地市级综合性医院科技档案管理存在问题分析及改进建议

李钰铭

(济宁医学院附属医院科研处,山东济宁 272029)

地市级综合性医院科技档案管理存在问题分析及改进建议

李钰铭

(济宁医学院附属医院科研处,山东济宁 272029)

医院科技档案是科学技术研究活动的真实性历史记录,对科技成果的科学性、创新性、实用性价值的鉴定与数据处理决策具有重要的作用,但是目前综合性医院科技档案管理工作往往相对滞后,仍然存在一定的问题。本文从科技档案兼职管理员的角度分析了医院科技档案管理工作的特点,归纳了科技档案管理工作中存在的主要问题,针对存在的问题探讨了应对策略,对进一步规范科技档案的收集、整理和加工具有积极的促进意义,以进一步发挥科技档案的鉴定、咨询与辅助决策等作用。

档案管理 科技档案 分析 建议

医院科技档案是指医院科技人员在医学科学研究实践过程中产生的、具有保存价值的文字、图表、声像等多种形式和载体的科技文件资料，是科学研究活动中的真实性记录，亦是医院科学技术储备的重要内容，对科技成果的科学性、创新性、实用性价值的鉴定与数据处理决策具有重要的作用[1]。近年来，多数地市级二、三级综合性医院已设立了独立的综合档案科，配备了专职档案管理人员，甚至在全院相关科室设立了兼职档案管理人员从事本专业或部门档案的收集、整理、归档、查询与利用等工作，总体而言档案管理工作已逐渐步入规范化管理，但是目前综合性医院科技档案管理工作往往相对滞后[2]，管理效果和(或)效率不尽如意，基于此，本文以兼职科技档案管理人员的视角浅要分析了地市级综合性医院科技档案管理工作中存在的问题，并探讨了改进或应对策略，以进一步推进综合性医院科技档案的规范、高效管理。

1 医院科技档案管理工作的特点

医院科技档案是科学研究的基础和条件，是进行科学技术交流的有力工具，是科技成果转化为生产力的依据。因此，在科技档案管理过程中，应重视科技档案管理工作的实际及其特有性征，依据其特点开展医学科技档案材料收集、整理、编排、保存、查询与利用的各环节工作。

1.1 形成周期较长且连续性较强

医学科研项目一般需要经历课题申报、立项、鉴定、申报奖励以及成果推广等过程，因此科技项目的档案管理是一个比较长时间的周期性历程，需要涉及的资料内容比较复杂，时间跨度较大，专业覆盖面比较广泛。因此，医学科技档案的管理应该起始于科研项目的申报、立项工作，即强调使科技人员从项目申报开始就树立科学、规范的科研档案保管意识，不仅能够启迪科技人员的科研工作思路，更能避免在研究的过程中进行繁重无效的工作。此外，因为医学科技档案的形成一般需要较长的周期，为保持科技档案的完整性，若分阶段进行相关科技档案的归档，并保持各资料间科学有序的联系，能有效提高后续科技档案管理工作的效果和效率。

1.2 专业性较强且学科突出

医学科学研究课题多依据医学学科专业设置分类，如内外妇儿等临床学科，生理、生化、病理、药理等基础医学学科，一般而言，科技档案也多依据学科门类自然形成，但是由于医学科研工作中不同学科门类的科研工作又具有独自的特征，因此在医学科技档案的分类中应尽量体现其个体化及专业性的特点，参照专业分类进行分科档案管理，并设置相应的编码以分类存档。

1.3 学科综合性强且项目协作多

医学科学研究是一项比较繁杂的系统工程，许多重大的课题往往需要多个交叉学科和边缘学科的通力协作，即医学科学研究是多个学科的综合性研究，这也导致了科研课题形成的载体的形式多种多样，不仅数量较多，而且综合性较强，这是由医学科学研究本身的特点所决定的，因而医学科技档案也具有较强的学科综合性，管理人员需要具备更高的素质，在档案分类管理工作中，既要尽量保持各个学科的相对独立性，又要力争达到研究专题的完整性。

