加快构建中国石化电子文件管理体系

□ 云 霄

电子文件具有高时效性和集文字、图像、声音、视频于一体的多媒体优势，以及特殊的时空存储特征。加强电子文件管理是提高企业现代管理水平、提高工作效率的重要手段。

近年来，国家高度重视电子文件管理工作，并于2010年将电子文件管理上升到国家战略层面。中国石化因信息化建设和应用基础较好，管理较规范，2012年被国家选为全国电子文件试点仅有的两家央企之一，已于2014年12月中旬通过验收。当前，中国石化有必要学习借鉴发达国家特别是西方先进跨国公司的做法，把电子文件管理提高到企业发展的战略层面，充分发挥电子文件在生产经营改革发展中的作用。

管理现状及主要问题

2001年以来，中国石化就以“国际标准、中国国情、石化特色”为理念，研究、规划和实施了各类信息管理系统，中国石化电子文件管理工作也在信息化建设的有力推动下取得了较好成绩。办公自动化系统方面，根据自身办公管理实际需要，推动了办公自动化系统建设和全生命周期的电子文件管理工作；生产经营及其他信息系统方面，研究探索重要数据在线归档，开发出与生产经营系统相关的归档接口，将重要数据资料从系统中抽取出来，自动导入档案系统按阅读方式形成归档文件格式保存，实现生产经营系统各模块数据的在线采集与归档，确保生产经营信息系统数据采集准，归档文件存得住、用得好；声像电子文件方面，为适应照片、视频、录音电子化的新情况，开发数码照片管理模板，实现图片与背景信息合一的表单管理，解决了图片与背景信息管理分离的难题，并建立声像档案库；网站及电子邮件方面，统一全系统邮件，企业网站重要信息数据由业务部门下载归档，统一管理。

但同时在电子文件管理方面，也存在相对关注电子公务文书归档较多，接收和管理数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等方面关注较少，以及非凭证类电子文件管理不足、尚未集中统一管理、归档范围狭窄、风险控制不足等问题。建立相关信息系统后，系统中凭证类的电子文件依然要求打印后归档，但对于系统内其他重要文件数据资料如何管理、如何归档保存，在系统建设规划时未予考虑。电子文件的真实、可靠、完整、可用和安全等方面的工作尚有差距。

构建电子文件管理体系的主要内容

归档涵盖全部领域。凡是产生电子文件的领域，都要按照归档要求进行归档。根据电子文件管理实际，新建立的中国石化电子文件管理体系在保持做好电子公务文书归档的同时，要同步开展接收和管理公司全部生成和应用电子文件领域的数据库、电子邮件、多媒体文件、网站文件等，避免出现电子文件管理的空白和死角。

集中统一管理。电子文件管理归口办公厅（可根据论证结果设在其他部门，如信息系统管理、企业改革管理部等），有关部门配合。办公厅负责OA系统研究、建立、使用管理，各类电子文件的接收、保管、开发利用工作，以及档案信息系统建设，各类电子文件归档、保管、利用工作的指导。保密保卫部门负责全过程电子文件的保密审核把关。信息部门负责技术、规划、资金和项目建设，提供技术支撑。其他部门负责本部门业务领域信息系统的研究、建立、使用管理，负责将本部门生成的电子文件按照要求归档和移交。

建立完善规范标准及管理制度。要避免各业务系统标准不一的现象。已建立的系统，要力争将中国石化标准上升到国际标准、国家标准或行业标准。新建立的系统，应从一开始就引用国际标准。同时，要对照国际和国家电子文件管理有关规范，对已有制度进行修改完善，不断建立健全制度。

前端控制做到“三个结合”。科学有力的前端控制是保证电子文件有效归档和应用的基础，应做到电子文件系统设计要与电子文件标准相结合，电子文件生成程序要与电子文件获取程序相结合，电子文件移交时间要与电子文件归档要求相结合，保证电子文件生成利用与管理的规范化、有效性。

实时在线归档。明确有关信息系统形成的重要数据包含的具体内容，系统内形成电子文件的原元数据，归档数据、技术要求、实现手段等，实现电子文件在线管理、在线归档，保证电子文件生成利用的系统性、安全性。

建立电子文件查询利用平台。由目前电子文件生成后第二年即移交档案管理部门归档的形式，变为电子文件生成后第二年移交档案部门集中放在新增加的电子文件应用平台，在向有关部门提供便利查询利用5～10年后，再由档案部门归档。

实施步骤与保障措施

构建具有中国石化特色的电子文件管理体系，应先从少数部门（业务领域）试点，及时查找不足，不断完善电子文件管理体系。在少数部门（业务领域）试点基础上，扩大试点范围，进行多部门、多业务领域、多业务系统的试点。最后择机在全系统全业务领域推广实施。同时，要及时发现问题，结合实际对中国石化电子文件管理体系进行修改完善。

为使中国石化电子文件管理工作顺利开展，应从以下几个方面落实保障措施。一是统一思想。要让大家认识到电子文件管理实施的重要性和复杂性，同时做好意见建议的收集归纳整理。二是学习先进技术。中国石化对先进适用的电子文件管理系统的技术，要不断引进、消化吸收和再创新。三是科学制订实施方案。要与试点、扩大试点的部门充分沟通，具体实施方案中要有实施时间节点、目标、内容、要求、检查落实等。四是建立监督考核机制，确保工作落到实处，长期有效地推进和完善。五是加快人才培养。中国石化应采取多种方式培养既懂文件档案管理又懂计算机技术的人才。一方面可以在各企业中选择人员进行电子文件管理相关知识的学习，组织必要的业务培训，在短期内提升具体从事电子文件管理人员的工作水平。另一方面，要着眼长远，做好人才储备。