企业内部审核数据的统计分析与应用

◆ 白小红 苏 渊 / 文

企业内部审核数据的统计分析与应用

◆ 白小红 苏 渊 / 文

一个企业的质量管理水平怎样？影响产品质量的关键因素是什么？过程存在哪些问题？应当针对性地采取什么质量改进措施？对于这些问题，如果仅有一些主观概念和总体性笼统的评价，而没有准确、详尽的数据基础将情况说得清楚、说得准的话，是永远无法解决的。正如GJB9001B-2009标准所述“组织应确定、收集和分析适当的数据，以证实质量管理体系的适宜性和有效性，并评价在何处可以持续改进质量管理体系的有效性”。同时GJB9001B-2009标准明确内部审核是评价质量管理体系的方法之一，是企业对其自身的质量管理体系所进行的审核，并指出进行企业内部审核数据的统计分析，应采取怎样的方法进行，以保证内部审核数据统计分析的有效应用，达到发现问题、解决问题的目的，确保企业内部审核的有效性和效率，从而保证质量管理体系的有效性。

1 统计分析在企业内部审核中的作用

统计分析是指数据的收集、分析和判读。企业质量管理体系在运行过程中，时时存在着一些不确定性，即“变异”，质量管理体系审核是GJB9001B-2009的主要条款，对于企业来讲，是指内部质量管理体系审核，是一个企业对其自身的质量管理体系所进行的审核，它是质量管理体系发挥自我诊断功能的主要手段之一，是对企业质量管理体系一次全面、系统的检查，是实施自我调整和自我完善的重要前提。内部审核覆盖质量管理体系标准的所有要素，涉及所有职能部门，能更全面地发现质量管理体系存在的问题，内部审核发现的问题往往是企业进行持续改进的主要依据。

建立和运行GJB9001B-2009标准所要求的质量管理体系，统计分析是不可或缺的。统计分析在用数据说话是现代质量管理的一个突出特点，数据是测量的结果，是过程运行情况的客观反映，数据以它特有的方式告诉我们，过程发生了什么以及改进的机会在何处。统计分析能帮助我们观察到质量管理体系运行中的变异,进而解决甚至预防由这些变异可能引发的问题。统计分析能使企业利用可获得的数据做出决策，在企业质量改进过程中起着关键性的作用。因此，统计分析有助于企业质量改进，提高效益。

统计分析是利用数据进行定量分析，迅速将数据信息转化为决策信息。利用统计分析有助于企业在实施GJB9001B-2009标准过程中，对质量管理体系存在问题的测量、表述、分析、解释和建模，从而更好地理解变异的性质、程度和原因，有助于预防措施的落实，有助于提升企业内部审核的有效性和效率，确保质量管理体系有效性，使企业的质量管理水平得到进一步的提升。

2 应用分析

本文以笔者所在企业2012年内部审核为例，从内部审核数据的统计分析、内部审核存在的问题、内部审核的改进措施，以及内部审核的改进效果四个方面，论述内部审核数据的统计分析方法与应用效果，说明企业内部审核数据的统计分析与应用的作用。

2.1 内部审核数据的统计分析

2.1.1 全过程审核数据的统计分析

全过程审核采用的方式是滚动式内审：分期、分部门的审核方式，即对39个单位分三期进行审核，审核时间分别为5月、7月和8月，共开具不符合26项。

（1）不符合条款的统计分析

GJB9001B-2009标准中对不符合的定义是“未满足要求”。2012年全过程审核共开具不符合26项。其中7.5.1“生产和服务提供的控制”11项、7.5.6“关键过程”5项、4.2.3“文件控制”4项、7.6“监视和测量设备的控制”2项、7.5.4“顾客财产”1项、7.5.3“标识和可追溯性”1项、7.5.2“生产和服务提供过程的确认”1项、4.2.4“记录控制”1项（2012年全过程审核不符合条款统计见表1）。

从表1不符合条款统计数据可以看出，2012年全过程审核涉及不符合条款共有8个，其中：（a）7.5.1“生产和服务提供的控制”出现不符合11项，占不符合项总数的42.3%，是公司质量管理体系运行中的薄弱环节，主要存在的问题是生产和服务过程不能严格按技术文件执行。具体表现在：料浆的比重比实际的高；材料室库存的不同材料或规格的焊丝，材料台帐、卡片及实物上均没有标识焊丝的批号；工艺规程中要求使用的叶片标准件、楔形块无工装编号，要求使用的纤维过滤网未注明规格，要求使用的倒角卡尺现场未使用，实际主轴转速比要求的高等。（b）7.5.6“关键过程”出现不符合5项，占不符合项总数的19.2%，主要存在的问题是关键过程控制未严格按质量管理体系文件执行。具体表现在：关键件流水卡片上无关键件标识；工艺规程中，关键工序与关键工序目录上的关键工序不一致且内容也不相同，工艺规程规定的夹具及模具预热温度与关键工序控制卡中规定的预热温度不一致等。

