基层电大外聘教师档案管理工作初探

何小婷

（阳江市广播电视大学，广东 阳江 529500）

基层电大外聘教师档案管理工作初探

何小婷

（阳江市广播电视大学，广东 阳江 529500）

当前，在众多市、县级电大中，外聘教师已成为办学工作的主要依靠力量，学校教学业务的开展和教学任务的完成，离不开外聘教师的参与和支持，加强外聘教师队伍的建设和管理日趋迫切。完善外聘教师的档案管理，是加强外聘教师队伍建设与管理的前提和基础。然而，出于校方观念僵化、重视不足等原因，基层电大外聘老师档案管理的水平普遍不高，一些学校甚至处于空白状态。本文试图对基层电大外聘教师的档案的建设和管理进行初步探讨，冀为相关工作提供有益的启示。

开放教育 基层电大 外聘教师 档案管理 师资建设

处于电大办学系统基层地位的市、县级电大，普遍存在自有师资不足的情况，向外聘请兼职教师完成教学工作是学校的必然选择。当前，在众多市、县电大中，外聘教师已经成为学校办学工作的主要依靠力量，某些基层电大外聘教师的数量超过在编教师的数量。但是，在外聘教师队伍的建设和管理上，各基层电大不同程度地存在一些不足，其中外聘教师档案管理工作薄弱是各所学校普遍存在的通病。外聘教师档案的建立和管理，是学校办学工作中适才适用的前提，是避免人才供需错位的保障，是提高教学质量和学校声誉的基础。为此，加强基层电大外聘教师档案管理工作，显得尤其重要和迫切。

一、加强基层电大外聘教师档案管理工作的意义

（一）加强外聘教师档案管理工作是基层电大师资储备的关键。

基层电大自有师资不足，需要向外聘请兼职教师弥补和加强师资力量。而外聘的兼职教师因为本职工作、家庭、身体状况等方面的变动，为基层电大服务时间不能保证，流动性很大，中途离职的情况难以避免。同时，电大系统会随着社会经济发展而开办新的专业，或开设新的课程，需要物色和聘用对口教师。要解决这些问题，保证学校教学工作的顺利推进和办学任务的圆满完成，基层电大就必须建立一定的师资储备。基层电大的师资储备具有“不为我有，但为我用”的特点，关键在于建立一个涵盖所有“能为我用”的人才的信息库，这实质上是师资队伍特别是外聘教师档案建设和管理的内容。

（二）加强外聘教师档案管理工作是基层电大适才适用的前提。

社会人才的多样性、差异性，以及电大课程的特殊性、复杂性，向基层电大提出教师的适配问题。基层电大要保证教学效果和办学质量，选用的教师必须专业对口，水平达标，能为学生的学习、进步提供优良的教学服务。因此，基层电大首先要对可供选择的师资有充分的了解，对每一名教师的专业出身、能力特长、教学水平都有全面的、准确的把握，然后才能根据学校开设的专业、课程的要求进行安排配备。从这一角度看，基层电大设置岗位、安排人员收集外聘教师资料，建立内容全面、真实的档案，并加强其管理和应用，是实现适才适用的前提，是保证办学质量的基础。

（三）加强外聘教师档案管理工作是基层电大教师培训的需要。

有计划、有组织地安排现职教师进行知识更新和能力提高的培训，是基层电大适应社会经济发展，人才标准与内涵变迁，以及教育教学模式改革的需要。这一项工作的开展，既要从电大课程教学的要求出发，又要结合教师自身的实际情况。加强外聘教师档案管理工作，全面而准确地掌握外聘教师的情况，了解其优势和不足，可以为组织他们进行针对性的培训提供依据，从而保证培训效果，意义重大。

二、当前基层电大外聘教师档案管理工作的问题

在对一些学校进行调查后，我们发现基层电大外聘教师档案管理工作普遍较薄弱，与档案工作规范存在较大的差距，远远不能满足学校对办学资源进行科学开发和有效管理的需要。

（一）外聘教师档案管理没有纳入学校常规性工作。

我们在对粤西地区一些市、县电大进行调查后发现，各学校均按当地政府档案部门的要求，在学校办公室（或人事部门）设置档案员岗位，并配备专职人员。但其职能和任务偏重于收集、建立、管理单位行政档案和在编员工的人事档案，而很少涉及外聘教师档案的收集和管理。相当多的学校将外聘教师的联系、聘用工作放在教务（教学）部门，因而外聘教师的相关资料也由教务（教学）部门收集存放，由某一工作人员兼管，职责模糊，任务似有还无，工作欠缺连续性。

（二）缺少管理章程，工作随意性大。

基层电大缺少对外聘教师档案管理工作的统筹和规范，某些学校没有制定关于外聘教师档案管理的规章制度，没有形成资料收录、档案立卷等的标准和操作规程，兼管该项工作的人员任务不够清晰，责任不够明确，工作随意性大，缺乏不断完善外聘教师档案的动力。

