和建议。

科技期刊；编辑；服务意识；稿件处理

科技期刊是科研成果的主要载体，是科技交流的重要园地［1］，广大科研工作者通过这个载体和平台展示自己的科研成果，并进行学术思想的交流，这个载体的质量和效率及这个平台的水准和高度与编辑的服务意识和工作方式有着密不可分的关系。编辑高质高效的工作方式、认真负责的工作态度、科学合理的工作方法能为广大科研工作者提供更多更好的服务，给作者、专家和编委留下良好而持久的印象，从而会促进科技期刊知名度和影响力不断提高。但是，目前有些科技期刊的编辑工作思想保守、工作方式循规蹈矩、工作态度敷衍了事，这在一定程度上伤害了作者的投稿热情，影响了期刊的工作质量和效率，破坏了期刊的整体形象和声誉，妨碍了期刊的进一步发展和壮大。笔者基于自身工作实践，就编辑如何在稿件处理，学术专刊发表，来电、来信和来访接待及学术会议安排等方面工作中增强服务意识，改进工作方法，提出了一些有效的、切实可行的方法和建议。

1　稿件处理过程中的服务意识

1.1审稿过程

审稿过程是指稿件从投稿到最终确定录用与否的过程，我国学术期刊的审稿多数采用“三审制”，即责任编辑初审、专家复审、主编终审［2］，稿件审理应该高效、客观和公正，编辑在这一过程中需具有较强的服务精神和意识。

作者投稿后总是希望自己的成果能尽快发表，文章录用与否能得到尽早的回复［3］。编辑应想作者之所想，急作者之所急，采取有效的方法和措施尽可能缩短审稿时间：①加快初审速度，编辑收到投稿后应即刻初审，若投稿需修改后再送外审，应将修改要求尽快告知作者，并督促修回；若投稿需补充相关材料，可让作者通过E-mail、传真、QQ和微信等方式提供，以缩短时间提高工作效率；②及时送外审和提交终审，对于外审中的稿件，编辑要定期提醒和督促审稿专家，若超期仍未审回，应马上更换审稿人；外审通过的稿件，编辑应即刻提交主编签批决审；③及时反馈信息，终审通过的稿件，如果作者因毕业答辩、职称评定和基金申报等原因，急需录用证明，编辑应尽快开具，并通过传真、快递或扫描后发邮件、QQ和微信等方式尽快交给作者，为作者提供及时必要的帮助；稿件拟定录用后编辑要尽快作退修处理，退修函应包括初审、外审和终审意见，以及修改体例和修改期限等内容，使作者充分了解稿件修改要求；退稿更要及时，不可拖延，为作者赢得另投他刊或重新研究的时间［4］。编辑在稿件审理过程中高质高效的工作方式和认真负责的工作态度，会使广大作者无论稿件录用与否，都会信服审理结果，并认可编辑部的工作，这能为作者和期刊的再次合作奠定良好基础，也能在一定程度上增强期刊的信誉。

1.2编校过程

拟定录用的稿件修回后，编辑要先进行编辑加工然后校对。编校质量的好坏直接影响学术期刊的质量［5］，编辑较强的服务意识和认真的工作态度对提高编校质量会起到很大的作用。

编辑加工能让作者优秀的科研成果以更加清晰、完善的形式公开发表，有助于作者学术思想的传播和学术影响力的提高，同时也能提升期刊的载文质量和水平。编辑加工包括体例修改加工和内容整理加工两方面。稿件体例方面的加工比较繁琐，涉及许多细节性的内容，如标点符号使用、字母正斜体和大小写、标题和正文字体和字号、段落划分、图表格式和位置、作者信息及参考文献格式等等，编辑要有足够的耐心和细心，通过认真加工使作者的文章更清晰、明了。稿件研究内容的整理加工则对编辑的业务能力和水平提出了更高的要求，编辑不仅要有较扎实的专业基础知识，还要对所负责学科领域的研究前沿和热点有一定了解。编辑在加工稿件研究内容时，首先应对论文的研究方法、体系、结果、结论有一个总括性了解，然后理清文章逻辑关系和作者工作思路，加工时编辑要认真推敲，反复琢磨稿件内容，如发现正文表述与图表不对应、公式推导不正确、文章结构顺序不合理、内容表述前后矛盾或不完整、实验数据或计算数据有偏差、英文摘要不完整或有语法错误等问题时，要向作者提出合理化的修改意见，这些有价值的专业性建议，会使作者的研究成果会更加完善。文章整体水平得以进一步提高。

