浅谈5S管理在电缆技术档案中的应用

朱瑾

摘 要：该文简要介绍了5S管理主要包括整理、整顿、清扫、清洁和素养，其在电力电缆技术档案管理工作中的运用，可以有效的提高工作效率、工作水平。以及通过5S管理方式的运用取得的效果。

关键词：档案管理  5S管理  工作效率

中图分类号：G647.24 文献标识码：A 文章编号：1674-098X（2014）11（a）-0184-01

1 现状

自电缆设备的运用至今，电缆的技术档案管理工作均根据上级公司的要求做好了以下几方面的工作：第一，电缆技术档案的收集，第二，电缆技术档案的鉴别、整理与归档，第三，电缆技术档案归档分类要求和方法。其中收集为首要环节，分类要求和方法属于标准，对于档案的鉴别、整理与归档是手段，做好以上几方面的工作，同时也保证了档案的完整、准确，也便于今后在工作中的运用。而现在科技的快速发展，浦东的日新月异，电缆技术档案的数量逐年增加，根据每年技术档案的增长率而言，目前的库存空间已经不能满足5年后的档案总量，许多的技术档案并没有跟随着设备的退役而废弃，因此我们要对现有的技术档案进行整理，并对现有的工作模式和流程进行梳理，找出工作中的薄弱环节，加以改进，从而提高电缆技术档案管理的质量和水平。

2 5S管理的基本内容

（1）整理（SEIRI）将工作常说的任何物品区分为有必要与没有必要的，除了有必要的留下，来以外，其它的都清除掉。在工作现场摆放不要的物品是一种浪费，通过整理，便于腾出空间，空间的活用，是现有的空间得到最大的利用，同样也能够便于今后日常的查询和整理，给日常工作带来便利。

（2）整顿（SEITON）把留下来的必要用的物品依规定位置摆放，并放置整齐，加以标示。使工作场所能够一目了然，整齐的工作环境，减少找寻物品的时间，还能消除过多的物品积压。在整理步骤的实施下，通过流程的梳理、确定放置的场所、规定放置的方法、明确数量、并对场所和物品进行标识，这是提高效率的基础。

（3）清扫（SEISO）将工作场所内看得见与看不见的地方清扫干净，保持工作场所干净、亮丽;检查污染源。良好的工作环境能够稳定工作品质，减少工作环境对劳动者的伤害，同样也能够养成良好的工作习惯，规范劳动者的工作能力，创造干净、整洁的工作环境。

（4）清洁（SEIKETSU）标准化和维持上面3S的效果。在前三项工作环节的实施下，同时制定相应的考核方法，制定奖惩制度，加强落实执行，迫使劳动者在最短时间，最快的接收和习惯5S的工作模式，同时也把5S的模式融入到日常的工作环节中，使这些环节常态化，进一步提高工作的效率和效能。

（5）素养（SHITSUKE）每位成员养成良好的习惯，并遵守规则做事，培养主动积极的精神。不仅要提高劳动者的业务水平，还要提高个人素养和增加团队意识，通过制订共同遵守的相关规定、教育培训、测试、实践、提升活动等方式，使劳动者的综合素质得到提高，也能促进、强化团队精神的意识。

3 5S管理的特点

（1）提高生产效率。5S管理是档案日常运作的基础，它代表着管理者对档案工作认识的高低，这也决定了管理水平的高低，从管理方式着手改进现有工作中陈旧的模式，则能起到事半功倍的效果。

（2）提高库存周转率。对于档案管理而言，技术资料的数量日益增加，根据近10年的统计，每年的增长量约为700份，对于一些完全废弃的资料应该进行整理和处理，保证档案室内有足够的空间存放档案资料。

（3）减少错误率，保证工作质量。档案资料既是今后设备运作唯一的查询途径，也是需要高精确度的工作效率。在档案管理中通过整理的环节，可以区分出必要的和不必要的，把不必要的东西明确地、严格地区分开，同时尽快的处理掉。可以减少工作中错误率的产生，保证工作的质量。

（4）加强安全，减少安全隐患。档案资料不仅要保证资料的准确性，还要进一步保护好资料，确保完整性。资料工作对环境要求很高，温度应保持在14～24℃，相对湿度控制在45%～60%，需要恒温、恒湿、防水、防火，环境的安全也是保证档案安全的一道屏障。

（5）营造良好的工作环境。5S管理能够营造一种人人积极参与，试试遵守标准的良好氛围。有了这种氛围的推动，在工作中也就更容易获得员工的支持和配合，有利于调动职工的工作热情和积极性，形成强大的推动力。

4 5S管理在电缆技术档案中的应用

（1）在信息化的当下，将5S管理运用在电缆技术档案中，可以全面提升档案管理人员的总体素质起到非常重要的作用。对于档案管理工作人员而言，通过技能的培养以及知识的更新，可以使其紧跟时代的步伐，避免出现落后于社会的情况。因此就需要接受新的管理知识，把全新的工作理念融入日常的工作。

（2）强化档案管理的规范化。对档案管理的流程、类别、分类进行梳理，也对档案的数据进行记录、整理和收集，因此细化了档案的流程，除去了一部分不规范的工作，这样对电缆技术档案的归档以及今后的查询带来了极大的便利。

（3）进一步标准化进行档案管理。为了全面提高技术档案的管理工作水平，就需要进一步规范工作方法和流程，在对技术档案的管理中，需要严格按照规定的方法和程序进行开展。避免一些重复、多余的劳动，进一步提高电缆技术档案管理工作的效率和效能。

（4）加强档案管理的安全化。在如今的电子时代的大背景下，科技、电子、网络都是每天工作都要面对的东西，信息的泄露、外传、盗取都是在日常工作中要避免的重要工作。技术档案对今后电缆的运作是唯一的参考依据，那技术档案的重要性也就不言而喻了。在对档案资料的管理上，档案管理人员应具有安全意识，注重防范、预防，保护资料的完整无缺，进而确保档案资料的安全性。

（5）提高员工素养。俗话说“人造环境，环境育人”。通过5S管理的运用，不仅环境得到了改善，从而也带动员工素养的提高，并通过素养的提高和习惯的养成，促进环境的持续改善。一个人在良好的环境中工作，能相应提升工作情绪，在加上良好的工作环境和气氛，有了高素质且有修养的伙伴，彼此之间的团队精神也能得到提高，从而使得员工的业务能力和技术水平都有明显的提高，解决现场实际问题的能力不断增强。

提升企业形象。通过对5S管理的运用，保证每一步都能有条不紊的开展和实施，才能让员工逐渐形成良好的工作习惯，才能有利于形成可持续的5S长效管理机制，达到素养及管理的良性提高。员工是企业最基本的保证，只有员工的整体素质得到了提高，企业的形象才会有所提升，进一步树立良好的企业形象。

5 结语

只有通过不断的改革、创新，电缆的技术档案管理工作才会有自己的高度和特色，技术档案工作才能真正实现可持续发展。因此电缆技术档案工作无论是在业务工作上，还是在管理服务工作上，都要努力做到保持原有的特色工作，逐步在现有的工作模式下进一步拓展、改革、创新，时时变、时时改、时时新，这样才能使电缆技术档案工作循序渐进。电缆的技术档案管理工作，还需要我们在今后的工作中不断的完善，等待我们去开发，通过这些改进，必将进一步提高我们的现代化档案管理水平。endprint