企业知识档案管理体系的应用

王晓洁

(中国电建集团西北勘测设计研究院有限公司,西安 710065)

知识档案管理包含知识管理和档案管理2个方面。知识管理是一个动态的过程，强调对知识创新活动的管理，即如何利用原有的知识开发创新有价值的知识，并将其合理应用，获得经济回报。企业档案管理，是企业在档案管理过程中运用知识管理的理念、方法和手段，借助现代信息技术对企业档案信息开展整理、编目、鉴定、统计、保管、利用等项工作。企业档案全方位反映企业各个方面的活动，涵盖技术档案、文书档案、财会档案、人事档案等内容，是企业重要的知识资源，也是企业知识管理的资源基础之一。在档案管理的过程中需要采取多种有效的措施收集全过程建设项目文件，实施全过程文档的控制。经过深入挖掘企业档案中蕴含的有用知识单元，并对其进行整理、分类等二次加工，使本企业需要的人员能及时方便地获得;同时对信息进行深入加工，创造新的有利用价值知识信息，为企业生产经营服务。

综上2种管理概念，可以看出知识档案管理体系建设需结合2种管理模式去实施完成。下面笔者以所在单位(简称：西北院)的知识档案管理体系建设为例，简要介绍一下“企业知识档案管理体系”的建设与实施。

1 档案知识库建立

知识管理的基础是建立知识库，支持档案管理全过程的信息化处理。西北院档案管理部门坚持按照“总体规划、分步实施、重点突破、注重效益、自我掌控、随需而变”的原则，立足实际，推动档案管理信息化建设。 采取“引进”与“开发”相结合的方式，进行管理信息系统建设。培养出一支稳定的、具有开发能力的信息化人才队伍，有效地保障了该院信息化建设的持续、稳定发展。较好地解决了引进系统与现有系统的接口问题。

1.1 管理信息系统建设

2009年“西北院档案管理系统模块的综合管理信息系统”在西北院范围内上线投入使用，实现了设计产品的电子文件及其背景数据信息、出图、归档等集中管理。同时，档案管理人员通过该系统对电子和实体档案进行编目、整理，有效地完成知识库的建立。

1.2 生产管理系统及设计成品全过程管理系统

随着管理水平的提高，西北院全面推行“生产管理系统及设计成品全过程管理系统”，对图纸的设计、校审、签章、出版、收集、归档全过程进行管理。确保了设计、出图、归档全过程电子化设计产品的受控和唯一性。

该系统对电子文件进行添加条形码、批量签署、自动收集电子文件及相应的信息、自动转换电子文件为档案格式(TIFF、PDF)以及便于浏览或传输的DWF格式。对于加密的DWG文件，通过解密网关进行解密并传输到档案服务器。图纸数据信息自动采集管理，自动传送到服务器进行智能统计分析，建立图档信息资料库，高度共享资源，消除信息孤岛。

该系统数字档案子系统功能实现了本单位各门类、各载体档案和资料的收集、整理、存储、检索、传递、保管、保护、利用、鉴定、统计、安全保障等全过程管理。

1.2.1 收集归档功能

档案收集的方式有2种，一种是通过业务系统自动归档，另一种是通过人工扫描收集归档。

(1) 从生产管理系统中自动归档的数据主要从档案管理系统中提取预归档数据完成数据的归档，主要包括生产经营管理系统、协同办公系统等系统。

(2) 人工扫描归档主要包括工程中缺乏电子版的工程资料，涉及建设单位和施工单位签署的变更单、办公中涉及上级单位或外单位签署的文件，实物档案的照片以及历史遗留的需要归档扫描的纸质档案。

1.2.2 管理功能

软件系统平台设立整理编目模块，具有对所接收的各类数字档案信息进行编目整理、分类、加工、目录和全文挂接、检索、统计、光盘刻录、移交管理等操作功能，使企业档案中无序知识单元得到有效利用，并实施有效控制。

1.2.3 存储保管功能

西北院档案分为：纸质、实物和电子档案。纸介质档案包括底图、文本等；实物档案包括奖杯、奖状和奖牌等；电子档案载体有磁带、光盘、磁盘阵列，数据存储在本地存储器，同时进行了异地备份。

1.2.4 利用功能

该系统数字化档案馆借阅模块有：查询、借阅、归还、外部资源集成等。与计算书、技术规范书等建立了关联关系，可进行全文关联检索，提高利用深度。

1.3 安全性、保密性

设计院最终产品就是图纸，这也是设计院最宝贵的财产。为了保护好图纸信息，系统自动为图纸进行加密，客户端只有使用授权的解密系统才能查看图纸，即使客户端被窃取如果没有授权的解密系统也无法查看。图纸的安全性和保密性得到加强，也为远程办公提供了安全保密的环境。

