档案管理“健康指标”发布

■文/本刊记者　尚芳

档案管理“健康指标”发布

■文/本刊记者尚芳

6月2日，国家质量监督检验检疫总局和国家标准化管理委员会批准发布了《社会保险业务档案管理规范》（以下简称《管理规范》），将于2016年1月1日起实施。这意味着社保业务档案规范化管理制度和标准体系建设取得了重大进展。

社保业务档案是指社保经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。天津市社会保险基金管理中心主任吴承明曾形象地将其比喻成是“衡量经办服务依法合规的健康指标”，其重要性不言而喻。

2009年人社部和国家档案局联合起草了《社会保险业务档案管理规定（试行）》（以下简称《规定》）。《规定》的颁布实施有力地推动着社会保险业务档案管理走上规范化、标准化轨道。5年多来，人社部社保中心在全国社保经办系统积极推进社保业务档案规范化管理，实现了制度从无到有、机制从无序到规范、管理从粗放到精细的重大转变。据统计，截至2014年12月底，全国市县两级城镇职工基本养老保险和基本医疗保险经办机构中已有722个市级经办机构和4375个县区级经办机构业务档案通过了达标验收，分别占市县经办机构总数的93%和82%。今年上半年，县级机构验收达标率达到86%。目前，全国共有33个省级机构完成了全部市县达标验收。

在实际推进过程中，也有一些地区对业务档案管理工作认识存在误区，有个别人，甚至是单位的主要负责人，认为业务档案整理工作是形象工程、面子工程，就是为了整齐好看，为了应付检查，没有实质性意义。对此，人社部社保中心副主任徐延君表示，社保业务档案管理是社保大厦的根基，对业务档案规范化管理的认识不能仅仅停留在业务资料收集、整理、保管的层面，要深刻认识到业务档案管理对规范业务经办所发挥的促进和监督作用，全力做好社保业务档案管理工作。

《规定》实施以来，关于业务资料归档范围和保管期限修订的呼声越来越多，许多问题亟待研究解决。比如，近几年反映强烈的医疗票据保管期限；在信息化、数字化与有限的人力、财力以及场地资源的综合利用上，纸质档案是集中保管还是分散保管，如何提高保管效率；在前台业务管理模式的选择上，是业务办理即时扫描还是后台集中扫描，如何管控数字化质量、如何实现综合办理与经办效率的有效结合；在大力推行网上经办的情况下，纸质档案怎样保存，如何分类保存、如何实现电子档案标准化管理等一系列问题，都将成为社会保险档案管理的科研题目。

2014年2月，中办国办印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的意见》（中办发〔2014〕15号）中提出“切实推进档案存储数字化和利用网络化”的要求。基于网上经办的不断扩大和社会保险业务档案量大、增速快、查询利用多、库房面积有限的特点，推进数字化进程已成为当务之急。

针对当前形势，徐延君认为，档案电子化是方向，但应该在条件具备的前提下稳步发展。任何时候，电子档案都不可能完全取代纸质或实物档案。当前纸质档案作为原始的具有法律效力的文件资料，事关参保对象切身利益，必须按照法律、法规规定的保管期限妥善保存。在国家没有出台相应的法律规定之前，任何单位都不能因为有了电子档案或影像档案就废弃或取消纸质档案的保存。目前，推进社保业务档案标准化、数字化、信息化建设才刚刚起步，在标准的操作执行、数字化的质量保障以及信息化的功能实现等方面，仍有许多专业、技术以及工作方法上的问题需要去研究解决。特别是在数字化过程中，要通过建立过程控制和问题追溯工作机制来保障扫描质量，这是为档案查询利用提供有效、真实、完整电子档案的重要保证。

档案管理工作只有起点，没有终点。徐延君强调，今后一段时期，各地社保经办机构要以全面实施管理标准为主线，以开展“回头看”活动为载体，以推进档案管理与业务工作融合为路径，以信息化、数字化为手段和方向，以强化人才培养为支撑，以深入开展档案管理科研为保障，全面提升系统业务档案规范化管理水平，推进业务档案管理由前五年的制度创建期，向未来五年全面提升管理质量期转变。■