浅析公共图书馆内部审计信息化建设

吴玥虹(东莞图书馆，广东 东莞 523071)

近年来，随着人民群众对精神文化的需求的不断提升，各地区对公共文化设施的投入也在不断增大，公共图书馆作为地方政府精神文明建设的重要窗口之一，在这几年中发展形势喜人。随着馆舍建设、家具设备、图书馆业务数字化系统等软硬件上投入的不断增多，图书馆财务收支的范围也在不断增大，这就给传统的内部审计工作带来了的新的问题与挑战。

1. 公共图书馆内部审计现状介绍，内部审计信息化执行难度分析

1.1 对内部控制的整体认识不足，缺乏既懂图书馆业务又熟悉财务及审计知识的独立内审人员

由于重视程度不足，目前国内公共图书馆还鲜有成型的内部审计机制，更别说有独立的内审部门，即便有内审程序，执行起来也多有缺憾。首先，公共图书馆的内部审计主要是对财务运作以及图书馆专业业务运作两方面共同进行控制，但由于内审人员多为领导兼任，既无专业的财务审计知识背景，又无客观独立的审计意识，其本身既是决策的制定者、财政资金的使用者，又是内部控制制度的监管人，这种内部控制模式从源头上就存在缺陷，不利于财政资金的有效监管;其次，内审意识淡薄，没有形成内部审计常态化的认识:重业务发展管理轻后勤保障管理，将骨干管理人才安排在图书馆业务发展一线，内审程序多为问题已经出现后才执行，没有问题就不实施审计，内审程序形同虚设;第三，由于是兼职的因素，内审人员进行内部控制多凭自身工作经验，缺乏利用信息化手段的认识和意识;第四，内审人员欠缺系统的审计工作在职培训或继续教育，对当前内部审计中计算机应用知识、信息化环境下审计风险缺乏较为深入的理解和认识，导致了内审人员既没能力也没精力推进审计信息化。

1.2 审计信息化严重滞后于图书馆业务领域的信息化程度，影响了内部审计职能发挥和审计目标的实现

随着电子文献、云数据、联机数据库等新型的文献载体的产生，数字图书馆这种全新的知识管理模式应运而生。面对着这些看不见、摸不着，且存储容量较传统载体呈几何倍数增长的新型文献载体，通过传统手工审计方法已难以对其进行行之有效的监管和内部控制。另外，随着数字图书馆建设的不断深入，一些延伸的内部控制问题也随之产生，例如数字资源是否存在重复购置问题、纸质版本与数字版本是否需要重复购置问题、对数字资源的使用权与所有权不同所带来的固定资产入账界定问题、数字资源版权问题等等。在信息化内部环境中，面对形式复杂多样的审计对象、如何找到有价值的审计线索，如何确定审计抽样的范围、重点及方法。面对上述问题，若仅仅依靠手工进行操作无异于杯水车薪，我们必须下定决心，依靠现代化信息手段，更加高效地实现审计目标!但我们也应当清楚地看到，目前公共图书馆在对内部审计控制信息化建设上的投入远远滞后于在其主流业务信息化软硬件上的投入。

1.3 财务信息化系统软件种类繁多，为审计信息化全面实现带来难度

随着公共财政信息化建设的不断推行，在经济较为发达地区的行政事业单位已启用各类财政信息化系统软件，由于种类繁多且系统软件与系统软件间缺乏关联，给审计信息化的开展带来难度。目前在用系统软件多达近十套:国库集中支付系统软件、政府采购系统软件、政府采购电子反拍系统软件、行政事业单位资产管理系统软件、年度预算编报系统软件、决算数据编报系统软件、工资业务系统软件等。各个系统软件都由不同的软件开发商开发设计，绝大多数对用户既不提供审计所需的数据接口，也不提供系统文件的结构和设置标准，审计流程上的各类信息以及不同审计人员采集的原始数据缺乏关联，没有统一的平台进行整合，容易出现“信息孤岛”的状况。内审人员在进行审计前必须对各类系统软件提供的数据进行有效梳理，既耗费人力物力又影响审计结果，使得审计信息处理滞后，给内部审计的完整性和有效性造成负面影响。

1.4 缺乏专业内部控制软件

审计信息化既包括审计实施信息化也包括审计管理信息化，审计实施信息化侧重于外部审计，而审计管理信息化则更适用于内部审计。目前市面上普遍使用的都是基于“审计数据分析软件+工作底稿+审计管理平台”这种适用于外部审计的审计软件，既不能针对图书馆行业特殊性进行专业审计也无法提供有效的审计信息化管理手段。如果生拉硬套，只怕是花了银子却也达不到内部控制的目的。内部审计的最终目的就是在决策实施前先建立起先进的管理模式，先进的管理模式要以信息技术在内部审计管理中应用研究为基础，但与图书馆业务系统信息化开发投入相比，应用于图书馆行业的内部审计信息化开发投入显得严重不足。