2 医院科技档案管理工作凸显的主要问题

2.1 普遍缺乏重视且管理意识较差

目前，医院领导普遍对档案管理工作不够重视，在科研管理方面多强调立项率、课题级别与成果产量等[3]，科研管理人员往往也缺乏科技档案的管理意识，在日常科研管理工作中，普遍缺乏科学研究进程中对研究原始数据、文档资料的收集、整理与归档，从而导致原始记录不齐全甚至遗失，因此容易引起终末科技档案的归档、整理、查询及其开发利用等难以进行，影响了科技档案管理工作的服务质量和信度。

2.2 档案管理制度尚不健全

由于大多数医院及其科研管理部门的领导缺乏对科技档案重要性的正确认识，导致医院科技档案管理工作普遍缺乏比较健全的管理制度来保障科技档案的完整性。在日常科研管理工作中，对于哪些材料应归档、何时收集整理等都尚未建立健全切实可行的科技档案管理制度，档案管理人员也缺乏积极主动的主人翁精神和归档的责任感，因此难以很好地指导和协助科研人员做好科研档案的产生、集中、整理和归档等工作，因而科技档案管理普遍处于零散归档和零散保管的状态，从而在一定程度上影响了科技档案的开发与利用工作。

2.3 普遍缺乏应有的硬件设施和管理条件

由于各级领导对科技档案管理不够重视，导致目前多数医院尚缺乏科技档案管理的硬件设施及相应的软环境，在一定程度上导致科技档案归档不完全和科技档案资料的流失，主要表现在：现有科技档案管理人员多不具备专业档案管理知识，导致科技档案难以从较高的层次进行管理；另一方面，多数医院也缺乏专用的统一的档案保管设施和现代化设备，基本尚处于手工收集、检索的层面，因而档案室科研数据信息量较小，难以开展科技档案的利用和开发工作[4]。

2.4 档案管理人员普遍综合素质低下

目前现状是，档案室专职管理人员多不具备档案管理的专业化知识，多由其他专业人员转岗而来[5]，或仅仅经过零散的专业培训，且多存在档案管理知识不够全面、专业知识老化、缺乏现代科学管理意识、综合文化素养不高等特点，对科研资料归档范围不够熟悉；兼职科技档案管理人员尽管熟悉科研业务过程，但普遍缺乏档案管理知识，因而在一定程度上影响了科技档案的规范科学化管理。

2.5 科技档案归档率不高,现存材料欠完整

目前，存在的主要问题可能在于科技档案资料归档不够完整，这是综合性医院科技档案管理工作在目前阶段普遍存在的主要问题，具体表现为科研过程归档意识不强，如科研管理部门在制订年度或阶段科研计划时，可能并未将科技档案工作纳入科研管理工作的范畴，科技档案一般也只是涉及申请书、立项文件、成果形式、获奖材料等[6]。同时部分项目负责人可能因为多种因素的影响，并未提交完整的归档资料，因此导致归档资料的不完整以及归档率低下。其次，由于职称晋升、奖励申报工作需要较多的使用科研归档资料，且不仅限于项目负责人或项目组成员，现实存在的情况下，借阅出的科技档案甚至难以归还或部分丢失、破损，在一定程度上也影响了科技档案管理工作的效果和效率。

2.6 医院科技档案开发利用率低下

医学科技档案包含大量的科研信息，因此对于后续的科研决策、医疗诊治、临床教学等方面具有一定的借鉴和指导意义。由于科技档案归档不规范及质量不高，目前科技档案管理方面普遍存在着忽视开发利用的现象[7]。档案室管理职责也多处于传统层面的管理和查阅的水平，普遍缺乏方便快捷的检索渠道的建立，因而难以挖掘、发挥科技档案的重要作用。

3 优化科技档案管理工作的策略

3.1 努力提高领导重视程度及科技人员档案管理意识

为不断促进科技档案管理工作的持续健康发展，单纯依靠档案室专职管理人员、科研处兼职档案管理员的力量仍是十分薄弱的，其主体应该在于广大的科技工作者。因此需要加大对科技档案管理工作的宣传力度，提高各级医院领导与科研秘书、科研骨干等人员的档案规范管理的意识，以取得科技人员的理解、支持、配合，在科研项目的初始管理阶段，即注意收集、保存相关的原始研究数据、图表、视频等具有科技档案存档价值的数据信息，强化科研人员将科研材料归档管理的职责和义务。

