新技术环境下高校图书馆基础保障工作的协同建设机制

●单世侠

新技术环境下高校图书馆基础保障工作的协同建设机制

●单世侠

图书馆的基础保障工作面临着功能拓展、技术升级与用工多元化的挑战，图书馆应从工作原则、职能重划以及人员管理三个方面协同建设新技术环境下的基础保障工作机制。

新技术环境 图书馆保障 协同机制

我国古代就有“兵马未动，粮草先行”的军事要略，而现代教育行业一直以来早就明确了除中心业务工作以外的基础保障工作的根本任务和重要性。如果说文献采访、流通和参考咨询等项业务工作是高校图书馆的中心工作，那么诸如安全保卫、家具维修、馆舍清洁以及采买报销等项基础保障工作就是这些中心工作得以顺利完成的先决条件。

一、背景

过去，在图书馆的机构设置中，往往将基础保障工作独立于业务工作之外成立相应的部门，如果是大馆，会将业务部门之间的协调工作放在馆长办公室，而后勤保障工作则会放在行政科，至于这两个部门的具体名称，则五花八门，除了上面两种称谓之外，还有总务科、后勤科等等。如果是中小馆，则多数会将这两个部门合并成一个部门去行使职能。无论是哪种情况，传统基础保障工作都不会配备过多的人员，且整体素质普遍偏低，其工作内容简单，技术含量低，常常游离于图书馆中心业务工作之外。造成这种现象的原因无外乎传统图书馆馆舍面积不大、业务功能较少、装修标准不高、家具更新迟滞、读者需求单一等等这些因素。基础保障工作几个人就能轻轻松松应付，这也相应降低了对基础保障工作的要求。

近些年来，高校图书馆新馆建设蔚然成风，一座座宏伟建筑的拔地而起造就了一个个风格迥异的校园标志性景观，而其内部幽雅的空间环境、浓郁的书香氛围、多元的信息服务更是吸引了越来越多的读者流连其中进行学习、休闲与交流。一些高校虽然没有条件在现阶段扩大或美化图书馆馆舍，但也都投入了大量的财力物力人力进行新技术和新设备的升级改造，以期能够更好地适应新技术环境下用户的信息需求。

二、挑战

在上述背景下，传统的图书馆基础保障工作，其服务内容在增加，业务范围在扩大，工作要求在提升，技术手段在更新，继续沿用和依靠原有的办公室或总务科的部门分工、人员建制和经验方法肯定不能圆满地完成该项工作，并且随着高校图书馆不断在工作中引入社会化外包服务，以及广大师生读者参与图书馆建设途径的扩大，高校图书馆基础保障工作正面临着整合和创新的实践问题。

1.图书馆功能不断拓展。新技术环境下，图书馆馆舍功能正在发生着质的变化，传统方式的纸本图书文献的收藏、借阅和流通的重要地位正在被其他新的功能分割甚至是替代，有很多读者走进实体图书馆已经不再是单纯为了“看图书馆的书”，在他们心中，图书馆已经日渐成为师生的资源中心、交流中心、休闲中心与研究中心。在这里，读者可以在宽敞明亮的展厅里观看各种展览，可以在精致装修的报告厅里聆听高端的讲座，可以在个性十足的研讨间里共同探讨学术的真谛，甚至是在风格独特的咖啡厅里独享心灵的休闲。凡此种种，这一切正在成为每个现代图书馆的打造元素。“图书馆”这个名词不再像过去那样指向鲜明，借助图书以及由此关联与演绎出的任何功用与设想似乎都能容纳在图书馆的馆舍空间里，并且通过图书馆人的智慧与努力以不同的姿态呈现在读者面前。而这一切都是需要基础保障工作提供强有力的场地、环境与人员配合才能完成的。

2.图书馆设备与技术不断升级。图书馆设备与技术升级是伴随着全球范围内的信息技术革命而不断推陈出新的。特别是在那些新建图书馆中，大多是在图书馆建筑施工规划时即开始了对图书馆新技术、新设备的统筹考虑。新馆竣工时，与建筑结构一起完工的设备设施会有：双电源供电系统、中央空调系统、自动火灾探测报警系统、水喷淋及消火栓灭火系统、防排烟防火卷帘控制装备、垂直电梯、扶梯、安保监控系统、图书馆大楼智能化综合布线系统等。而在新馆开馆时，往往会另外增加一些现代化的业务系统和设备，比较常见的有：RFID系统、自助借还书设备、自助复印打印设备、门禁与检测设备、楼宇广播系统、大屏幕播报系统、座位预约系统、报告厅多媒体设备、自助查询设备、电子阅读设备、密集书架设备、自动存包柜设备等。这些林林总总的新设备新系统如果没有科学合理的管理进行跟进，必将造成图书馆工作的混乱甚至无法进行。

3.图书馆用工途径多元化。图书馆信息化建设的深入与社会上劳动力市场的日趋成熟使得图书馆的用工途径多元化。一方面，图书馆自身由于体制和编制所限，不可能无限扩大正式编制职工，另一方面，图书馆的功能和服务需求不断攀升不可避免地造成人员吃紧。在这种情况下，图书馆非正式职工得以立足，并在数量和质量上得以加强，同时，社会化业务外包也逐步在图书馆加工、编目、流通与后勤岗位推开实行。加之各个高校强化学生在校学习期间的实践与服务能力，图书馆往往会安排一部分勤工助学的岗位让学生一同辅助管理图书馆日常业务。用工途径的多元化以及多方人力参与图书馆工作，一定程度上会减轻图书馆人力资源方面的压力，但也对图书馆用工设计、岗位建立及考核管理工作带来了新的挑战。

