基于OA系统集成平台的医用材料管理流程优化研究

邓 力 郭 赤 胡承穆 张 冀

基于OA系统集成平台的医用材料管理流程优化研究

邓 力①郭 赤②*胡承穆③张 冀②

目的：随着医用材料产业的迅速发展，如何对医用材料进行有序管理是医院职能部门和使用科室迫切需要解决的问题。方法：通过将办公自动化(OA)系统与医院信息系统和医院物资供应链管理系统集成，发挥各自优势，取长补短，理顺关联关系，优化医用材料管理流程。结果：该平台可为医院提供完整的医用材料追溯解决方案，增加工作效率，增强透明度，提高管理水平。结论：所提出的集成平台管理方案为医用材料管理流程优化研究提供一种新的思路，提升了医用材料的管理水平。

办公自动化系统；医院信息系统；医用材料；管理流程

[First-author’s address] Medical Equipment Department, Wuhan University Zhongnan Hospital, Wuhan 430071, China.

近年来，随着医用材料产业的迅速发展，各类新型材料不断涌现并应用临床，推动了医院技术进步[1-2]。然而，由于医用材料品种及规格型号繁杂、专业性强、使用面广，高值耗材中的备货及跟台植入性材料使用存在监管漏洞，传统管理方法已无法满足医用材料的管理要求[3-4]。因此，如何对医用材料进行有效管理是医院职能部门迫切需要解决的现实问题。

1 医用材料管理流程优化方案

医用材料的管理整体优化应围绕一个核心，即全过程实现信息化管理。所有进入医院的材料应达到从财务预算、计划编制、采购实施、出入库管理、临床二级库和科室材料使用管理以及医嘱核销管理等，均依托信息技术实现[5]。为提高医院管理水平，降低成本增加效益，保证产品质量安全，实现对医用材料全过程、专业化及信息化的管理，本研究将办公自动化(office automation，OA)系统与医院信息系统(hospital information system，HIS)和物资供应链管理系统进行了集成，通过3个系统的优势集合，优化管理流程，提高供应效率[6-8]。

优化方案设计流程为：[OA系统]申购审批→审查证件→议价或招标→OA系统终结→[HIS]基本信息维护→医用材料与医保对应→签订耗材合同和廉政责任书→档案管理→[医院物资供应链管理系统]临床使用计划(提交备货)]→中心库房管理(采购人员确认需求，并向供应商提交采购订单；供应商备货、准备条形码，并配送到医院)→二级库房管理(库管人员验收，入库到临床科室二级库房，临床接收确认)→使用(手术使用登记、收费记帐，自动冲减库存并生成备货需求)→会计做帐→付款→安全事件监测和上报→销毁。

2 办公自动化系统

(1)申购审批依据。同类医用材料原则上不多于4个品牌，进口、国产兼顾，高、中、低档次搭配。

(2)审查证件。供货厂商需提供：生产厂家产品授权书(原件、效期)，生产厂家的证件(营业执照、生产企业许可证、组织机构代码证和税务登记证)，代理商的证件(营业执照、经营企业许可证、组织机构代码证和税务登记证)和医疗器械注册证。

(3)议价或招标。在主管院领导主持下，设备处与监察审计人员对医用材料进行议价或招标。新品种医用材料进入医院需进行招标，同类产品原则为3家以上公司；其他情况采取议价形式。医用材料若有卫生部招标价格，将其价格定为上限价进行议价。医用材料若有省市招标价格，将此作为议价上限价。

(4)OA系统终结。将医用材料议价或招标结果输入OA系统，到此OA系统执行完毕，态显示已结束。

3 HIS信息维护

3.1 医用材料基本信息维护

生产厂家资料维护包括：营业执照、生产企业许可证、组织机构代码证和税务登记证的输入。代理商的资料维护包括：营业执照、企业经营许可证、组织机构代码证和税务登记证。再做物资分类与字典维护，物资医用材料按植入材料、高值耗材和常规耗材进行分类，其中医用植入材料指进入人体材料(如骨科材料，心内、心外科介入，神经内科、外科和放射科的外周血管介入材料，眼科晶体和消化内科ERCP等)；高值耗材指单价≥1000元，常规耗材指单价＜1000元；字典维护包括：物品名称、规格型号、最小单位、开票价、收费价、生产厂家、供货公司和产品注册信息；医用材料价格加成原则：按政府物价指导规定加价，医用材料1000元以内，按8%加成，1000～5000元内，按5%加成，5000元以上，按3%加成。

