浅析中央银行知识管理系统设计与内部防御

0 引言

世界经济正在向以知识为基础的经济转移，人类社会已进入一个崭新的时代——知识经济时代，知识已逐步成为组织成长和收集持续竞争优势的关键性资源和生产力要素中最活跃最重要的部分。作为知识密集型产业，现代金融行业在组织结构、业务流程、业务开拓以及客户服务等方面，日益体现出以知识和信息为基础的特征。为此，结合笔者在基层央行多年工作实践经验和央行信息资源特点，提出中央银行知识管理系统的总体设计目标，并以知识管理“可收”、“可存”、“可管”、“可用”四大过程为基础完善中央银行知识管理系统的各项具体功能。

1 中央银行知识管理系统的设计目标

人民银行作为金融宏观调控、货币政策制定和执行以及金融监管部门，聚集了众多高学历、高素质、高能力的人才，在日常工作中会对海量的金融数据进行采集、积累、清洗、建模和分析工作，产生大量的分析报告和调研材料等知识资源，是典型的知识密集型组织。但目前由于缺乏有效地知识管理，导致了很多知识资源的流失和大量重复性工作。

知识管理在过去是一件非常困难的事，传统的知识管理体系更多地依靠人的自觉性和一些规章制度来维持，较多的人为因素导致其难以形成系统性和习惯性，极易流于形式。计算机和信息化技术的快速发展，使得利用云技术构建知识管理系统、有效实施知识管理策略成为现实。中央银行知识管理系统就是在知识管理理念的指导下，充分利用现代 IT技术，结合央行业务实际，构建的一个组织层面的知识管理平台，其总体设计目标如下：

1.1 强化知识集成、整合和分享能力

通过中央银行知识管理系统，要能够对分散在各个部门、各个小组及单个员工的知识资源进行积累、分析、整合，并将其吸纳到单位级知识库中，打破传统知识局限于单个部门、单个个体的管理模式，使有效的经验和做法能够突破部门边界并得到有效的推广应用，实现整个单位跨领域的知识共享和协同，有效避免知识孤岛的形成，解决知识共享的困境。同时随着时间的推移，各类制度文件、技术资料、业务档案、数据报表、调研材料等知识资源不断增多，因此在知识库上还要提供快速检索与获取功能，实现知识的全局性共享和管理，营造有序和高效的知识管理体系。

1.2 有效避免知识流失，提高抗风险能力

某些任务或工作非要特定的某个人才能解决和完成的问题普遍存在，中央银行职责履行过程中也不例外。中央银行知识管理系统要能够将员工（尤其是业务骨干）那些难以表述的、难以交流的、代表个人经验的隐性知识显性化，并将其纳入知识库中进行管理。当业务人员调动或者离职时，接手员工通过知识管理系统能够获得履行新岗位职责所需的大部分资料、经验和方法，快速了解和熟悉岗位工作并迅速进入角色。同时也有效减少了关键技术掌握在少数骨干手里的风险，降低了骨干人员的不可替代性，避免因骨干的离开而使整个央行业务受到影响甚至停摆。

1.3 全面提升整体知识创新水平

员工通过中央银行知识管理系统能够方便、快速、准确地从知识库中获取相关的业务知识，并将其灵活运用到日常业务工作当中。在运用知识的过程中，员工能够最大限度地发挥自身聪明才智，结合履职实际不断对现有的知识资源进行修订、更正和创新，有效挖掘知识的边际利润，使之更能够契合业务工作本身。而员工知识创新又能够反过来加速知识库的知识更新，最终实现员工和知识库两者知识创新水平相互促进的良性螺旋式发展。

1.4 减少重复劳动，提高协同工作效率

中央银行知识管理系统能够将在完成各个项目和任务过程中积累到的宝贵经验和可重复利用的知识资源进行收集、整理和综合，并以知识库的形式提供给员工进行再利用和再加工，达到“在恰当的时间将正确的知识传给最需要的人”，使他们采取最合适的行动，最大限度地减少对同类问题进行多次研究、探讨、处理等重复性劳动，避免走弯路，有效提升工作效率。知识管理系统还能有效解决多人协同工作中可能存在的问题，避免协同工作中文件、调研、材料多人修改造成的版本混乱问题，并有效提高相关资料的查找和使用效率。此外通过知识管理系统使特定任务和工作不再依赖于特定的少数人，也能够有效解决“忙闲不均”的问题，合理分配工作量，大大地提高工作效率和响应速度，降低运作成本。