校对工作可以消除文稿在编辑加工和排版过程中出现的差错，同时可进一步发现原稿中存在的问题，以便将所有的差错都消灭在出版印刷之前。校对质量是确保出版质量的重要因素之一，“编筐编篓，全在收口”这句俗语恰好道出了校对在出版工作中所处的地位［6］。编辑在校对时要认真仔细，责任心要强。

编辑在编校过程中体现出来的敬业精神及专业化能力和水平会得到广大科研工作者的认可和尊敬，从而能进一步提升期刊的声誉，增强期刊的影响力。

1.3发表过程

稿件发表过程包括发送作者清样、作者清样校对、编辑核对清样和组织出版等步骤。发表过程是稿件处理的最后环节，编辑在此环节中的工作质量和服务意识，会影响到稿件发表的最终状态。通常，作者都会认真校对文章清样，但也有一部分作者因为繁忙、粗心等原因没有通篇认真校对文稿，而只是大概浏览，鉴于这种情况，编辑要摒弃“文责自负”的心理，对校对意见更不能一味“照单全收”，而要认真把好稿件处理这一最后“关口”，逐条核对检查作者的校对内容，若发现校对结果存在明显错误、自相矛盾或修改不完整等情况时，编辑要与作者认真地沟通和交流，确定出最合理的校对结果，以避免出现刊文后再刊发更改告示说明的情况。编辑高度负责的工作精神和态度会提高期刊的载文质量和水平，维护期刊的形象和声誉。

1.4刊后过程

很多研究工作具有系列性，编辑给各期作者发送文章的PDF电子版及具有链接功能的当期目录，会为作者向国内外投稿时引用前期工作提供方便；另外，作者对期刊目录中感兴趣的且认为有参考价值的信息也能方便地进行链接浏览，这在一定程度上会增加刊物的引用机会，提高期刊的影响力。年度总目录是科技期刊一年载文信息的汇总，编辑将具有链接功能的年度总目录发送给期刊的各位编委、审稿专家和本年度发文作者，能使众多的编委、专家和作者更全面地了解期刊全年的载文信息，并能方便快捷地链接读取刊文内容，提高期刊的引用几率，进一步扩大期刊的影响范围。

2　来电、来信和来访处理中的服务意识

2.1来电处理

科技期刊编辑部日常工作中的电话业务较多，涉及的内容也比较繁杂。编辑与来电者之间会有较多的言语交流，所以编辑要提高自身的服务意识，格外注重自身的言语面貌，语气要平和亲切，交流要耐心细致。不同来电处理方式也不同：对于询问稿件的来电，可让作者在线稍等，编辑即刻查明稿件所处状态后清晰地告知作者情况；对于问询其他编辑负责稿件的来电，应马上将来电转给该编辑，若该编辑不在，要告知来电者会代为转达，或告知联系时间和其他联系方式；对于有特殊需求的来电，如稿件要求提前发表、索要录用证明、文章修改延迟或修改文章作者等，编辑要详细问明缘由，如果能够解决，要给予肯定的答复，为来电者提供必要的帮助；如果无法解决，也要耐心地说明原因，取得来电者的理解；对于涉及编辑部其他工作业务的来电，如缴纳费用、期刊印刷发行、期刊协会通知、编委会事宜或其他部门业务等，编辑应清楚详细地告知编辑部负责人或财务人员的联系方式，如果需要转达的，编辑一定要及时准确地进行转达，以保证编辑部工作的正常开展。

2.2来信处理

电子邮件是编辑部与作者交流的最常用的方式［7］，邮件涉及的内容多种多样，编辑在处理信件时要有较强的工作服务意识，如果来信问题能够解决，应马上回复告知解决方案；如果来信问题需要一些处理时间，应尽快回复说明原由；如果来信内容涉及其他编辑的工作，应回信告知该编辑的联系方式，并将信件转给该编辑；如果来信是关于编辑部的，应回信告知相关负责人（如主任、总编或财务人员）的联系方式，并将信件转发给相关责任人，如有必要还要口头转达。编辑信件查收及时，来信封封必回，有问必答，不仅能给广大专家学者提供及时必要的帮助，也为期刊树立一个高质、高效，值得信赖的良好形象，从而扩大期刊的影响力。

2.3来访接待

期刊编辑部时常会有一些专家和学生来访，有些是询问稿件情况、缴纳费用、索取录用证明、送交修改稿或清样稿、还有些专家是出差特意来拜访。因为与来访者之间要进行面对面的接触和交流，编辑的服务意识和工作态度就显得非常重要，无论对于什么情况的来访者，无论来访者是有威望的专家还是普普通通的学生，编辑接待时都要做到态度热情谦虚，解答问题耐心细致，办理事务认真周到。编辑较高的素质和得体的言谈举止会使来访者感到宾至如归，不仅为以后的再次合作奠定好基础，而且也能在一定程度上树立期刊良好的形象，提高期刊的声誉。

