医院人事档案管理的数字化实现过程

【摘要】目的 建立数字化的医院人事档案管理系统。方法 本文通过分析传统人事档案管理的不足，并结合医院人事档案数字化服务的优点与医院人事档案管理的数字化实现过程，建立医院人事档案管理系统。结果 传统医院人事档案管理工作具有设备老化、管理人员意识落后、管理方法及制度落后等问题，医院人事档案管理系统可有效避免传统人事档案管理工作的问题。结论 医院人事档案管理的数字化服务是未来的趋势，但建立数字化服务的同时还要考虑其共享机制带来的安全隐患，仍需要不断完善其数字化服务体系。

doi：10.3969/j.issn.1674-9316.2015.05.002

作者单位：362000 福建医科大学附属泉州第一医院

The Digitizing Implementation Process of Hospital Personnel File Management

MEI Haiyan The Affiliated Quanzhou First Hospital of Fujian Medical University，Quanzhou 362000，China

【Abstract】

Objective Building the digitizing hospital personnel file management system. Methods This paper analyze the shortcomings of traditional hospital personnel file management and the advantages of information technology development. Outlined the implementation process of digitizing hospital personnel file management and digitized form of hospital personnel file management system. Results Traditional hospital personnel file management methods，institutional and hardware devices is backward，and some manager awareness is weak. That would affects the building of hospital personnel file management. Digital services system can effectively solve the traditional hospital personnel file management problems. Conclusion Hospital personnel file management digital services is the future development trend. Because of the sharing mechanism，the establishment of digital services also need to consider the security risks. So we still need to improve the digital service system.

【Key words】Hospital，Personnel file management，Digital implementation

人事档案是以文字、影像等形式客观、全面、长久的记录个人基本情况、人事变动经历及其他各种形式的综合信息。人事档案管理就是对档案信息进行收录、统计、编辑、保管等行为的管理活动 ［1-3］，医院人事档案管理是医院管理中重要的组成部分，是对医院人事调动、管理人员等方面的重要补充。随着近年来我国社会经济的不断推进，医院人事制度也在不断变化，医院人事管理也在加强完善。现在，与以前的医院人事管理相比较，医院人事变动更加频繁，医院人事管理更加复杂，这对医院人事档案管理提出新的要求 ［4-5］。而随着信息技术的不断创新，建立医院人事档案管理系统的数字化服务是医院人事管理工作的发展目标，可以弥补传统医院人事档案管理的不足，而且使得医院管理更加全面、快捷。

1 传统医院人事档案管理存在的问题

1.1 管理方法和制度落后

现在许多医院依照传统的档案管理方式对档案进行存储、检索和运用，将档案堆放一起，并没有进行严格的分类，技术手段落后，没有运用计算机和相关软件进行管理，效率低下，容易导致许多问题，并使档案管理变得冗杂；在管理制度方面，由于没有严格的制度审查，导致档案的机密性和专业性遭到破坏。

1.2 相关硬件设备落后

虽然现在医院发展非常迅速，但是人事档案管理工作由于不是主要业务，管理层把医院的主要资金用于医疗器械上，对医院人事档案管理关注不足，人事档案管理设施老化长期得不到改善 ［6］；经费投入不足，信息电子化进展慢；相关设备落后，导致档案管理的疏忽，存在隐患。

1.3 管理人员的意识落后

目前，医院人事档案管理者对档案管理的重要性认识不足，没有受过专业知识和专业技能的培训，相关人员管理意识淡薄，知识更新不够，业务素质不高。部分管理人员仍根据传统经验管理医院人事档案，对医院人事档案管理工作缺乏创新和效率 ［7］。对医院人事管理的数字化发展准备不足。