2 中央银行知识管理系统知识库设计

知识库是中央银行知识管理系统的特殊数据库，是知识管理系统的重要基础，为了更加契合中央银行履职实际，必须结合央行知识资源的特点对其进行合理设置。按照文件类别来分，则主要分为文件、制度、调研报告、信息、简报、数据报表、数据分析报告、技术手册等。按照业务属性来分，则主要分为货币政策、金融研究、信贷政策、金融市场、金融稳定、调查统计、国库经理、国际收支、外汇监管、征信管理、反洗钱、银行会计、支付清算、金融科技、人民币管理、工会工作、金融宣传、金融党建等。

因此，完整的知识的结构信息如下表1所示：

表1 知识的结构信息表

简介 知识资源的简要叙述，供阅读者参考正文 知识资源的主体内容创建者 知识资源的创建者，拥有对知识修订、完善和删除等权限。知识版权 如该知识资源有版权，需要在此做出声明评分 阅读者对知识资源的评价，供其他阅读者参考

3 中央银行知识管理系统功能设计

中央银行知识管理系统需要将产生、发现的各类知识资源自动纳入知识库中进行管理，将个人知识资源和组织知识资源有机地融合为一个整体，实现个人知识与组织知识的相互转化和螺旋式提升，并为知识创新和知识增值提供模块，提升知识的再利用价值和创新能力，最大限度地积累、分析、共享和挖掘已有的知识，有效避免知识流失，对知识资源的产权进行有效保护，为全面落实知识管理奠定良好的基础。因此笔者以“可收、可存、可管、可用”四大知识管理过程为基础，对中央银行知识管理系统功能进行具体设计：

3.1 可收——采集、积累知识资源

批量导入功能。知识管理系统建设后需要将现有知识资源导入知识库，因此批量导入接口非常重要。通过该接口知识管理员将已整理好的档案、文件、资料等各类知识资源批量导入知识管理系统的数据库中。同时通过常用文档格式（如ms office、WPS、PDF等）表头信息识别技术，在入库归档时根据文档表头属性（如标题、作者、文号、类别、单位、页数、创建时间、修改时间等）自动进行识别、分类、整编和归档，有效减少人工输入文件属性和整编的工作量，同时也保证了知识资源归档的准确和快速。

收集员工分散的知识资源。在知识管理系统中，为每个员工单独分配定额存储空间，文档既可以直接登录B/S系统页面批量上传，也可以安装客户端自动同步硬盘指定文件夹。员工通过访问密码或者Ukey控制，可以将其视为内网私有云盘，作为个人电脑中重要文件的网络备份，既能避免因员工电脑损坏造成资源损失，又能方便地将分散在各个员工电脑中的资源收集到系统库中。同时开发打印监控端口程序，通过监控内部网络的打印设备，将员工通过客户端打印的所有电子文档，直接归集到系统数据库中，避免信息散落在各个员工的手里，造成文档成果和资源的流失。

自动采集外部系统的知识资源。在知识管理系统中开发其他现有信息系统的数据接口，使其可以自动从办公系统、邮件系统以及各类业务系统中采集数据和信息，并统一存储到自身的系统数据库中。同时在系统中集成信息雷达、网页采集等功能，可以实现对内部网络网页内容的实时监控和采集，并自动分类导入系统对应的类别中去。

3.2 可存——储存、整理知识资源

统一知识资源存储格式。由于知识资源采集渠道广泛，采集到的知识资源格式也必然是多种多样，而在知识管理过程中，很难要求使用者的客户端都安装有多种格式相对应的软件。因此知识管理系统在采集、储存知识资源的原始格式的同时，还需要在不失真的前提下将其自动转换成通用的、统一的存储格式（如目前较为通用的PDF格式）加以备份。同时为实现B/S系统在线预览文档功能，还需要将文档转换为支持网页浏览的格式（如SWF）。

绑定存储多个关联文档。有的工作或任务产生的可能并不是一个单一的文档，而是相互关联的多个文档，甚至会有多种不同的格式（如带多个附件的文件、编译文章等）。在采集入库这类知识资源时，系统要能够将与所归档文件有关联的其他文本、说明、外部引用、表格、图形等多个附件绑定在一起，保证该文件在归档、查询、使用、转储过程中的完整性和准确性，以使其能够较为完整的再现工作或任务完成的全过程。

