美国纽约州公共图书馆理事会制度研究

吴丽娟　（深圳图书馆 广东 深圳 518036）

美国纽约州公共图书馆理事会制度研究

吴丽娟（深圳图书馆 广东 深圳 518036）

美国纽约州拥有超过750家的公共图书馆，23个公共图书馆系统，在其百余年的发展历程中，理事会制度在图书馆彰显城市活力中发挥着重要作用。纽约州图书馆理事协会是当地图书馆支持力量和信息的重要来源之一，它是图书馆理事会的州组织，提供一系列有价值的服务。纽约州公共图书馆理事会制度有完善的法律保障、明确的理事会职责、规范的会议要求及权责分明的用人机制。

图书馆理事会制度纽约州

1　纽约州公共图书馆概况

1844年和1845年，美国纽约州议会两次通过法案，决定把纽约州公共图书馆和博物馆归入纽约州立大学管理。纽约州公共图书馆隶属于纽约州教育部门（当时纽约州大学既是一所大学，又是州的教育主管部门），由此开创了公共图书馆隶属于公立教育部门管理的先例。纽约州公共图书馆和图书馆理事会由美国最具广泛性和全面性的图书馆网络支持，这个网络既包含体制层面也包含数据层面。公共图书馆由纽约州地区大学董事会特许设立，是庞大的、遍及全州的教育系统的一部分。董事会的职责是监管所有的教育和公共文化机构，包括超过750家的公共图书馆，23个公共图书馆系统[1]。纽约州公共图书馆系统主要有3种类型: 合并型公共图书馆系统、联合型公共图书馆系统、合作型公共图书馆系统。纽约州图书馆理事协会是当地图书馆支持力量和信息的重要来源之一，它是图书馆理事会的州组织，提供一系列有价值的服务，主张为了图书馆利益在州层面为感兴趣的理事提供培训和年度研讨会[1]。

纽约州公共图书馆系统中有协会、市立、学区和特别立法区4种类型的图书馆。表1为以上4种类型公共图书馆的税收来源及理事会组成。

2　理事会制度相关法律法规

作为教育机构，图书馆需遵守联邦、州和地方法律、法规。虽然理事会不可能熟知所有相关法律的细则，但他们应该足够熟悉主要的法律问题以保证所作出的决策符合法律的规定，同时，还应积极向精通教育和地方法规的法律顾问征求意见。《纽约州教育法》（New York State Education Law）及《理事规则》（Commissioner's Regulation）对图书馆理事会权利作出了相应规定。例如，《纽约州教育法》对理事会权利、图书馆服务标准、公共图书馆的建立、图书馆服务协议等内容作出了规定；《理事规则》对理事会注册标准、公共图书馆系统的批准、公共图书馆认证、人员的任命等内容作出了规定[3]。

所有公共图书馆都应遵守《教育法》《公职人员法》和《不以营利为目的的公司法》，以及监管公司行为的纽约州其他法律。协会图书馆、市立公共图书馆、学区公共图书馆及特别区域公共图书馆同时也要遵守那些旨在保护公共利益的法律。例如，《公务员法》（Civil Service Law）中关于职称、考试、诉讼程序的内容；《一般国内法》 （General Municipal Law）中关于招标采购、利益冲突的内容；《劳动法》（Labor Law）中关于工时、工资、安全的内容，等等。纽约州公共图书馆在其网站提供了一个最新的总结、摘录纽约州相关图书馆法律和法规的信息平台以供图书馆系统、理事会、图书馆员随时查阅。

3　纽约州公共图书馆理事会制度细则

3.1职责

纽约州公共图书馆理事会作为授予特许和监管教育机构的公共机构，以“关怀、忠诚和服从”为己任。具体遵守以下3项行为准则：（1）关怀的职责，一名理事应秉诚行事、恪尽职守，以一个谨慎的普通人的想法去决定同等情况、同等位置所该行使之关怀；（2）忠诚的职责，理事必须忠诚于所属协会，应当以该组织的最大利益为出发点真诚行事，理事任何时候都应以组织的利益为目标，而非个人利益和商业目的；（3）服从的职责，理事有责任确保该机构的资源用于理事会使命的完成，理事会成员也有责任确保机构符合所有适用法律，不从事任何未经授权的活动[4]。

