浅谈人事档案管理在生产企业中的重要性

杨 鑫

(西部矿业股份有限公司铅业分公司, 青海西宁 810003)

浅谈人事档案管理在生产企业中的重要性

杨 鑫

(西部矿业股份有限公司铅业分公司, 青海西宁 810003)

随着时代的发展与进步，企业制度与管理也在逐步完善。在企业中，人是企业中最活跃的因素，从而人力资源成为企业发展的重要依据。人事档案管理是企业档案管理的重要组成部分，也是企业发现人才、使用人才、管理人才的重要依据，通过分析生产企业组织结构过程中人事档案管理存在的问题，提出解决人事档案管理工作困境的对策，以便更好地发挥出人事档案管理在企业中的重要作用。

人事档案管理；生产企业；重要性

0 引 言

人事档案管理工作是企业人事管理工作中必不可少的一部分,它是做好人事工作的基础,也是选拔、任用人才的重要依据和必要手段。但在实际人事管理过程中,仍存在对人事档案人事模糊、轻视档案管理工作的情况。因此,有必要更深入地认识和了解人事档案管理工作在生产企业中的意义。

1 人事档案管理在生产企业中的价值

(1)体现个人价值:人事档案记录了一个人从学校开始一直到工作退休期间所有有关个人的基本信息、培训教育、职位晋升、工资待遇及人生经历,如实反映了个人的学习和工作状态,在生产企业中,档案管理除了体现出这些基本信息外,重要的是将员工技术技能记录于此,作为企业衡量人才的重要依据。

(2)体现企业价值:档案管理为企业招聘、选拔任用合格员工奠定了基础,同时也为员工的考评、晋升提供了依据,也是企业改进工作设计,对各类人才供给和需求预测的重要前提。通过档案管理可以让企业人尽其才,物尽其用,人事相宜,把每一位员工的优点和特长都以最大的限度发挥出来,同时发挥员工的主观能动性,挖掘出员工的潜力和能力。

(3)体现社会价值:人事档案管理并不是永远停留在一个地方,它属于动态管理,是随着时间的推移和个人社会实践活动的增加而不断增长,直到一个人死亡后才终止档案的收集、整理。这是档案管理的社会属性,从而决定了它的社会价值。

2 人事档案管理在生产企业中的作用

(1)人事档案管理与企业人力资源管理是相辅相成,相互作用,相互影响,缺一不可。人事档案管理可以有效地促进企业人员管理,提高管理效率,实现合理的人力资源管理配置。它可以加强企业管理者及人力资源管理专员对人才的了解,包括对他们的基本信息、特长爱好、专业技术及职业技能等作详细记录。而人力资源管理又是企业用人的科学标准,同时也是使企业内部各类员工调配的主要根据。因此人事档案管理和人力资源管理都有利于提高员工的素质。

(2)人事档案管理有效整合岗位规范,使企业内部管理人员知识能力规范,生产管理人员技术业务能力规范。在制定有效地人力资源管理计划中,人事档案可以让管理者更加明确人力资源的倾向,减少人才的流失。

(3)人事档案管理进行人员需求预测分析,得到科学准确的人力资源分析数据,保证企业对人才的利用合理到位。而实现人力资源合理配置其实就是激励员工的过程。

3 人事档案管理在生产企业中面临的问题

从人事档案的社会价值来看,人事档案对于企业和个人都有重要的意义,关系到企业如何对人才进行选拔和利用。目前企业虽然有一套人事档案管理的方法,但由于收到管理模式和管理理念的限制,人事档案管理还存在一些问题,主要表现在以下2个方面。

(1)人事档案在准确性、客观性和完整性方面存在问题。人事档案反映了个人的人生经历,记录了个人所有信息,在企业内无论晋升、调动等都会以档案为依据,所以必须要具备准确性；人事档案里记录了个人在学校及工作中的奖励及惩处,也是作为选拔和任用人才的一个重要途径,所以必须具备客观性；档案在人死亡的那一刻终止,所以必须具备完整性。但是在实际的人事档案管理中,还存在信息不准确,缺乏客观性、完整性等缺点。

(2)人事档案管理的软硬件亟需完善和加强。在现在的人事档案管理中,想要实现优质高效的管理,必须要完善和加强软硬件,软件就是要一个对待工作细致认真,不怕繁琐的专人负责,要熟悉整个档案管理的流程和内容,完善档案管理的整理、收集、归档等各类工作；硬件要配备存放电子档案的硬盘或电脑,方便录入、查询,实现信息管理。从现代信息的角度实现精细化管理。从目前的现状来看,都存在一些欠缺,亟需改变。

4 解决当前人事档案管理问题的具体措施

(1)加强文字材料的收集工作。文字收集是档案管理的第一步骤,也是最重要的一步。收集材料是完成录入信息达到准确性、完整性的重要前提,它涵盖了人员原始的基本信息,对今后办理各种手续、处理纠纷等都起着非常重要的作用。因此,专职档案管理人员要认真负责对待每一个收集的文字材料,便于分类整理。

(2)得到员工的理解和支持。通过建立健全人事档案管理制度,将档案管理的责任落实到每一位员工,使责权利更加明确,得到员工的理解和支持,提高档案管理人员的工作能力,从一定程度上能够有效地激励档案管理人员工作的积极性。

(3)公司中层以上管理人员应重视档案管理工作。公司通过指定的人事档案管理制度和对硬件软件的配备与支持,实现档案管理信息的电子化,规范化及精细化,有效实现了档案的妥善管理。

5 人事档案管理工作在企业中的重要性

通过分析人事档案管理对于企业中的个人价值、企业价值和社会价值,以及对目前人事档案管理存在的一些问题及解决措施的研究发现,人事档案管理再生产企业中都具有重要的作用及意义,其重要性主要表现在以下2个方面。

(1)人事档案管理为企业招聘、选拔、录用优秀员工奠定了基础。人事档案管理的作用之一就是记录了员工个人的基本信息、教育信息、技术技能信息等,这些信息对于企业非常重要,可以让企业初步了解员工,了解员工的特长和爱好,有利于挖掘员工的积极性,做到人事相宜。

(2)人事档案管理工作对于企业和个人都有重要的价值和作用,个人在企业中实现了自我价值,企业也在个人贡献中创造出效益。

6 结 语

随着社会各项福利体系的建立和不断完善,企业间的人才流动也越来越频繁,人事档案管理的好坏决定了人力资源配置和企业的发展,在生产企业这个特殊的环境中,更应该做好人事档案管理工作,不仅是对员工个人负责,也是为了企业能够更好的使用优秀人才奠定基础,这样才能更好地促进生产企业的发展。

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2015-08-04)