2 医院人事档案管理数字化发展的优点

2.1 整合信息，提高共享程度

传统的人事档案管理会因为要求的不同进行记录，这是纸质档案管理的缺点，这使得信息的共享和传递受到限制。医院人事档案管理系统内置丰富的人事档案字段，可自行对电子信息的字段进行分类。利用数字化程序将人事档案数据进行输入和输出，并对电子档案数据进行整理和归类。建立信息化的人事档案管理方式，可以对医院人员的人事调动进行记录，并可以建立明确的医院人事管理工作流程，将医院人事管理与医院其他部门工作结合起来 ［8］，提高医院管理工作的效率，加强医院信息资源的整合。

2.2 提高医院人事档案管理的效率

信息技术使档案的存贮检索和复制日益变得方便快捷，纸质档案一般繁杂、冗长，导致目录检索效率低且耗时长。对纸质档案进行信息化录入之后，则可以利用数字化管理系统建立相应的数据库及检索目录。并利用数字化管理系统特有的快捷检索工具搜索相应的信息资料 ［9］。电子信息化的人事档案管理系统还提供多种字段结合的检索方法，相比于手工检索方法，电子档案精确检索、效率更高，无需再到档案室翻阅原件，大大节省人力、物力，降低了成本。

2.3 提高档案的安全性

医院人事档案管理系统的数字化实现，也是提高医院人事档案管理安全的客观要求。建立医院信息系统等相关管理服务后，通过对纸质档案进行电子化转换，并利用目前先进的计算机储存能力，建立一个可与纸质档案相对照的电子档案，特别是将一些难以保存的纸质档案进行电子化转换之后，档案管理工作便可在数字化系统中进行，不仅可以减少对纸质档案的复杂保护工作，还可以加强档案的机密性以及延长档案的寿命 ［10］。

3 医院人事档案管理的数字化实现过程

3.1 档案信息数据库的建立

档案信息数据库的建立可依据医院人事档案管理的规模，比如办公自动化OA、医院信息系统HIS已广泛应用到人事档案工作中，医院资源规划HRP也成为部分大型医院重要的管理手段 ［11］。不同的档案信息数据库有其各自的特点，要根据医院的实际情况进行选择。

其次是将纸质档案进行信息化转换，纸质档案的信息化转换主要是通过建立各种形式的数据表来实现，因此必须要把纸质档案中的相应内容对应到数据表中。同时必须对纸质档案进行分类，确定纸质档案的数据表形式，并确定相应的内容字段。在进行档案图像采集之前，必需先建立档案目录，将Excel格式的档案目录导入该系统，形成标准目录，根据导入文件，确定份数与页数，确定应该扫描的页数。在纸质档案导入之后，我们还需要将电子档案与纸质档案进行对照，保证其一一对应。

最后是设计档案信息系统的交互界面，档案信息系统包括前台操作系统及后台管理系统，必须对这两个系统相应的界面化操作进行设计。前台显示界面主要是检索、管理相应的资源信息，前台界面力求简单明了，有助于查询人员能够迅速有效的进行查询；后台管理界面主要是相关人员对数据库进行添加、修改等操作，必须能够满足档案管理人员对不同情况的档案的收录要求，尽量系统、完整。

3.2 设计查询系统

人事档案管理的核心就是通过发展信息化和数字化服务对人事档案及其相关信息进行加工、更新、检索等操作 ［12］。医院人事档案管理系统的建立的目的是通过发展信息化使档案管理变得更加便利，以满足不同管理者的要求。需提供丰富实用的属性或字段，如提供基础属性、字段查询功能{姓名、学历、工作、专业资格等）；系统提供方便快捷的字段属性的增删功能，实现档案动态管理，能够全面、完整的管理档案的基本信息和变动信息。

在前台显示界面上需要对检索条件进行设计，检索条件中的字段设置可以根据数据库中不同字段的重要性来实现。检索条件从总表中选中命中的记录动态，生成符合要求的查询表。对此，系统需提供多种查询机制以满足不同查询者的要求，可以设置档案信息编辑模式，灵活设定查询条件，实现查询者对档案特定信息查询的要求；系统可提供包括档案基本信息查询、档案录入查询、档案调离查询、资料写入查询、资料删除查询、检阅档案信息查询、已到未入库档案查询、未到需入库档案查询，可按档案的分类查询，检索显示多种档案信息查询机制。同时，档案信息系统需建立统计模式，对档案的检阅，资料录入，信息变更等进行统计，以便能实时跟踪档案的变化。

