●周 娟
关于降低物资采购成本的若干思考
●周 娟
文章分析企业物资采购成本的特性,剖析当前企业降低采购成本存在的主要问题,详细阐述优化企业物资采购降本的基本思路。
物资采购成本 降低 问题 基本思路
随着我国从“短缺经济”走向“过剩经济”,买卖双方的权利和角色转换也为“排队消费”“凭票供应”购买一般商品的社会现象划上了句号,物资采购成为了企业的“第三种利润”源。招投标的广泛应用、性价比的广泛推广、供应商的广泛联络、电子商务的迅速崛起等新型采购模式也都是企业在当前社会经济现象发生深刻变化后的积极应对措施。
虽然物资采购也被视为企业“第三种利润”的重要来源和追逐利润的“抓手”,但在招投标、性价比、供应商管理和采购人员素质方面依然存在一些问题,有的还影响到采购成本的可持续降低。因此,如何借助当前需求不足而供给过剩的市场特性,在物资采购中积极开展合理的“讨价还价”,落实“减支就是创收”的采购理念,实现“第三种利润”的可持续良性增长成为了当前需要研究解决的重大经营管理课题。
1.采购成本规模巨大。通常企业规模与之相对应的采购成本规模呈正比的关系,企业规模大,采购成本的规模也大。为降低采购成本,提升“第三种利润”源提供了可操作的空间。
2.采购成本品类多样。以笔者所在单位为例,有20多项(中石油有60项)大类,上百项专业,每年对物资品类的需求有千种。涉及到的供应商在上百家以上,从业人员更可观。
3.采购成本管理程序规范。不少企业不仅建立了完善了采购机构和人员,也建立了物资采购的流程和内部控制制度,明确了采购的方式,招投标与性价比要求,规范了合同标准文本,实施了不相容岗位相互分离的原则,即采购计划与采购实施岗位相分离,审批岗位与操作岗位相分离,采购与验收入库岗位相分离等。有明确的供应商管理办法,定期对供应商位信誉和服务进行评价,实施优胜劣汰的体系管理。整个的采购工作有标准、有考核、有兑现。
4.采购成本的发生具有连续性和相对均衡性。采购的原材料及部件有很好的连续性和持续性,不会出现上年度采购数量、规模和品种在下一年度会出现大起大落,而会保持在一个相对均衡的水平,这就为油田企业与供应商建立采购成本的战略化降本提供了条件。
1.关于运用“集中度”降本的问题。目前,中石油总部对旗下的各分、子公司的物资实施“高度集中”的采购模式。过度的集中采购方式,也带来了问题:一是采购权利的过分集中不仅是对分、子公司经营企业权利的一种剥夺,也直接降低了采购的效率。二是采购权利高度集中后,虽然采购的制度、流程很健全,但也出现了领导的“指导性意见”开始变得份量加重的倾向。三是从供应商的情况看,存在高资质中标单位把中标物资分包给低资质供应商的情况。同时,由于总部远离分、子公司,集中采购从分、子公上报需求计划到招投票、购买及送到分、子公司使用现场有一个周期,而这个周期有的时候会耽误生产。
2.关于运用“低价位”中标降本的问题。在决定采购物资的招投标中,用供应商的报价高低来决定中标与否,相对地忽视了采购材料的质量、售后服务等因素。其原因有二:一是采购部门的业绩基本上是通过采购物资的价位高低反映其效益。二是上级部门对于采购部门的考核,眼睛也只是盯在采购的价位上,生怕价位高了对集团企业造成“第三种利润”的流失。价位越低当然是越好,但过分地追求低价位虽然为集团企业争取到了暂时性的利益,但毕竟是以牺牲供应商的利润空间为代价。当采购价位低于供应商的盈亏保本点时,就会造成产品质量、售后服务的下降,形成“谷贱伤农”的严重后果,也会影响供应商对下一年度的物资供应,这对于持续经营的石油企业未必是一件好事。
3.关于运用“电子商务”降本的问题。电子商务是社会经济发展所出现的一种新型交易模式,不仅仅具有节省采购时间、降低采购人员差旅费用、办公费用等管理费用,更大的好处在于减少了对中间供应商的依赖,为进一步降低采购成本和交易费用找到了一条捷径。但电子商务采购也存在局限,特别是对于中石油企业所需的核心原材料及部件,在采购前需要采购部门和人员做好市场调研,这个调研不仅仅是在网络里,而是要真正亲身贴近市场。同时,还需要质检部门对需要采购的原材料及部件开展抽样质检,并深入到生产部门直接听取用户单位对该原材料及部件使用情况的意见,通过这样的综合工作才能最终确定是否采购。显然,电子商务还不能满足这样的采购行为,至少可以说目前尚不具备这样的条件。
4.关于运用“零库存”降本的问题。“零库存”的概念和管理曾风糜企业。但从后金融危机和PPI指数对油田企业经营行为的影响看,“零库存”的仓储方式短期会降低企业材料的管理成本,但从长期情况看却要视情况而定。