三、对策

毋庸讳言，新技术环境下，图书馆基础保障工作本身的职责在拓宽，工作内容在增加，这就使得基础保障工作担负的角色也要从简单的收发、采买、维护向着协调、管理与创新角色转变。基础保障工作只靠原先的图书馆办公室进行单打独斗肯定行不通，只有在职能划分、人员管理、制度规范等方面进行协同建设才会有出路。

1.协同的工作原则。总的来说，基础保障工作协同建设的基本原则包括三方面内容：首先，协同建设需要满足图书馆正常开馆运行的基本需求，基础保障这个二线工作必须服务于业务一线工作，归根到底，是满足图书馆用户可以便捷使用图书馆的基本需求。如果单单从图书馆自身工作的方便性考虑来进行协同建设，“用户至上”的图书馆宗旨就不可能落到实处；其次，协同建设应当节约成本。高校图书馆都不同程度地存在着经费和人员紧张的问题，而在基础保障工作的协同建设中，节约成本包含着更多层次的内容，人力成本、设备成本、维护成本、环保成本、技术成本等等，很大程度上，是否节约成本是基础保障工作协同建设能否可持续发展的关键所在；最后，协同建设应当提升工作效率。也即要选取不同的协同方法和技术手段，不仅要兼顾成本问题，更要在保证质量的前提下，减少中间不必要的环节和流程，充分调动人员积极性，提高图书馆基础保障服务水平。

2.协同的职能重划。基础保障工作覆盖图书馆的各个角落，基础保障工作和业务工作已经形成了互相融合，密不可分的关系。如果仅仅同以往一样，按照图书馆采、编、流、参的业务流程进行分段管理，而将一些交叉或者“三不管”的工作地带统统推给业务保障部门，基础保障工作还是“大一统”的管理模式，图书馆根本无法正常运行。而如果按照馆舍功能布局空间进行划块管理，各个部门承担的工作内容又会过于繁杂，其业务工作重点无法集中精力做好，基础保障工作也会缺乏统一管理与责任效率。因此，笔者考虑运用协同共建的方法将基础保障工作进行新的职能划分，全馆基础保障工作还是由专门的部门来牵头负责，其他业务部门按照其业务性质或者管理空间适度分担一部分基础保障工作，而业务部门的一部分带有基础保障性质的工作也会划归基础保障部门来承担。比如，分散在新馆各个楼层的绿植和装饰品，其日常的管理与清洁可交由流通部分派给所在阅览室，基础保障部门统一定期检查并提供专业的养护或更新。这样做，既不会给流通部工作人员增加较大的工作负担，全馆的环境美化工作也有了明确的责任人。再比如，自助打印机的管理，添加纸张和更换硒鼓的工作可由技术部划归给基础保障部门来做，技术部可以只专注于网络运行与设备维护工作。

3.协同的人员管理。新技术环境下，从事或参与到图书馆基础保障工作的人员按照身份可以分为正式在编职工、合同工、外包公司员工及勤工助学学生等，这些人分布在图书馆的各个部门中，如何处理好图书馆与这些人员的关系，更好地发挥他们的作用也是十分重要的问题。笔者认为，首先，要按照图书馆业务功能、基础保障需求以及人员自身特点进行部门间合理有梯次的人员配给；其次，要协同制定出全馆统一的基础保障工作规章制度，无论是以何种身份从事该项工作，都要首先明确其工作职责，对其工作绩效的考量，只关注其履行职责的情况，而不区分其身份，不同部门间同一工作的要求与考核应一致；第三，承担基础保障工作任务的人员，既要服从所在部门的管理，也要服从全馆基础保障工作的调度，各部门间要建立起协同保障的工作关系；第四，注重基础保障工作人员调配的角色互补与经验分享，在动态运行过程中找到最佳平衡点。

四、思考

随着新技术的发展，图书馆基础保障的工作内容还会增加与变化，要想建立起一支高素质的稳定的基础保障工作队伍，使基础保障工作和技术保持在一个较高的水平，必须建立起能够激励、保障与发展的长效机制，才能以不变应万变，始终使基础保障工作处于主动地位。基础保障工作的社会化管理是大势所趋，及早规划引入外包公司的时间表和工作范围，合理运作管理规范与业务精良的外包公司进驻图书馆，重新梳理图书馆基础保障工作的工作流程与监督机制是图书馆需要未雨绸缪的大事。图书馆基础保障工作与核心业务工作之间的关系越来越紧密，图书馆基础保障工作也能在一定范围内承担起读者服务的新职责，有高校图书馆正在尝试为他们提供深度参与基础保障工作方面的技术创新岗位和实践机会，并且已经取得了双赢的结果，也许这也是图书馆基础保障工作发展的未来之路吧。

[1]曾珊.高校图书馆综合保障部角色分析[J].科技情报开发与经济, 2014(21)

[2]张俊娟.综合管理部规范化管理[M].北京：人民邮电出版社，2010

[3]韩丽风，王媛．学生读者深度参与图书馆管理和服务创新的实践与思考[J].大学图书馆学报,2013(4)

[4]陈若乒.论图书馆业务外包管理[J].情报探索,2011(11)

（作者单位：北京物资学院 北京 101149）

（责编：贾伟）

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