3.3 档案数据库的更新

档案信息库是不断变化的，电子档案的信息化更替越来越快，所以医院人事档案的管理人员需要对电子档案进行及时的更新及检查，加强档案的可靠性和完整性。档案数据库的更新可以是多层级，可由医院各科室部门负责人、内部用户、医院上下级用户与管理员进行权限的调用，从不同的系统接口输入档案数据，最后由管理者进行审查和批准，以提高档案更新的效率。医院人事档案信息系统也是在不断变化的，所以，相应的医院人事档案数据库也应该根据电子档案管理的需要，改进相应的功能，并由管理员负责与软件系统开发商进行沟通交流，能够更好的使档案系统适应医院的管理。

3.4 建立分级管理模式

传统的医院人事档案管理工作全部由档案管理人员负责，而且大多数的医院管理人员并不是全职负责人事档案工作，这无疑加大了管理人员的工作负荷。当医院人事档案管理系统建立以后，可以建立分级管理模式，建立管理员、科室用户、单位领导、单位内部用户等多种管理等级。各级别用户查询档案、录入档案的过程基本一致，都需经过管理员的授权及领导的批准才可进行查阅、录入。利用多种管理级别的档案查询、录入模式把档案多渠道导入管理系统中，将各类档案有序的进行存储，并可按照权限进行查询使用，并将各类应用界面入口集成到统一的后台管理系统中，从而提高档案管理的效率。

管理员对档案系统具有最高权限，可对档案进行所有的操作和管理，可对档案进行采集、录入、调用、检阅，对档案信息的变更进行管理和操作，可以对档案信息进行增减、修改、删除、写入等操作，可对数据库中的信息进行检查和审阅，对各个级别的查询者进行授权和监察，管理不同查询者的权限。科室用户必须经过管理员授权后才具有管理权限，需在上级领导的同意下，才可对档案进行查阅。单位领导需要经过管理员授权后才可以查询档案。不同级别的用户对可查询档案的范围也是具有严格的控制，必须在管理员的监督下进行档案的查阅

3.5 人事档案管理制度的建立

当建立医院人事档案管理系统之后，相关制度的建立也是必不可少的，通过确立规章制度，确定各相关负责人的职责及义务，档案系统使用的章程以及文件、数据归档的标准和规定，使各个部门、人员的信息收集、档案系统的使用快捷高效。对管理人员进行科学、系统的培训，从理论、技术和业务等方面进行学习，提高管理人员的计算机能力与信息化意识，提高工作者的文字语言能力、综合分析能力。同时档案管理人员要加强工作态度，主动整合人事管理资源信息，并与医院各部门进行交流共享，为临床、教学和科研工作服务。

4 结论

医院人事档案的信息化过程是时代发展的趋势，不仅会减轻管理人员的工作压力和工作方式，也会提高管理的效率，并加强了医院人事档案管理的保护性工作。但是由于医院人事档案安全的重要性，我们在建立人事档案管理系统数字化过程的同时还要考虑其资源信息交互所带来的安全隐患。虽然我国早已建立一系列的网络安全法规，但是，档案信息保护的法律法规仍不够严密，除非档案信息泄露引起巨大的社会后果，现有法律法规仍较难处置。这会影响人事档案管理系统的安全性、可靠性 ［13］。对于医院人事档案管理文档的一体化与办公自动化发展，若没有法律作为支撑是难以实现的。这就要求我们在不断地完善人事档案管理数字化服务体系的基础上，进一步完善医院档案管理的制度，同时加强电子档案管理的安全性、严密性，使其能够更安全、稳定、高效地为医院服务。