3.2 建立完善的健全制度,实现规范化、标准化管理

参照《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》及医院工作实际，首先应建立健全医院科技档案管理的各项规章制度，努力构建由“院长-医院档案管理委员会-医院综合档案管理办公室-科技处兼职档案管理员-各学科兼职科研秘书”组成的比较完善的科研档案管理网络系统，形成比较完善的科研档案管理机制，综合采用行政手段和措施对档案实行集中统一归档体制；明确科技档案的归档范围、保存时限、档案的交接、整理、保存、借阅、统计、保密、鉴定、销毁等制度，推进档案工作的标准化与规范化；明确医院综合档案管理部门以及科研管理部门在档案管理中各自的责任与分工，增强工作责任心，对应归档的材料做到心中有数，完善存档措施，规范借阅制度，填写“科技档案移交清单”，做好科技档案的移交工作，重视重要技术资料的连续性与完整性，实行科研活动与科技档案管理的同步，并可以实行全程跟踪管理。

3.3 加强业务培训,提高档案人员的素质

尽量选用档案管理专业且热爱档案管理工作者担任专职档案管理员，兼职科技档案员也应兼顾专业、责任心等。医院可通过多形式、多途径的业务培训，不定期的组织进修学习，努力提高专职与兼职的科技档案管理人员的知识体系，掌握科技档案资料分类、管理等理论知识；档案管理人员、兼职科研秘书也要加强自身学习，尽量掌握多学科的交叉知识，如计算机应用、网络技术、数字化技术及相关的医学背景知识，不断提升科技档案管理人员自身的业务能力和水平。

3.4 实施科技档案管理的奖惩机制

对于科研课题，建议在管理费中分配一定比例的经费用于科技档案归集的奖励，对于科技档案收集、整理、上交、归档较好的科研项目给予一定的奖励。若未能按期整理、归集与报送科技档案，则可以暂时扣发该部分经费，科研管理部门可以由此加强对课题组科技原始资料管理的控制力度。

3.5 创新服务理念,提高科技档案的附加值

创新是科学研究及其管理工作的灵魂，也是各项事业保持竞争优势的可靠保证[8]。在科技档案管理工作中，应与时俱进，更新观念，特别是努力提高现代化的科技档案管理与服务理念，在档案保管的基础上，进一步强化科技档案的高附加值，如创新管理服务理念，深入开展科技档案信息资源的开发、编制、加工、研究工作，通过对科技档案的综合处理和归纳分析，为医院的学科建设、科研工作、人才培养、资源配置等提供决策支持。

3.6 优化档案管理手段,提高服务效率与效果

医院科技档案管理工作的目的不仅在于对科研资料的整理归集，更主要的是满足科技人员对档案利用的需要。目前，传统的手工操作已经难以满足现代社会对科技档案管理的需要，复印机、扫描仪、数码相机、多媒体以及计算机网络等设备和电子信息技术已经普遍运用于基层单位科技档案的收集、整理和加工中。同时，应综合运用先进的计算机检索、远程处理、云存储等新兴技术进一步完善科技档案存储、检索与加工的手段，进一步发挥现代科技档案管理的作用，为临床科研工作提供高质量、便捷、高效率的科技档案服务。

[1]徐水珠,姚登福,倪启超,等.医院科研档案管理[J].解放军医院管理杂志,2008,15(4):345.

[2]陈珍,袁军,李晓玲,等.对高校科研档案管理的体会[J].中华医学科研管理杂志,2010,23(2):135-136.

[3]陈洋华.医院科研档案管理的现状及对策分析[J].临床合理用药杂志,2010,3(15):127-128.

[4]周琰,吴蔚,周康宁,等．医院科研档案管理现状及对策[J].解放军医院管理杂志,2008,15 (11) : 1099-1100．

[5]杨郁素.医学科研档案案卷质量管理问题的探析[J].中国当代医药,2009,16(16): 143-144．

[6]韩秀明,刘艳君,张兵.科研档案在科研管理中的地位和作用[J]预防医学情报杂志,2008,24(8) : 642-643．

[7] 王淑华,刘燕,董恒,等.运用科学的方法提高医院科研档案管理质量[J].医学信息,2009,22(11): 235-236.

[8]虞爱丽.新时期医学科研档案的特点及管理创新[J].中华医学科研管理杂志,2011,24(1):58-60.