上传电子文件PLT、PDF、Tiff、DWG、DWF等格式按照预览文件、打印文件、源文件类型进行权限一体化控制，也可按照员工专业权限进行划分，员工登录按照IP所属单点登录，保障了信息的合理利用和安全性。

2 利用知识管理提升档案管理

知识档案管理体系建设不仅是软件的开发与利用，更是企业档案信息资源的延伸和发展。可激发企业员工集体创造力、促进企业员工的知识交流、改善尊重知识的内部环境。有助于增强企业员工工作和学习能力，提高企业生产经营效率。

2.1 提高组织智商

“生产管理系统及设计成品全过程管理系统”依照水电工程相关规程、规范，总结本企业多年积累的设计成果和设计经验，深入研究电力工程设计内容、规律，组建了规范化设计模板基础数据库，包括各阶段工程设计计划、专业设计计划、专业间互提资料、设备技术规范书、卷册目录、卷册设计任务书、说明书等模板。

模板上明确了进行该项工作的规范过程，按照模板上的步骤规范操作可确保工作内容深度的一致性，不会因人而异。模板可为第一次做此项工作的新手当好向导，减少盲目。也可约束有一定工作经历的人员主观随意性，减少犯经验主义错误而影响成品质量。

2.2 提升组织记忆

在产品流程中，通过在产品生产过程中产生的各种工程参数库、专业参数库、卷册参数库资料的相互影响关系的分析，找出内在逻辑关系，进行数据库智能链接，使该生产管理系统具有智能记忆功能。

在纠错方面，将需要制定的纠错、预防措施的共性问题建立质量数据库，使其赋予特征信息与输入文件的专业设计计划或设计任务书卷册模板相链接。在建立文件文本时可明确提示每一个具体卷册可借鉴的参数信息(工程级和专业级参数主要是定位某具体的工程，卷册级参数是为了定位具体卷册。)，克服设计过程中的常见病和多发病，避免已出现的问题重复发生，极大地提升了设计成品质量。

2.3 减少重复工作

通过西北院制定的CAD制图标准和签署流程，自动为本院的图纸按照签署流程批量签署，系统的文档模板和文档自动生成功能使设计人员的工作量大大减轻。

3 知识档案管理在企业中的作用

3.1 促进知识档案信息化、资源化

知识管理是在企业集团内部建立统一的标准和规范，将分布于各下属单位档案信息进行集中存储。建立企业档案目录中心系统，为各部门、各单位提供档案信息目录的查询服务。

3.2 规范知识档案资源储备

建立公司知识档案信息交换管理体系，逐步构建分布式知识档案资源数据库。通过档案信息平台实现企业知识档案信息交换和共享服务，辅助企业领导决策。知识档案资源数据库是企业维护自身利益和再现历史面貌的重要依据。

3.3 促进档案管理水平提升

企业在知识经济时代规划知识信息建设时，已经将知识档案管理工作纳入其中。档案部门在参与到企业信息化进程中，要利用知识管理的理念，一方面要适应档案自身的发展，另一方面也要适应企业信息化建设的技术发展。纸质档案是传统的记录和保存方式，企业现代化信息化的应用，实现无纸化办公，财务、生产、营销等许多部门都进行网上办公，这就要求档案管理人员要做好电子文档的保存和收藏工作。

档案的现代化管理要求我们解决好纸质档案与电子文件信息的对应问题。电子文件储存于光盘中，对于它的完整性、版本等特征指标无法从外观上进行判断，所以档案部门人员提高自身利用现代化设备的技能，熟悉专用设备，认真检验电子文件所包含的相关信息，确保信息准确、可用。

3.4 人才培养

档案部门构建的知识档案管理体系，不是简单地用计算机代替手工劳动，也不是把传统意义上的管理方式搬到网络管理上去，而是要借助现代化信息技术，引入先进的管理理念，对传统档案管理中不适应的一些做法进行改革。这是一种管理理念上的更新。

(1) 重视专业技能和素质培养

档案管理人员是连接档案与利用者的桥梁和纽带，档案人员的素质直接影响到档案的利用效率。所以，提高档案工作者素质，是加速档案管理科技进步，推动档案事业发展的关键。在人才进行中注意招聘一些有较高科学素质、有专业技术、技能的人才充实档案管理队伍。

(2) 熟悉工作流程

档案管理人员在档案接收、整理、归档、入库、上架的过程中严格把关，及时录入计算机，使利用者通过企业知识档案管理系统方便查询、借阅。

4 结 语

西北院构建的知识档案管理体系，使企业档案知识资源成为生产经营工作的重要资源；知识档案管理服务工作与企业生产管理全过程有机地融合，实现了知识档案服务于企业的生产经营与改革发展的目标，推动了档案管理人员不断学习，提升自身素，使企业档案管理科学化、现代化工作迈上一个新台阶。

参考文献:

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