理事会的特定职责数量虽少，但范围却非常广。主要包括：（1）创造和发展图书馆；（2）选拔、雇佣和定期评估图书馆馆长；（3）为图书馆的服务项目争取到足够的资金；（4）在使用公共和私人基金时行使理事职责；（5）就图书馆的管理和使用采取恰当的政策和规则；（6）定期计划和评估图书馆的服务计划；（7）保持设施满足图书馆和社区的需求；（8）促进当地和全社会图书馆事业的发展；（9）以开放且符合伦理规范的方式开展图书馆业务，确保其符合法律法规的规定并尊重相关工作人员和公众[4]。

每一位理事都作出个人承诺，贡献时间和精力去忠实地执行这些职责，尽管理事会作为一个机构对图书馆的所有方面都负有法律责任，但期望一名理事或整个理事会成为图书馆各项工作的专家是不合理的。对于一名理事来说，他们所能做的更重要的事情常常是承认自身缺乏足够的信息和资源，而去寻求帮助。理事会要做的是根据所获得的最好的可用信息作出最佳决定。理性的做法往往是去请教公共图书馆系统的工作人员和诸如律师、会计师、建筑师、电脑分析师等专业人员。根据纽约州相关法律规定，图书馆理事会具有广泛且专有的权力和权威来管理图书馆，理事会不仅应当关心组织的内部运作，同时也要警惕外部趋势和变化对图书馆计划造成的影响[4]。

3.2章程

根据《纽约州教育委员会管理办法》（Regulations of Commissioner of Education of New York State）可知，章程是一个组织确认其结构和管理职能的一系列规则，不得与联邦和州法律法规有任何冲突；理事会应定期检查并及时调整章程内容，以保证章程的灵活性和适应性。

理事会的章程包含以下内容：（1）组织的名称、目的、目标和服务区域；（2）理事会条款及组成；（3）理事会的选举、任命和免职程序；（4）加注有效期限的程序；（5）理事会成员的职责和权利；（6）会议排期；（7）特别会议程序；（8）考勤要求；（9）法定人数的要求；（10）馆长职责概要；（11）常设和专门委员会；（12）会议议程；（13）理事会的权利；（14）章程的修改程序[5]。

3.3会议

理事会会议依章程而进行。为了让所有理事妥善地准备会议，会议组织者应在会议前不少于一周的时间以邮件的方式通知参会成员以下内容：会议议程、之前的会议记录、财务报告、馆长报告及其他会议相关文件。所有的理事都应全面参与会议讨论及行动，并熟悉理事会指定的每一项活动。理事应定期按时出席会议，如无法参会应提前通知理事会主席。《纽约州教育法》第226条规定，如果一名理事无正当理由连续3次缺席会议，则被视为辞职[6]。

最有效的会议应是集中时间和精力着重解决那些对图书馆未来有重大影响的事务，而那些可以由理事个人在会议进程外完成的事项（如阅读会议纪要）则不应占用理事会宝贵的时间。哈佛大学教育学院、非营利组织委员会的权威人士理查德·柴特认为，这种方式的关键概念在于理事会的注意力只集中在真正重要的问题上；充分利用会议时间和流程寻求问题的解决途径；确保理事会作为一个有效的法人团体运作[6]。

理事会会议一般应当在两个小时内完成，如需更长时间，可将讨论问题提交给理事会或馆长作进一步研究，并列出时间表在下一次的会议中进行讨论，总之，理事会应设定一个会议结束时间并持之以恒。为了确保会议的有效性，理事会主席负有确保会议按时召开和会议讨论事务解决质量的职责。

3.3.1公开会议和内部会议

根据《纽约州教育法》第260条a款和《公职人员法》第7章的规定，包括协会图书馆在内的纽约州所有公共图书馆的理事会会议都应向公众开放[7]。同时，如果是达到理事会法定出席人数的行政会议（即便是非正式会议）也必须向公众宣传和开放。所有的理事会会议通知都应发送给新闻媒体，并在图书馆网站发布，在公共场所的宣传栏张贴。内部的行政会议只是作为公开的理事会会议的一部分，而非单独的理事会。行政会议应以投票的形式决定一项事务的执行和除公共资金拨款之外的一般性质事务。当然，这些行为应记录在会议纪要中。

3.3.2会议纪要

依相关法律，所有理事会会议的纪要都必须向公众公开。财务报表和其他官方的记录应保存在一个安全且公众便于查阅的地方。理事会定期会议纪要应包含会议所有建议、决议、行为、表决的记录和总结。尽管非必须，大多数的会议纪要还应包含所讨论问题的摘要。无论讨论的问题是否已被批准，会议纪要在两周内应可供公众随时查阅。