预处理知识资源。为了方便管理和提高效率，知识资源进入知识库前需要进行一系列预处理，主要包括：自动抽取文档摘要，使用户不必打开文章就能够了解大致内容，以决定是否需要全文阅读；自动提取文档内容关键字，便于建立高效索引和进行文档组织分类；自动排重，自动过滤合并重复文档，减少系统资源占用；自动聚类，将具有相似或关联内容的知识资源聚合到一起，形成知识关联。

多层加密和“双活”灾备保护数据库安全。数据库是知识管理系统的核心，确保其不被破坏的重要性毋庸置疑。通过多层加密技术对数据库核心进行保护，避免其被非法侵入者盗取、篡改和破坏。使用“双活”防护技术（即主备两个数据服务器同时承担用户业务，两者互为备份并实时备份）对系统进行灾难备份，有效提高资源利用率，同时由于不需要主备切换，使 RTO趋近于 0（RTO：业务恢复及时性指标，数值越低表明容灾系统的数据恢复能力越强），系统可持续作业能力能够显著得到提升。

3.3 可管——管理、融合知识资源

多维用户角色和权限管理。知识管理系统需要提供灵活适应单位需要的多维用户和角色管理，除了按照行政部门对用户进行分组和权限划分外，还可以根据具体工作和任务定制跨部门的如编译小组、监测小组、综合执法小组等各类群组，并能根据成员职责分配不同的角色权限。对于文档内容，创建者可以根据业务需求将查看、编辑、管理等权限赋予特定的用户或者用户群，设定后即使是系统管理员也无法浏览和修改，真正做到业务系统和技术管理分离。

文档加密存储和传输。进入知识管理系统知识均通过安全加密算法进行加密，以密文形式物理存储于数据库中，即使数据库被非法入侵者暴力入侵，在未得到密钥的情况下，各类文档仍然能够确保安全，无法被非法篡改。

灵活积分管理功能。知识管理系统提供可自定义的积分设计模式和统计功能（类似百度文库，上传分享知识资源获得积分，积分可用于下载其他人共享的知识资源），详细记录每个用户的积分明细及积分兑换记录，方便查询与管理。

电子签名保护知识产权。为每一个用户分配唯一标识，并通过电子签名对知识资源进行保护，确保知识创造者的权益不会被侵犯。

系统日志记录。系统日志随时记录并反映系统被利用的情况，对每个用户的来访和其使用文档的情况将会有详细的记载并能根据用户的要求打印出系统使用情况的报表。系统中所有人员的操作（浏览、审批、下载、删除等）系统都有详细的记录，管理员可以根据条件来进行追踪查看，作为文件的操作权限控制的一个补充，而且日后如有纠纷可通过查询操作来解决。

3.4 可用——使用、创新知识资源

基于B/S浏览器的在线预览修改。在网页界面上直接显示文档，可以让用户无需下载便能直观地浏览文档内容，有效减少了用户点击数，提高工作效率。同时为文档创建者提供基于浏览器的类WORD可视化编辑界面，支持表格、链接、图片任意位置插入，Office文档原样粘贴，图文混排，支持修改字体、字号、风格、对齐等专业文档编辑方法等。

源文档多格式下载。为满足用户对于格式需求的多样性，知识管理系统对同一源文档除了提供统一的格式（如PDF）外，还可以提供Office、txt、GD等多种常用文档格式的下载。用户创建者只需要上传其中一种格式，其他格式由系统自动转换生成。

文档时光机和回收站。文档在进入知识管理数据库后仍然可能被用户修改或者删除，为了避免因为误操作造成文档破坏或丢失，文档修改的各个历史版本及修改时间均会被自动保存在知识管理数据库中，用户可以轻松地通过文档时光机找回文档的任何历史版本。回收站则与 Windows系统的回收站功能相同，用户可以在回收站找回误删的文档，给用户一颗“后悔药”。

自动智能分类和多维知识导航。知识管理系统在采集知识资源时自动进行智能分类，结合中央银行和惯例，其物理存储方式可以采取“年份-部门-职责-个人”的分类层级，授权用户可按分类目录逐层查找，同时提供知识地图，提高查找速度。构建多维度的知识树形体系，除了按原始分类层级外，还能根据用户需要以如业务类型、格式、作者、修改时间等多种分类模式建立差异化的树形目录，避免知识树的单一化和机械化。此外还能够根据系统动态变化的统计信息进行查找，如文档下载排行榜、最近更新排行榜、部门排行榜等，使用户知道哪些文件最近经常被利用，哪些文件是最近添加进去的，同时也能让管理者统计各类知识的利用率和效果。