2. 公共图书馆内部审计信息化建设的基本思路

2.1 确保内部控制的独立性和内部审计人员的素质

在公共图书馆内部从上至下都应加强对内部控制必要性的认识，应该清醒地认识到内部审计是单位内部管理和控制的重要手段，内审机制的完善直接关系到单位发展方向的健康有序。首先，加强内部审计应该从建立健全内部审计制度开始，有了健全的制度保障，内审才能有序地进行;其次，要确保内部控制的独立性，内部审计这种“独立客观的监督评价活动，它通过审查和评价经营活动及内部控制的适当性、合法性和有效性来促进组织目标的实现”。第三，要明确内审人员的职责与权限，特别是检查与取证方面的权限应给予政策上的保证。第四，内审人员应定期进行继续教育培训，积极主动地更新审计与图书馆专业知识与技能，不断提升业务素质与审计能力，从而提高审计工作绩效。

此外，由于内审人员知识理论的局限性，无法兼顾内部控制的所有层面，也可将部分专业性较强的内审模块外包，例如聘请专业的法律顾问对本单位对内对外经济活动进行法律规范，聘请专业IT审计师对各类业务系统信息化在流程执行和管理层面的内部控制进行定期评估。这样既可避免内审人员由于知识理论局限性造成的控制漏洞，令内审人员可以集中精力在审计项目主体上，另外又可以进一步确保内审程序的独立性和客观性。

2.2 在传统审计方法的基础上逐步建立健全公共图书馆内审信息化标准与准则，增强内部审计的信息管理

《内部审计基本准则》第十五条规定:内部审计人员在审计过程中应积极利用计算机进行辅助审计，但必须明确的就是在信息化环境下进行审计，也不应改变审计计划确定的目标和范围。因此要建立健全内部审计信息化的标准与准则，首先还是要有健全的内部管理制度、职能分割制度、授权控制制度等，达到合理分工、相互制约、相互监督、防止经济错弊的发生。此外，在制定标准与准则时，要将信息化审计与公共图书馆的社会职能、行业特殊性等进行有机结合。标准与准则制定后内审人员在审计的过程中必须严格按其规定，结合审计项目目标要求，依靠信息化手段实施审计。在目前市面上还没有针对图书馆的专业内审软件的前提下，我们应该将传统手工审计方法与信息化审计方法相结合，尽可能地利用图书馆现行的业务信息系统，收集关联数据，以数据库的方式建立各系统间关联台帐，这将对内审人员实施下一步审计工作，监督评价本单位及所属单位财政收支、财务收支、经济活动的真实、合法和效益的行为，加强资产管理，提高资金使用效率，实现经营管理目标，为领导提供决策依据，促进规范管理，杜绝违反财经法规行为的产生打下坚实的基础。

我们也要认识到由于受到经费、专业技术等局限，按目前国内公共图书馆现状，独立开发图书馆专业内部审计软件的可能性不大，不过我们可以退而求其次，将内部审计的功能加以拆分:在财务运作方面由专业的审计软件进行常规审计，涉及到图书馆专业业务运作方面的，我们可以结合公共图书馆业务开展内容侧重、发展趋势、办馆规模等实际情况逐步在图书馆业务系统中增加开发适用于内部控制工作需要的功能模块，利用信息化手段实现对公共图书馆的内部控制。

2.3 运用先进的信息化手段将内审结果运用到公共图书馆绩效评价上来

随着财政资金使用效率监管的推行，财政资金绩效评价已成为政府预算制定的重要风向标。作为全公益性事业单位，用时下时髦的一种讲法就是花纳税人的钱也必须对所花纳税人的每一分钱负责。执行审计鉴定、监督、评估任务的内审人员应该本着对财政资金负责的态度，树立起事前控制的意识。特别是在信息化环境中，内部审计的重点应该由以往查错纠错慢慢转变到对财政投入与公共图书馆业务绩效的控制上面来，强调事前控制、强化项目投入前绩效评估的作用，通过事前、事中的过程审计，有助于内审人员在审计过程中对单位固有风险和控制风险作出合理的评估，同时内部审计报告也可以使决策制定者对各类财务信息系统、业务系统的流程、经济信息的产生与传递情况、内部控制制度的执行情况有一个充分、客观的认识，为科学可行地制定决策提供有力支撑。

2.4 呼吁统一财务信息化系统间数据结构，解决审计通用接口问题

针对各类财务信息化系统间缺乏关联的问题，还是要呼吁国家及地方财政在筹划开发各类财政信息化系统时要考虑到将来所涉及的审计问题，在软件系统开发时强制要求开发商加入提供审计数据输出通用接口的设计。对于已投入使用的各类财务系统，也呼吁财政信息开发部门联合各软件开发商整合各系统间功能，尽快出台统一的信息平台，这样既可以减少财务人员对同一信息的重复输入、减少财务人员的工作量，又可以避免信息孤岛、提高内审人员的工作效率，进而逐步实现审计信息化全覆盖。

3. 结束语

综上所述，在信息化程度日新月异的今天，内部审计的环境和内容也发生着巨大的变化，仅仅依靠传统的审计手段已经无法满足现实审计工作的需要。我们应该充分借助当今良好的外部环境，积极运用和依靠先进的信息化手段，完善审计手段与方法，从而提升内部审计工作的效率，凸显内部审计工作对公共图书馆建设的前瞻性与导向性的功能，更好地为公共图书馆健康有序的发展提供详尽、客观、可行的依据。

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