3.3.3法定人数

图书馆章程必须明确理事会的法定人数，或理事会开展事务所必需的最少人数。理事会成员必须出席会议并参与投票，法律不允许以电话会议的形式投票。视频会议是被允许的，但是必须将视频放在公开的网站上，并在会议通知中公布网站地址。根据《纽约州通用建设法》第41条规定，无论法定人数是多少，唯有符合整体的多数意见，理事会方可采取行动[8]。换句话说，如果理事会由7名成员组成，需4个赞成票方可通过决议，无需考虑实际出席的理事有多少名。

3.3.4议程

对于图书馆事务的执行，一个相对确定的议程是非常必须的。会议的议程堪为会议的蓝图，为了避免意外发生，议程应由馆长起草、理事会主席审核，所有相关材料一并提前发给各位理事。理事如要改变议程，应在会议开始时获得认可方可。以下是一个典型的议程模板：（1）会议秩序；（2）效忠誓言；（3）会议议程；（4）前次批准的会议纪要；（5）公开表达阶段；（6）往来函件；（7）相关人员报告；（8）财务主管的报告；（9）馆长和行政主管的报告；（10）委员会报告；（11）过往事务；（12）新的事务；（13）公众表达阶段；（14）下一次会议日期；（15）其他事项[9]。

3.4成 员

3.4.1成员管理

图书馆的管理和运行是通过理事会、图书馆馆长、馆员和志愿者的共同合作完成的。

作为图书馆的管理机构，理事会有责任雇佣一位有能力、具备专业素质和负责任的馆长，之后定期考核和评估其表现。理事会有义务在雇佣关系下全心全意地支持馆长的工作。理事会和馆长之间良好的交流和合作是管理好图书馆的先决条件。

图书馆的日常管理包括馆长对员工的管理。馆长负责管理和监督图书馆其他馆员，是唯一受理事会监督的人员。理事会有责任获悉馆员的情况但要保持谨慎的态度和基于职业规范的恰当距离，以防止对馆长行政特权的侵占，从而造成对其个人身份的质疑及权威的削弱。

3.4.2理事责任

理事会最主要的职责是监管图书馆的财务，图书馆所有的开支都必须经依法举行的理事会会议批准。循环性开支（如馆员薪水和物业账单）则可以在理事会会议之前被批准，但必须在下一次会议获得正式批准。理事会应接收、审查和了解最新的涉及财务状况和采用预算的组织报告，但这并不意味着其应处理每一项开支，其责任是确保适当的制衡以实现图书馆的有效运转，并且适当地尽职调查。

3.4.3人员任免

纽约州教育法规定，一切人事任命类行为都必须经依法举行的理事会会议批准[6]。这并不是说理事会要负责馆长以外的人员的选聘工作。它是指理事会要创设岗位、建立薪酬标准和根据馆长的推荐正式任命员工。简言之，馆长选择员工，理事会任命员工。

尽管理事会基本上会批准所有的任命、头衔和薪酬，并记录在会议纪要中，但往往是简单的人员任命（如兼职后勤人员的任命），无法延续到下一次理事会召开之时。针对这种情况，通常的做法是追溯任命。一般情况下，理事会负责审查晋升更高层位置（如部门主管或副馆长）的员工的文凭及各类证书，以便熟悉图书馆领导层。

3.4.4馆长选拔

图书馆理事会最重要的职责之一就是遴选馆长。馆长不仅要能有效地为理事会服务，也要具备管理图书馆这一公共机构的专业能力，同时还要反馈所在图书馆读者和社区居民的想法。此外，《理事规则》要求所有的公共图书馆都应遵守其设定的馆长任职最低标准，同时公共图书馆也要遵守其管辖区和纽约州的公务员雇用规则[10]。

在着手选拔馆长的过程中，通常会有一些关于公共图书馆、理事会和他们需求的领导阶层等至关重要的问题被问到。例如，图书馆馆长最有价值的品质是什么？图书馆馆长最重要的技能是什么？图书馆馆长在理事会、员工和社区之间扮演什么样的角色？未来5年内对于图书馆最重要的举措和挑战是什么？

图书馆理事会通常都会作出最简便、最快捷或是最低成本的选择。能力足够胜任其职责的馆长是理事会有效管理和铸造成功未来的保障；能力有所欠缺的馆长将给理事会带来更多不必要的工作和一个令人失望的图书馆。每一个图书馆都应有一名合格的馆长，他既受理事会重视又被社区尊重。

