基层医疗机构档案管理信息化建设的现状和现代化管理措施

刘波

摘 要：在基层医疗机构档案管理信息化建设中，存在档案信息化建设的重视程度不够、档案信息化建设与管理不够标准、档案管理缺乏统一的软件系统和档案管理人员素质较低等问题。为强化基层医疗机构档案现代化管理，应采取完善档案管理信息化建设基础设施、重视档案信息建设与传统保管、加强档案信息安全管理和提高档案管理人员素质水平等措施，提高档案管理标准化程度，做好档案保管工作，保证文件安全性，进一步提高基层医疗机构档案管理信息化建设水平。

关键词：档案管理 信息化 现代化管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）12（a）-0180-01

基层医疗机构档案指在医院管理与诊疗实践过程中所形成的语音、视频档案、照片档案、病历、健康档案、文书档案、财务档案、设备档案、基建档案、教科研档案、人事档案等客观记录资料，可为医院管理者和诊疗活动提供客观依据，具有一定的保存价值。医疗业务的不断扩展使得基层医疗机构档案信息量越来越大，内容越来越复杂，管理的难度也越来越大。应用传统的管理模式进行基层医疗机构档案管理，已无法满足基层医疗机构档案现代化管理的需求。应加强档案信息化建设，进一步提高基层医疗机构档案现代化管理水平，不断提高医疗服务质量。

1 基层医疗机构档案管理信息化建设现状

1.1 档案信息化建设的重视程度不够

很多基层医疗机构对档案管理的认识和重视程度不够，只重视业务发展和经济效益，没有将档案管理看成是医院管理工作有机组成部分。随着互联网与计算机技术的广泛应用，医院信息化建设得到了进一步发展，很多基层医疗机构开始应用办公自动化系统、医院局域网、实验室信息系统、影像存贮系统、医院信息系统和医院通讯系统等进行档案管理。但是有的基层医疗机构管理层对档案信息化建设的迫切性和作用认识程度不够，不重视加强档案信息化建设表现较为突出，使得档案管理信息化建设处于较低水平。

1.2 档案信息化建设与管理不够标准

在基层医疗机构档案管理工作中，建立一套管理流程、操作规程和工作制度，贯穿基层医疗机构档案收集、整理、归档、立卷、保管、编研、利用等管理环节中，使档案管理有章可循、有法可依，是保证基层医疗机构档案安全性与完整性的重要前提，这就是标准化档案管理[1]。档案管理的规范化与标准化是促进档案信息化建设的重要前提，也是提高档案信息化水平的关键性因素。

根据各基层医疗机构档案管理的实际情况来看，很多单位的实验室信息系统、人事管理系统、收费系统等层次与所属部门各不相同，管理工作脱节。如档案管理系统的数据存贮方式与接口存在技术上的差异，将会导致数据信息无法完成共享、交换与对接。在基层医疗机构档案管理工作中，如果缺乏统一的标准和规范，数据难以实现共享和对接，也就无从谈起医院档案信息化管理。

1.3 档案管理缺乏统一的软件系统

大部分基层医疗机构在档案管理方面，采取的是分散式、多部门共同管理的模式，如设备档案、基建档案与文书档案由综合档案室负责保管，财务档案、健康档案等则分别由财务科与健康档案室保管，这不仅会造成档案缺失情况，还会降低档案管理的规范化与标准化程度。基层医疗机构档案管理软件应用水平较低，开发落后，很多单位仍然采用单机版系统进行档案管理，管理系统和软件不统一，难以进行系统更新和升级，不利于管理系统维护，这与基层医疗机构档案现代化管理需求不符，信息系统难以实现兼容和对接，软件更新迫切。

1.4 档案管理人员素质较低

医院对于档案管理缺乏正确认识和重视，采用兼职人员负责档案管理，导致档案管理人员素质普遍偏低。很多管理人员的专业技能水平较低、知识结构老化，年龄较大，不能熟练运用网络技术和计算机技术，降低了现代化档案管理信息化建设水平。甚至现代化档案管理专业人员工作责任心不强，缺乏创造性，得过且过，不思进取，难以适应档案管理信息化建设的需求。

2 档案现代化管理的措施

2.1 完善档案管理信息化建设基础设施

为了确保档案室的管理功能，应完善其基础设施，配置打印机、扫描仪、自动密集架、数码相机及计算机等专业设备，提高档案管理数字化水平，使档案室具备大量数据存储功能，提高其数据处理能力[2]。完善实验室信息系统、影像存贮系统、财务收费系统及通讯系统等信息管理系统，在现代化档案管理系统中建立信息中心。配备先进的子系统，开发新的系统软件，以满足基层医疗机构档案管理信息化建设需求，从而实现医院档案管理子系统之间的对接，采用计算机进行档案与文件的收集、分类、整理、存储与查阅等管理，提高基层医疗机构档案管理自动化水平。

2.2 重视档案信息建设与传统保管

充分利用网络技术和计算机技术，实现基层医疗机构档案信息化管理。在基层医疗机构档案储存和查阅方面，提高档案管理的数字化和信息化水平。因考虑到信息技术安全性，电子文档仍不具备凭证作用与法律作用，电子文档仍难以取代实物档案和纸质文件。因此，在基层医疗机构档案管理过程中，除了要进一步加强信息化建设外，还应重视传统文件保管工作，注意保管好纸质文件。进行档案管理时，应确保电子文件与纸质文件同时归档，实现便捷查阅，保证纸质文件的凭证作用和法律作用。

2.3 加强档案信息安全管理

在强调档案管理信息化建设的同时，应加强信息安全管理，确保档案网络化的安全性。档案是一种具有原始性的文件，不可随意篡改，必须保证文件的完整性，加强信息安全管理。制定安全防范措施，采用防火墙、网关等技术，保护档案，避免网络攻击，防止黑客入侵[3]。在基层医疗机构档案网络中心系统中，设置访问密码或权限，采用认证、数字签名及密匙等加密技术，全面保护电子文档。对于档案数据，必须进行备份，加强维护和检测电子档案，保障档案安全。

2.4 提高档案管理人员素质水平

注重人才培养，加强档案管理人员的培训，定期进行档案管理新技术、新知识培训，使管理人员掌握信息管理技术、网络技术及计算机技术等，提高管理人员档案管理水平。另外，还应提高管理人员的责任意识、管理意识和信息意识，提高其综合素质，为基层医疗机构档案管理和信息化建设提供人才支持，有序开展档案管理现代化工作。

综上所述，在基层医疗机构档案管理工作中，应加强信息化建设，提高档案管理标准化程度，做好档案保管工作，保证文件安全性，进一步提高基层医疗机构档案管理信息化建设水平。

参考文献

[1] 胡琼.浅谈提高档案管理科学化水平的有效途径[J].中国科教创新导刊，2014（7）：252-253.

[2] 王晶，李晓华.档案管理工作必须为档案信息资源的开发和利用服务[J].黑龙江科技信息，2010（11）：167.

[3] 安小辉.论档案信息化管理的重要性[J].齐齐哈尔大学学报（哲学社会科学版），2010（1）：184.endprint