3　学术专刊发表中的服务意识

学术专刊，或称特刊，是学术期刊针对某学科领域内的某一学术焦点所出的特辑［8］，如果专刊选题具有前沿性、创新性，引领性，可以吸引好稿源，扩大刊物的知名度，提高刊物的学术影响力，有助于科技期刊的国际化［9］。在专刊发表过程中编辑须有“甘为他人作嫁衣”的奉献精神，严格执行专刊计划，与作者保持密切的联系和沟通，合理部署组稿、编排、印刷、发行各环节工作，加强刊物后期的宣传推广工作。编辑不畏繁琐和辛苦，全身心为作者和读者做好服务，保证专刊成功出版，能充分发挥专刊对期刊的宣传和引领作用，帮助期刊树立和强化品牌，进一步提升刊物在国内外的学术影响力。

4　学术会议期间的服务意识

科技期刊编辑参加学术会议有助于更新知识，了解本专业领域的研究动态和热点［10］。因为会议期间可与专家学者进行面对面的交流，所以编辑能为与会专家学者提供更多更直接的服务，同时也能对期刊作更多的介绍和宣传，扩大期刊的影响力范围，提高期刊的影响力。

4.1会前准备

为了帮助与会专家学者更准确、更方便地了解期刊的发展现状、审稿机制、收发稿件数量和发表周期等情况，编辑在会前需做一些必要的准备工作，如认真整理汇总刊物的相关数据和材料，制作印刷宣传册和墙报，挑选刊物，设计制作口头报告ppt文件等，为解答专家学者的各项咨询和开展刊物的宣传工作做好准备。

4.2会间安排

编辑要充分利用好学术会议的机会，通过发放宣传册，分发刊物，粘贴墙报，作大会口头报告，召开分编委会，向高水平专家约稿等方式增强与会专家及学生对期刊的了解和认识；另外，编辑在会议期间要寻找和创造更多的与专家学者接触和交流的机会，耐心细致地为他们解答关于期刊的各种问题。通过这些服务性的宣传和咨询活动，可争取到更多更有能力的审稿专家和更多更优秀的稿件。进一步加深与会者对刊物的印象，从而提高期刊的知名度和影响力。

4.3会后联系

学术会议会期较短，活动安排比较紧凑，编辑与专家学者的交流比较短暂和匆忙，不会作更深入的交谈［10］，会后编辑要主动与在会议期间接触过的专家学者联系，如通过打电话、发邮件、加QQ好友或者添加微信等方式，将编辑部相关材料及情况介绍给这些专家学者，方便他们更进一步了解和认识刊物及编辑，使以后的合作有一个良好开端，促进期刊工作更好的发展

5　结　论

在编辑部的日常工作中，编辑与作者、审稿专家及编委等会有较频繁的接触和联系，编辑的服务意识及工作方式方法会直接关系到期刊的整体形象和声誉，进而在一定程度上影响到期刊的发展。没有一流的服务态度和精神，办不成一流的期刊［11］，所以编辑在工作中要不断增强自身的服务意识，提高自身的素养和业务能力，既要高质高效又要有理有节，在广大科研工作者中树立起期刊的良好形象，创造出期刊的良好声誉，从而促进期刊进一步的发展和壮大。

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［2］曹丽华.论优化学术期刊的审稿过程［J］.郑州航空工业管理学院学报：社会科学版，2011，30（1）：48-49.

［3］王亚俊.论科技期刊编辑的服务意识［J］.编辑学报，2008，20（3）：197-198.

［4］颜巧元，刘义兰，王菊香，等.试论稿件处理中科技期刊编辑对作者的人文关怀［J］.中国科技期刊研究，2013，24（4）：780-783.

［5］齐蘅.社科学术期刊编校质量存在的问题及解决途径［J］.四川理工学院学报：社会科学版，2013，28（5）：109-112.

［6］刘振海，刘永新，陈忠财，等.中英文科技论文写作教程［M］.北京：高等教育出版社，2007：246-247.

［7］董瑾，史利红，方梅.建立学术期刊编辑部完整的服务体系［J］.中国科技期刊研究，2011，22（1）：135-138.

［8］李霞.浅谈国际学术期刊出版中特刊（期刊专辑）的出版意义［J］.科学新闻，2007（6）：15.

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［10］张淑敏，辛明红，段为杰，等.如何通过学术会议促进组稿和审稿工作［J］.编辑学报，2014，26（1）：52-54.

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