3.2 医用材料与医保对应

按武汉市医疗服务价格手册目录，分别找出按项目或对应的收费编码。医保四项对应分别是：武汉市劳动和社会保障信息系统(V2006)；新型农村合作医疗省级转诊系统；新型农村合作医疗系统(2008版1＋8城市圈)；异地就医结算系统。

3.3 签订耗材合同与廉政责任书

根据医院监察审计的要求，为规范医院和各供货方商务行为，要求共同签订耗材合同和廉政责任书。3.4 医用材料档案管理

建立完善医用材料管理档案，内容包括：生产厂家产品授权书、生产厂家的证件(营业执照、生产企业许可证、组织机构代码证和税务登记证)、代理商的证件(营业执照、企业经营许可证、组织机构代码证和税务登记证)、医疗器械注册证、医院医用耗材申购表、耗材合同和廉政责任书。

4 医院物资供应链管理系统

(1)可收费材料供应链管理系统流程。可收费材料主要包括植入材料及高值耗材，其供应链管理系统流程为：临床科室报计划→中心库房(科室订单、材料采购)→二级库房(手术室、介入室)→科室使用(患者使用登记、条码溯源、使用出库收费)→监测指标(消耗数量、使用数量、收费金额和次数)。

常规耗材供应链管理系统流程为：临床科室报计划→中心库房(科室订单、材料配送、验收、打出库单)→二级库房(供应室)→科室使用(使用总量控制、收支比)→监测指标(科室材料领用、收入、消耗金额、库存金额和定额控制比例)[11-12]。

(2)不可收费材料供应链管理系统流程为：临床科室报计划→中心库房(零库存化学试剂采购申请、材料配送、验收、打出库单)→二级库房(检验科)→科室使用(使用总量控制、收支比)→监测指标(科室试剂消耗量、收入、每人份试剂成本)。

(3)会计做帐及付款。会计做贷方科目为银行存款的付款记账凭证，包括购入明细表和发票。根据医院的签字程序，审签后进行付款。流程为：设备处保管→会计→采购→处长→主管院领导→主管财务院长→医院财务处相关人员审核→开支票或汇款。

(4)安全事件监测和上报。规范医疗材料安全事件监测，纳入常规工作，发生不良事件及时通过国家信息系统完成上报。

(5)销毁。根据国家对医用材料的相关规定，进行登记回收销毁。

5 结语

随着医学技术的不断创新发展，医用材料类别品种与日俱增，而且其流量大，供应流程复杂，涉及设备、后勤及信息科等多个管理部门及临床科室，各部门必须统一协同配合，否则易出现管理漏洞[11-12]。医院使用OA系统可以将工作人员从繁琐复杂、无序及低端的工作环境中解脱出来，剩余更多的时间处理更有价值的事情[9，13]。同时，HIS的建设在医院的管理尤其是医用耗材出入库的管理中也发挥着显著作用[14-15]。将OA系统、HIS系统与医院物资供应链管理系统集成，相互关联，取长补短，实现了医用材料从进院到使用在患者身上全程跟踪，即可产品溯源到厂家或代理商，又便于对患者随访追踪，明显降低了医用材料使用的风险。通过实践，为医院优化管理流程，改善服务质量，降低医疗成本，提高工作效率，提供一种新的模式[16]。

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Optimization research on medical material management flow based on integrated platform of OA system

DENG Li, GUO Chi, HU Cheng-mu, et al// China Medical Equipment, 2015,12(1):128-130.

Objective: The industry of medical material develops rapidly, so how to manage the medical material efficiently is the key to resolve for the management department of hospital device. Methods: The office Automation system was integrated with the Hospital Information System and the management system of hospital material supply chain, which gathered the superiority of the three systems and make up their deficiencies. Also, the system optimized the management flow of medical material and straightened out the relationship of medical material. Results: This could provide the perfect trace way for hospital, and increase the efficiency and transparency of management, and improve the management level in hospital. Conclusion: The proposed integrated platform management plan could provide a new idea for the optimization research on medical material management flow, which would greatly improve the management development of medical material.

Office automation system; Hospital information system; Medical materials; Management flow

邓力,男,(1967- ),本科学历，副主任技师。武汉大学中南医院设备处，研究方向：医用耗材采购与管理。

1672-8270(2015)01-0128-03

R197.324

A

10.3969/J.ISSN.1672-8270.2015.01.042

2014-07-24

①武汉大学中南医院设备处 湖北 武汉 430071

②广州军区武汉总医院医学工程科 湖北 武汉 430070

③北京航天总医院设备科 北京 100076

*通讯作者：guored1000@sina.com