高效检索系统。要在海量的非结构化文档中又快、又准、又全地找到所需文档，除了利用分类知识导航和知识地图，还必须建立一套高效的检索系统，主要包括：全文检索技术，能够提供文本、网页、各类文档（Office、PDF、书生等格式）的全文检索，优化检索效率和速度，提高检索准确率，使用户快速定位到所需信息；组合检索辅助技术，对检索结果进行范围限制和组合筛选，避免检索结果太多、太滥；模糊查询技术，当用户只知道文件大概字眼时，可以在查询内容中输入相应的文字，系统便会将符合条件的所有文档显示出来；知识挖掘技术，提供包括摘要、分类、聚类、过滤、抽取、相似性检索等基于内容分析的功能；检索结果分类排序技术，对于检索结果太多，还要能对检索结果进行分类和排序，避免因为默认排序时，需要的信息排位靠后而被用户忽视的问题。

智能关键字标签。知识资源预处理时已对相似文档进行了聚类处理，并通过对文档内容的读取自动生成智能关键字标签，允许用户通过点击标签来查找和检索相关知识，同时支持用户手动添加和修改关键字标签，通过人工控制提高其准确性。

知识关注和实时推送。系统收集汇总用户的点击信息，通过大数据分析用户的知识兴趣点，主动将相似主题的知识资源推送给用户，减少用户查询和分析的时间，同时可以保证知识的正确性与时效性。用户也可以手动关注某主题，系统自动将同主题中更新的知识资源推送给用户，让用户能够第一手得到想要的资源。当用户关注的知识资源更新时，也能得到系统提示，让用户及时去获取最新的资料。

协同工作功能。作为现代知识性组织的中央银行，经常有跨部门多人成立小组合作开展某个课题或者任务的情况。在知识管理系统中建立群组，让所有群组人员能够随时访问群组共享知识资源是第一步。为了提高群组工作效率，避免文档经过多人复制修改后版本混乱的问题，系统还需要提供协同工作功能，让群组多人可以同时对同一篇文档进行修改，在文档的所有修改痕迹上标明修改者，群组负责人可以视情况采用或者拒绝修改。

多模式共享功能。知识共享是知识管理的核心功能，而知识共享的需求是多样化的，除了完全共享（所有人均可浏览、下载）、部门（群组）共享（本部门（群组）的用户可浏览、下载）及私有（除了创建者外均不能浏览、下载）等传统模式外，系统还要提供定向分享模式，即文档创建者可以将文档定向共享给指定的用户或者群组，而非指定用户或群组包括系统管理员均无法浏览和下载文档。

文档资源的评分和精华设置。用户对文档资源的实用性进行评分，作为其他用户的推荐性参考。优秀的知识资源在达到一定的积分后，可以由系统管理员标示为精华资源，在系统首界面中高亮提示，以便让更多的用户能够访问和学习。

个性化知识门户。将用户日常工作所涉及的所有内容汇集为一个入口，即个性化知识门户，用户通过它能够方便快捷地了解当天的新消息、工作任务，以及完成这些工作所需要的知识资源等。此外个性化知识门户还能够自动记录用户个人信息（如：性别、年龄、文化背景、习惯、爱好、专业、工作方式、工作性质、浏览兴趣及浏览历史等），并结合用户当前所在页面的位置，在整个知识管理系统中进行数据挖掘，预测用户可能会点击哪一个超链接，并将用户可能点击的超链接突出显示并置于页面顶端，使用户能在最短的时间内得到适合自己的最有价值的信息。

4 结语

中国金融业越来越多的管理者意识到，未来金融行业的竞争不仅取决于网点数量多寡、组织规模大小，更加取决于对金融知识资源的掌握、运用、传承与创新，金融业的全面知识化、知识的积累与利用将是提升银行核心竞争力的重要途径。对于负有货币政策制定、宏观调控和金融监管等职能的中央银行而言，为了有效应对知识经济时代带来的内外部环境的急剧变化，面对知识更新加快、知识总量加剧，金融业从传统的“劳动密集型”服务体系向“知识密集型”服务体系迈进等诸多挑战，必须利用信息化手段打造覆盖各种类型知识资源的管理系统和平台，构建完整的知识收集、共享、应用、创新等流程，通过快速分析知识结构、分类存储知识数据、共享知识应用等知识管理理念和技术，充分释放员工团队潜力，提高内部管理水平和工作效率，最终切实有效履行制定和执行货币政策、对国民经济进行宏观调控、对金融行业进行监督管理等央行职责。