企业档案管理信息化建设

白媛媛

（长春市轨道交通集团有限公司 档案室，长春 130012）

企业档案管理信息化建设

白媛媛

（长春市轨道交通集团有限公司 档案室，长春 130012）

企业档案管理信息化建设是信息时代档案事业的一个重要分支，是我国档案事业进步与信息化建设的重要部分，是企业档案管理模式的一次重大变革。信息的迅猛发展与更新给企业带来了新的机遇挑战，解决信息化档案遇到的问题成为当前研究的重要课题。本文分析研究目前档案建设存在的问题，并提出相应的解决措施。

信息化；档案；管理；建设

1　企业档案管理相关理论

1.1企业档案信息化概述

我国信息化起步于20世纪70年代，落后于发达国家10余年。直到20世纪80年代，国家才开始有计划、有目的的推进电子信息技术应用。2000年，在国家信息部的指导下，企业与国家共同发起了一项重要的上网工程，开创了建国以来的新局面。

计算机的发展使得企业的办公水平越来越高，交流手段也逐步向计算机靠近。档案信息化管理是企业管理的重要形式，更是响应国家号召的举措。在信息化模式下，企业发展的利大于弊。

1.2企业档案信息化的必要性

企业档案信息化是指企业在遵纪守法的基础上，依靠科学的管理方法，凭借高科技手段，整合企业的文件、资料，使信息的获取、处理实现数字化以及网络化的资源共享，提高企业档案的重复利用率，带动企业资金流的运动，实现生产自动化、管理科学化，给企业之间、用户之间提供相互沟通的桥梁。

2　企业档案信息化的特点

2.1原始性

传统的档案学认为，归档文件必须是原件，以确保文件的历史价值。而电子文件不需要像传统档案文件那样以原件来证明档案的原始性，也无须对信息的原始性做出保证。将传统的纸质档案转换为数字化档案并输入计算机网络，使企业档案由实态转化为虚拟态，档案信息内容与载体分离开。档案信息化能丰富企业的信息资源储备量，不断传输企业的档案信息，为企业增砖添瓦。

2.2系统时效性

企业档案传递中的信息不仅包括企业以前形成的档案文件，还包括企业正在形成的及时文件。企业档案信息化不仅属于企业某一部门的任务，更是全公司的任务。档案的信息化需要在有效的时间发挥产生经济利益的作用，倘若企业对市场信息反应迟缓，势必会对企业造成经营、管理等多方面的偏差。

3　当前档案管理存在的普遍问题

3.1信息化意识淡薄

企业档案信息化管理投资较高，有些企业认为档案的投资管理不能为企业创造任何经济效益，于是将资金投入到工程建设以及产品销售方面。同时，企业管理意识不强，在档案材料的保管、移交等方面的管理不完善，档案人员流动性强，且不注重对档案人才的培养，导致企业档案管理水平以及业务水平达不到市场要求。

3.2缺乏有效指导

档案信息化缺乏外部的有力指导以及科学合理的分析与规划，这导致档案信息化不完善。企业在档案信息化方面的建设对自身发展影响深远，当然，这并不意味着档案信息化可以解决一切问题。有些企业自不量力，一味进行高科技的档案管理信息化，给企业造成了严重的经济负担，不仅发挥不了档案信息化的优势，反而起到了反作用。很多企业因为缺少专业人士的维护，使档案信息化成为一次性工程。

3.3档案管理标准不完善

档案管理标准是指在档案实体管理逐步转向信息管理的过程中所必须依赖的业务规范和技术标准。随着企业档案信息化、标准化的深入，传统的企业档案管理标准越来越满足不了企业的需求，企业的信息管理、产品标准亟需进一步完善。

3.4档案管理与其他管理缺乏有效连接

企业档案部门是企业信息化的所在地，优势明显。但同时也存在着与其他环节无法沟通、联络的潜在危机。许多企业生成的电子文档由技术部门保管，未及时移交归档，使许多企业中的电子文档处于凌乱状态，无法实现文档的有效利用。目前企业档案信息化系统并不完善，档案工作还很难实现与企业其他信息的融合贯通，这是企业档案信息管理与其他信息管理没有实现有效衔接的根本原因。

4　档案信息化应对措施

4.1强化档案管理

强化档案管理是在一定的标准下，依托网络建立完善的系统软件，确保档案管理基础工作得到加强和完善。建立高技术的、方便快捷的档案系统，实现信息化的调用，延长档案寿命，做到资源共享。纸质档案管理和电子档案管理相对应，建立长期存储的可以共享的数据库，确保电子档案能够得到有效传递。

4.2转变企业思想

企业档案管理信息化是信息时代信息共享的需要，是档案事业技术进步的突破口，更是加快改革开放、充分发挥档案价值以及实现档案信息资源共享的战略选择。领导者的信息化管理水平直接决定了信息化的深度和广度。作为企业的一把手，应该充分认识档案管理的利益和未来发展前景，支持与发展企业的档案管理，促进企业档案管理信息化建设。

4.3提高档案管理员的信息化意识

现如今，档案人员可利用网络技术，共享资源来服务企业。这要求档案人员要认清档案信息化的重要性，传统的企业模式必然会被档案工作现代化、信息化所取代。当代社会企业对档案工作者提出了更高要求，要求其服务态度更加优质，与时俱进，更新服务观念。只有这样，才能不断拓展服务范围，提高服务质量，使档案信息化充满生机和活力。

4.4制定标准化的规范

档案管理信息化中要减少组织层次，增加管理幅度，提高效率，保证业务的规范化。只有在行业内建立统一认证、共同认可的规则，才能使数字化后的档案信息在行业内通行无阻。除了要加强信息的标准化外，还应把握信息的软件以及硬件问题。规定档案信息中的数据存储格式，对涉及国家机密的重要档案进行加密。

10.3969/j.issn.1673 - 0194.2015.16.141

G270.7

A

1673-0194（2015）16-0198-01

2015-05-22