为了确保获得最佳人选，候选人应来源广泛。图书馆理事会在彻底评估个人简历的同时应对优秀的候选人附加面谈；在法律许可的范围内进行尖锐的提问；参考推荐信和前任雇主的意见。最后，理事会与候选人之间应对薪酬和福利作出一个公平的协商。

3.5绩效评估

为了保持清晰的沟通和有效的管理，理事会对馆长绩效进行定期评估至关重要，这通常也是最困难的任务之一。理事会对馆长开展年度考核工作的作用有以下几点：（1）馆长工作综述是对其工作表现的一次正式反馈；（2）评估工作为理事会提供了关于图书馆运营和绩效的关键信息；（3）评估过程可以被用于建立图书馆目标，也可以用于建立馆长目标；（4）一次全面的评估可以将薪酬与工作表现挂钩；（5）一次深思熟虑的评估可以为馆长提供动力、方向和鼓励；（6）评估过程可与社区需求相配合，从而为图书馆的持续规划过程提供重要的组成部分；（7）正式的评估过程需要恰当的文件去证明不符合要求的绩效[11]。

作为绩效评估的依据，一份书面的、合理的和最新的工作说明是必不可少的。年度评估开始的时间通常是理事会主席及成员关注图书馆面临的最重要问题以及评估馆长和理事会如何作为一个团队履职之时。评估的形式多种多样，但真正重要的事情通常不是评估的形式，而是评估的过程。为了使评估过程更有效，《纽约州公共图书馆理事会手册（Handbook for Library Trustees of New York State（2010））》中列出了以下一些评估技巧：（1）要有一个有效的、客观的工作描述；（2）要有一个书面的协议或合同规定馆长聘用的条件、薪酬和福利；（3）由理事会成员就工作的关键方面进行一个书面评估，或由馆长提供一份详细的自我评估材料由理事会审查和讨论；（4）针对图书馆的长期目标和战略计划评估馆长的绩效；（5）利用评估馆长的机会同时评估理事会的绩效；（6）确定全体理事会成员都参与了评估过程；（7）评估过程应秉承开放、诚信、面对面的原则[11]。

理事会应时刻铭记其首要的责任对象是图书馆和服务的社区。很多理事会并不习惯雇主这一角色，他们常常宁可身处尴尬位置也不面对现实。特别是在一些小型图书馆，理事和图书馆员常常是多年的朋友和邻居，他们并不愿意直接去处理人事问题，最终导致了对图书馆和所服务社区的利益的损害。如果一名馆长持续被认为无法胜任图书馆管理工作，理事会就必须物色新的馆长而非为其找借口或自己来运转图书馆。

[1]Handbook for Library Trustees of New York State(2010)[EB/OL].[2014-05-03].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html.

[2]Types of Library Systems: A Comparison[EB/OL].[2014-05-05].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/libs/libtypes.htm.

[3]Library Laws and Regulations[EB/OL].[2014-05-07].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#Laws.

[4]Trustee Duties and Responsibilities[EB/OL].[2014-05-08].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#Duties.

[5]Library Board Organization[EB/OL].[2014-05-08].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#BoardOrganization.

[6]Ed.Law Sec.226 - Powers of Trustees[EB/OL].[2014-05-09].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/edn226.htm.

[7]Ed.Law Sec.260- Trustees[EB/OL].[2014-05-09].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/edn260.htm.

[8]General Construction[EB/OL].[2014-05-10].https://www.lawserver.com/law/state/new-york/ny-laws/ny_general_construction_law_41-a.

[9]Open Meetings and Executive Sessions[EB/OL].[2014-05-10].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html#BoardMeetings.

[10]Commissioner's Regulation 90.8- Personnel[EB/OL].[2014-05-10].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/excerpts/finished_regs/908.htm.

[11]Planning and Evaluation[EB/OL].[2014-05-12].http://www.nysl.nysed.gov/libdev/trustees/handbook/index.html# PlanningEvaluation.

吴丽娟 女，1981年生，硕士，现工作于深圳图书馆，馆员。

Research on System of New York State Library Board of Trustees in the United States

There are more than 750 public libraries and 23 public library systems in New York State.The system of library board of trustees plays an important role in the library to reveal the urban vitality during its hundred years' development history.New York Library Association(NYLA) is the support power of local libraries, and it is one of the most important sources of information.It is the state organization of library board of trustees which provides a series of valuable services.The system of New York State library board of trustees has perfect policy guarantee mechanism, well-defined board missions, normative meeting specifications and employment mechanism with clear rights and responsibilities.

Library; Board of trustees system; New York State

G251

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