（三）外聘教师档案资料不全，补充、更新不及时。

大多数学校建立的外聘教师档案，材料很少，内容十分简单，仅收录有学历证书、资格证书等数张复印件和基本的联系方式，而欠缺能力特长、教学（工作）经历、教学效果评价等信息，很难为学校合理聘用和科学培训提供依据。在外聘教师的情况出现变化后，档案管理人员工作跟进不到位，没有及时补充或更新资料，造成外聘教师档案信息不准确、不真实，给学校工作带来不利影响。

三、基层电大外聘教师档案管理存在问题的成因分析

（一）学校领导认识不足，重视不够。

某些基层电大没有设立外聘教师档案管理的专门岗位和配备专职人员，没有制定外聘教师档案管理的规章制度，没有提出相关工作的标准和要求，没有配置专用场所和设施，从根本上说，源于学校领导对加强外聘教师档案管理工作的意义认识不足，重视不够。领导者是单位工作的掌舵者，是单位资源的分配者，其观念和态度决定着单位的前进方向、发展模式和工作侧重。从调查情况看，某些基层电大的领导十分重视学校的招生、教学、建设、财务等工作，但普遍对学校档案工作缺乏足够的认识和重视，很少过问学校档案工作，对不在编的外聘兼职教师的档案建设和管理，更是极少关注。因此，某些基层电大极少在外聘教师档案建设和管理上进行投入，严重制约了该项工作的开展。

（二）工作人员意识不强，专业技能欠缺。

在某些基层电大中，负责外聘教师档案管理的人员本身是兼职的，同时还有别的工作任务需要完成。在他们看来，这些工作要比外聘教师档案管理更重要。因此，他们在外聘教师档案管理上投入的时间和精力十分有限。在学校没有要求和安排的情况下，希冀他们自觉学习和钻研档案管理业务，掌握档案管理专业技能就更不可能。档案管理者不熟悉档案管理的准则和规程，只能根据自己的理解和习惯收集信息建立档案，当然无法提高外聘教师档案管理的水平。

四、加强基层电大外聘教师档案管理工作的对策思考

（一）提高学校领导对外聘教师档案管理工作的认识水平与重视程度。

提高基层电大领导对外出教师档案管理工作的认识水平和重视程度，是做好该项工作的必要条件。只有当学校领导充分认识到加强外聘教师档案管理的意义，带头重视外聘教师信息的收录、整理和归档，才会带动和促进相关人员自觉钻研业务，提高能力，改进工作。同时，学校领导高度重视外聘教师档案管理工作，才会积极投入人力、物力，解决外聘教师档案收集、整理、立卷、存放等环节存在的问题和困难。为此，基层电大的领导应当转变观念，拓展工作思路，清楚地认识到在外聘教师成为学校办学主要依靠力量的当前，加强外聘教师档案管理是建设高水平师资队伍的基础，是保证人才培养质量的前提，从而在资源上给予有力支持，推动外聘教师档案建设管理的规范化、完善化和常态化。

（二）设定外聘教师档案管理岗位，明确岗位职责和工作目标。

基层电大要将外聘教师档案建设和日常管理提上学校工作日程，纳入学校常规业务范畴。相关管理岗位应科学设置，明确工作目标和职责，建立起由分管领导、部门领导和档案工作人员构成的档案管理网络，理顺领导与管理的关系，建立起一级抓一级的监督机制，保证工作的开展、落实。负责该项工作的人员要优化配置，选派具有一定档案工作基础和档案责任意识的教职工充任。如果工作人员还要兼顾其他业务工作，学校就要对其工作进行适当调整，防止其他业务过多过重，挤占外聘教师档案管理的精力和时间，影响档案管理工作的质量和效果。总之，加强外聘教师档案管理工作，要做到领导有保证，工作人员有保证，工作时间有保证，经费开支有保证。

（三）健全外聘教师档案管理工作制度，规范工作流程。

完善的制度是有效管理的前提，规范的程序是工作质量的基础。基层电大要根据本校的实际情况，制定外聘教师档案建设和管理的规章制度，在明确工作岗位和人员职责、任务基础上，规范设计外聘教师档案工作流程。通过健全外聘教师档案管理工作制度和规范工作流程，调动相关人员做好该项工作的主动性和积极性，使外聘教师的相关信息在办学过程中不断积累、更新，做到去粗取精、去伪存真，从根本上保障外聘教师档案的有效性、准确性和完整性，实现外聘教师档案建设管理的常态化、长效化、持续化、有序化。

（四）强化在岗人员的档案意识，提高其业务素质。

加强外聘教师档案管理工作，需要有符合现代档案工作要求、熟悉档案业务的人才作为保障。为此，基层电大要重视在岗工作人员素质的培养、提高：第一，在岗位人员配备上，要选拔政治意识、大局意识和责任意识较强的教职员工配备到档案工作岗位；第二，重视在岗人员的继续教育，尽可能地为其提供档案工作技能训的机会，不断提高他们的业务水平和工作能力；第三，完善激励机制，充分运用激励手段，充分调动在岗人员的工作积极性，从而实现外聘教师档案管理工作水平的有效提升。

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