（2）不符合条款分布统计分析

2012年全过程审核不符合项涉及的单位有17个，占39个被审核单位的43.6%，2012年全过程审核不符合条款分布统计见表2。

从表2不符合条款分布统计数据可以看出：工具车间和铸造车间2个单位的不符合项为最多，均为3项；盘轴车间、特研车间等5个单位的不符合项均为2项；精锻车间、热处理车间、工艺部门等10个单位的不符合项均为1项。

（3）三期全过程审核统计分析

5月份内审涉及的单位为设计部门、铸造车间等14个单位，共开具不符合12项，具体单位和不符合项分布见表3。

从表3统计数据可以看出：7.5.2“生产和服务提供过程的确认”1项，分布在铸造车间。

7月份内审涉及的单位为热处理车间、工艺部门等13个单位，共开具不符合6项，具体单位和不符合条款分布见表4。

表1 2012年全过程审核不符合条款统计表

从表4统计数据可以看出：7.5.6“关键过程”2项，分别分布在热处理车间和精锻车间，7.5.2“生产和服务提供过程的确认”不符合条款不存在，在热处理车间也未发现。

8月份内审涉及的单位为质量部门、机械车间等12个单位，共开具不符合8项，具体单位和不符合条款分布见表5。

表2 2012年全过程审核不符合条款分布统计表

2.1.2 专项检查统计分析

2012年10月份，由于热处理产品质量问题对热处理车间热处理过程进行了专项检查，通过检查发现7.5.2“生产和服务提供过程的确认”未进行，见表6。

表4 7月份全过程审核单位及不符合条款分布统计表

表5 8月份全过程审核单位及不符合条款分布统计表

2.1.3 全过程审核与专项检查对比统计分析

从上述全过程审核中看出：5月份内审中有一项不符合条款7.5.2关于特殊过程确认问题，该问题的责任单位为铸造车间；而在7月份对热处理车间进行全过程审核时未发现不符合条款7.5.2关于特殊过程确认问题。但在10月份对热处理车间进行专项检查时却发现有不符合条款7.5.2特殊过程确认问题存在。

2.2 内部审核存在的问题

综上所述，可以看出企业内部审核存在的问题主要有：

2.2.1 滚动式内部审核方案不充分

滚动式内部审核，采用分期、分部门的审核方式。但每一期内部审核计划雷同，未考虑上一期的内部审核的情况；每一期内部审核后，未对存在的问题认真分析，措施不具体，流于形式；滚动式内部审核每次审核的范围小 ,审核所需的资源少,未能进行深入的审核。

2.2.2 内部审核准备不充分

对于企业来讲，内部审核是管理体系发挥自我诊断功能的主要手段之一，是实施自我调整和自我完善的重要前提。内部审核的结论往往是公司进行持续改进的主要依据。但是从上述的存在的问题看，审核检查表可操作性不强，未考虑到上期内审存在的问题，审核时无的放矢，检查样本存在随意性，缺乏代表性；内审员对程序文件的内容及现场情况了解不够，对审核部门所涉及到的条款和文件未吃透，查出的问题多浮于表面，未能指出要害，就表面问题采取措施进行质量改进，不利于质量体系水平的提高。

2.2.3 内部审核报告流于形式

内部审核报告成了主要列举不符合项的“不符合报告”，不能充分达到内审的目的。类似以挑毛病为主要或唯一内容的内审报告，既无法为管理体系整体运行作全面准确的总结，也不会引起高层管理者和基层管理者的真正重视。

2.2.4 整改的有效性不强

从内部审核的结果来看，公司质量管理体系依然存在这样或那样的问题，这个单位审核中出现的问题下次审核又发生在另外一个单位，如关键过程、文件控制、生产过程控制还比较薄弱等，每期内部审核后没有认真针对审核中存在的问题进行切实、彻底的整改。

2.2.5 文件策划不完善

从2012年全过程审核不符合条款统计数据可以看出，4.2.3“文件控制”出现不符合4项，占不符合项总数的15.4%。GJB9001B-2009提出的管理模式是PDCA循环管理模式，管理体系的源头和重点便是策划。针对上述提到的热处理专项检查，发现文件中存在职责划分不明确、要求不具体、操作性不强等方面的问题。

2.2.6 对内部审核认识不够

受审核单位未将审核当作一种质量改进的机会，而是认为查出问题会影响本单位的荣誉，不愿意暴露，审核时不积极配合，未充分提供或隐瞒有关审核依据的标准、文件、计划、法律法规等，导致内审员掌握第一手资料不足,审核难以深入。