5.关于选择“供应商”降本的问题。由于买卖角色的互换,中石油企业采购时用“我的地盘我做主”的甲方思维,没有把供应商放在平等、互利、双赢的角度,使供应商有气不敢大声喘,有话不敢大声说。当双方买卖行为成立后,还实施了对供应商货款推延3-5个月才付款的做法,进一步打压供应商的利润空间,加重了供应商的资金成本,这种方式虽然有效地利用了供应商的资金,但也会影响自己的信誉,不利于与供应商建立长期战略协作伙伴的链条互利关系。
1.转变采购理念。采购理念决定思路和方式,理念存在失误与偏差,采购的质量、效率和降本必然受到影响。一是树立集中采购适度理念。集中采购优势很多,但其“度”并非一定要追求95%、100%。只要能够达到边际采购成本最低化,就是集中采购的“度”。哪怕这种集中度只有80%也是正确的、合理的。二是树立性价比适度理念。实践证明,采购过程中“以价位定中标”的方法存在很大缺陷,这种方式有的时候使供应商无利可赚,对供应商的可持续发展伤害很大,会导致供应商因无利而退出生产,企业下一年度的采购将会出现“粮荒”。从长期性来看,是“双损”的结果。只有在采购中树立性价比适度的理念,把供应商利益与油田企业的利益结合起来,走“双赢”才是上策。三是树立有保有压的理念。“零库存”固然好,没有了仓储成本对企业的增效肯定有利。但市场很大,原材料的市场价格并不为企业所掌控,波动的价格不仅对供应商有风险,对油田的稳定生产经营影响也是很大,特别是油田企业需要长期使用和采购的核心原材料及部件,采取“零库存”的方式可能会造成得小利失大利。因此,尽管当前可供买方选择的余地很大,但适度的库存是必要的,也是必须的,它能给油田所需的原材料及部件供给上一道安全保险,也在一定程度上化解了价格波动的市场风险。
2.合理分配采购行为。根据ABC重点管理法和“二八原理”,A类物资,由总部集中统一采购、配置;B类物资,由分、子公司统一采购、配置;C类物资;由分、子公司下属的供应站(队)统一采购、配置。这种集中采购的优化模式,充分考虑了采购成本与采购效率的对应关系,既抓住了降低采购成本的大头,同时又把采购成本控制的压力传递给分、子公司及其下属物资采购的站(队),形成了链条式的体系管理。对于电子商务采购,目前可以把一些科技含量低、质量要求不是很高的原材料及部件交其办理,如办公用的纸张、文具、拖把。等以后条件成熟后,再逐步将集团企业所需要的技术含量高、检测手段复杂和需要用户意见反馈的物资采购项目交由电子商务来做。对于“零库存”的优化方式,要结合油田企业的具体情况,如果是油田所需的科技含量高、市场价格波动大的原材料及部件,采取适度库存的仓储办法;对于市场供给充裕、技术含量低,不属于企业主打产品用料的原材料及部件,可以采取“零库存”的办法。
3.掌控好招投标中性价比分寸。性价比固然是招投标中的重要节点,也是决定是否中标的关键因素,但不应成为唯一的因素。还应把企业品牌、售后服务、用户意见反馈等融合起来,这是其一。其二,把性价比推向中标绝对化的地位,也会对供应商产生负面影响。其实,正确处理好招投标中性价比问题,就是处理好企业短期采购利益与长期发展利益的关系。
4.与供应商建立战略协作伙伴关系。石油企业大都属于成熟期的企业,有稳定的市场、稳定的客户源和稳定的经营环境,经营的持续期也比较长。在采购过程中要充分借用好企业的这种特性,与供应商建立买卖双方的战略伙伴关系,在相互理解、相互让利、相互扶持、相互交流的基础上,对企业所属的主要原材料及部件签订三年、五年式的框架采购协议,避免价格的“大起大落”,用“均衡”理念应对市场风险和PPI指数上涨,追求综合采购成本可持续的最低化。同时,还可以与供应商一起研发未来产品所需要的原材料及部件,通过投资、股权等形式取得对未来原材料及部件的定价权,进而在采购权方面取得主动,打好提前量,实现真正意义上的依靠预测降低采购成本。
5.提升采购人员素质。一是不断优化采购制度。利用制度的刚性作用对采购人员立规矩,树杠杠,使他们操作有流程,管理有方案,考核有标准,思想上有底线。二是不断深化技术本领。采购人员要有货比三家、价比五处的良好素质,能够从品种繁多的原材料及部件中迅速找到企业所需要的物资,保障供给。三是不断强化反腐教育。通过制度、技能和反腐三位一体的方式提升采购人员素质,最大限度地满足企业降低采购成本,推升“第三种利润”源的管理目标。
(作者单位:中国石油管道公司管道工程第一项目经理部 河北廊坊 065001)
(责编:贾伟)
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