2.3 内部审核的改进措施

针对企业内部审核存在的问题，采取了针对性的改进措施，以提升企业内部审核的有效性和效率。

2.3.1 领导重视，提高内审员业务水平

内部审核对一个企业的质量体系的改进、提高产品质量的保证能力具有重要的作用, 但要做好内部审核关键在于领导重视，不光在口头上，更要落到实处。体现在：对不符合项整改召集有关人员，分析问题产生的根本原因，进行整改；抓住每次审核的机会，召集内审员对开出的不符合项所适用标准的条款，进行讨论，取得统一的意见，使开出的不符合项更准确；并对审核进行点评总结，使内审员不断积累经验，同时还应不定期地召集内审员进行座谈交流学习，从而有效提高内审员的整体素质。

2.3.2 正确认识内部审核

内部审核是对企业质量管理体系的一次全面、系统的检查，覆盖体系标准的所有要素，涉及所有职能部门，有利于全面地发现质量管理体系运行中的问题，及时组织力量加以纠正或预防，提高体系的运行水平；通过抽查来寻找客观证据，存在一定的局限性和风险性，出现不符合项的部门并不能说明贯标工作做得不够，未出现不符合项的单位未必不存在不符合项，所以要增强充分暴露体系问题的意识。

表6 热处理炉不符合条款7.5.2“生产和服务提供过程的确认”统计表

2.3.3 重视不符合项整改的有效性，按过程思路开展整改

不符合项反映了体系中存在的问题，具有一定的代表性，对不符合项的整改是对质量体系水平的一大提高。整改是否有效、彻底，纠正和预防措施的制定是关键，只有找准问题产生的根本原因，采取适当纠正和预防措施，对症下药，才能防止再发生。

质量管理体系军用标准从94 版到2009版，引入了过程管理的概念。其主要内容可概括为：为了产生期望的结果，组织应对系统性的诸过程、连同这些过程的识别和相互作用实施管理。标准提倡的按PDCA 的方法对过程进行管理，其模式可概括为：策划（P）→实施（D）→检查（C）→改进（A）。GJB9001B-2009标准指出，评价质量管理体系时，应当对每一个被评价的过程提出四个基本问题：（a）过程是否已被识别并适当规定？（b）职责是否已被分配？（c）程序是否得到实施和保持？（d）在实现所要求的结果方面，过程是否有效？

要回答好上述问题，从过程乃至质量管理体系的策划、实施、检查与改进等几个方面对其提出有益的改进意见，促进企业按过程思路来管理过程、完善体系，真正实现审核的增值，确保企业质量管理体系持续有效运行。

2.3.4 丰富内部审核报告

内部审核通常涉及质量管理体系主要过程的相关内容，可以通过内审全面了解体系策划的效果，以内审报告的形式为管理评审及下一阶段的管理策划提供依据。因此，企业的内审报告必须体现对体系运行情况的总结。从总体上讲，要总结体系运行的充分性、适宜性和有效性；从细节上说，要总结体系各主要过程和层次的策划、实施、日常检查、日常调整和完善情况，总结前一时期或阶段运行的经验教训，找出原因，以便今后举一反三，提升质量管理体系的有效性，达到持续改进的目的。

2.3.5 开展灵活机动的专项检查

专项检查作为全过程审核的补充，在全过程审核的基础上，开展灵活机动的专项检查。一般这类审核的针对性很强，任务来源：一是市场反馈；二是内部反馈；根据内外部反馈的质量问题，调查问题产生的原因并提出建议，启动专项检查。公司针对内部存在的问题，如：文件控制、生产和服务提供的控制、关键过程控制、热处理过程控制等开展专项检查。

专项检查的目的在于发现和解决特定问题，对专项检查人员的能力要求远高于常规内审，不但要理解GJB9001B-2009标准的要求，还要对企业的管理和运作技术有较深的了解，有相关的产品知识，也就是说，要从管理和技术两个方面对过程运作的适宜性作出判断。所以，专项检查首先要选好审核人员，主要有企业从事工艺、质量、计量、设备等管理的技术人员。

2.4 内部审核的改进效果

通过对内部审核改进措施的实施，2013年企业顺利通过了第三方的审核，与此同时顺利通过了中航工业质量管理体系的达标评价。目前企业质量管理体系正在有效运行中，为航空发动机的制造质量提供了有效的体系保证。

3 结束语

质量是企业的生命，是企业永恒的主题。在科学技术高速发展的今天，人们对质量的要求也越来越高，通过内部审核发现问题，寻找质量改进的机会，持续质量改进，才能使企业质量管理体系不断得到完善和发展，为企业产品质量提供体系保证。科学地利用内部审核数据进行统计分析，有助于企业提升内部审核的有效性和效率，从而提升质量管理体系的有效性。因此，加强对企业内部审核数据的统计分析与应用是十分必要的！

（略）

[作者单位：西安航空发动机（集团）有限公司]