企业档案管理的现状及对策分析

董妮娜

摘要：企业档案是企业生产经营活动中最原始的记录，它真实的反映了企业的发历程，涵盖了大量的科技和信息资源，为企业领导的决策提供可靠的依据，推动着企业经济的快速发展。本文首先分析了企业档案管理的重要性，然后归纳了企业档案管理的现状，最后详细阐述了企业档案管理的对策。

关键词：档案管理；企业；信息化；培训；编研

中图分类号：C29文献标识码： A

一、企业档案管理的重要性分析

企业档案是其各项信息的重要载体，是企业的主要信息源，因此，档案管理工作具有较强的专业性、政策性和机密性。企业的管理部门要充分意识到档案管理工作的重要意义，切实做到管好档案，用好档案。

一方面，科学的档案管理能够让企业的经营发展成果能够更加广泛地受到社会各界的认可，奠定企业未来与他人的合作基础。1另一方面，高效的档案管理还能够帮助企业管理层及时了解企业经营管理的整体状况，一旦发现问题，能够迅速调整经营策略，有利于企业在市场中保持竞争优势。

由此可见，在任何一家企业中，为了信息使用的顺畅，建立科学、便捷的档案管理制度具有十分重要的现实意义。简单来说，加强档案管理，也就是要在档案工作中认真解决实际遇到的困难，给予档案工作多方面的支持。

二、企业档案管理的现状分析

（一）领导重视不够，档案意识不强

有的企业领导对档案工作重视不够，只顾抓生产、创效益，只重视投资项目建设完工的工程实体或设备实体的实物形态资产，却忽略了档案实体包括电子载体在内的知识信息形态资产。认为档案管理不能给单位带来效益，只是花钱不挣钱，忽视了档案管理工作，致使整个企业档案意识不强，档案管理不规范。当有突发问题出现时，企业领导才临时“抱佛脚”，开始过问档案工作。

（二）缺乏专业培训

档案管理工作在企业里是个边缘工种，不受企业的重视，工作待遇低。管理人员大多数是“半路出家”的非专业人员，更谈不上专业水平了。再者，档案人员参加业务学习和培训的机会也不多，档案管理水平得不到提高，直接影响了企业档案的内容质量和案卷质量。2

（三）企业档案管理的信息化建设滞后

很多企业在档案管理系统上，已归档的档案，只能检索到目录，没有相应的电子文件，不能即时为生产一线员工提供快捷的服务。

（四）生产档案管理薄弱

生产使用的设备经过一段时间的运行后，需要进行设备检修维护。有些档案部门都是生产部门交什么就存什么，缺乏主动参与精神。

一是大型企业生产装置在购置和替换新型设备时，或者较大的机组和重要设备在收集时都会引起各方面的重要，但是，一些小型设备由于体积小、价格低、安装简单，对随机文件的收集就显得不重视，往往这部分资料缺失是最多的，这为设备往后的维护保养和生产装置的安全运行埋下隐患。

二是设备检修所产生的文件，在检修结束后归档不及时，不规范。

三是对特殊设备档案缺乏了解。如压力容器具有“高温、高压、易燃、易爆”的特点，而起重设备具有“高空、重型机械”等特点，是企业安全生产的关键设备。压力容器和起重设备使用稍有不慎，就有可能造成巨大的损失，严重的可能会损害人员生命或造成环境污染。但是，有些档案人员只具备收集、归档、保管的知识，对特种设备档案的了解有限，遇到设备检修时无法提供及时、有效的特种设备资料，为检修现场提供服务。

三、企业档案管理的对策

（一）重视档案管理工作

随着产权制度改革的不断深化，强化档案资料的收集和保存已经成为了档案管理部门的一项核心工作。企业唯有掌握了大量的原始资料，才能够切实保护法人和广大股东的利益。企业中的每一个员工都应该有意识地保护企业的知识产权利益，养成主动上交档案并及时归档的习惯。对于一些拖延档案上交时间的部门或个人，企业应当制定明确的制度来进行惩处，不能姑息。

（二）加强教育培训，推进队伍素质的提升

档案工作要应对层出不穷的新问题、新技术，不仅决定与档案人员原有的知识与水平，更大程度上取决于他们的自身知识的补充与更新程度。因此，必须采取积极措施，多途径、多层次培养人才，抓好知识更新。

1、档案管理人员要树立终身学习的思想

档案人员要立足岗位，注重自学，把学习作为生活中的第一需要，不断“充电”，拓宽视野，了解所涉及工作领域的现状及发展动态，提高档案专业理论知识的层次，运用新理论、新技术来改进和指导档案工作，以适应工作发展的需要。档案专业理论学习，现代管理技术的培养，不是一朝一夕一蹴而就的，是一个长期学习不断积累的过程，因而倡导终身学习，建立档案管理人员的可持续学习机制十分必要。

2、加强现有档案人员的继续教育

人的智力、素质是不能引进的，关键是教育。通过提升学历层次教育、在职教育、岗位技能培训和上岗资格培训等方法，是提高整体能力素质最根本的途径。针对工作中存在的某一方面的问题，请有关专家或经验丰富专业人士做短期培训和现场指导等，对提升综合素质大有裨益。

（三）加快室藏档案的信息化建设

1、配备计算机、服务器、交换器、路由器、扫描仪等硬件设备

档案管理系统的开发应用及完善，可通过档案管理系统软件的操作进行全员培训及推广，逐步建立档案信息化管理。

2、档案全文数字化工作

对各职能部门每年移交的大量档案资料，要求电子档案和纸质档案一同移交归档，实行“双套制”管理模式，档案人员在整理档案的同时，也一同整理相对应的电子文件，把档案的电子信息资料也一同上传到档案管理系统中。

3、档案信息的安全性

档案人员应加强档案信息的安全与保密意识。档案部门在文件储存时要先注意贮存的服务器必须要与外界网络断开，并将文件加密，同时配合完善的权限管理制度，要有电子档案的操作过程记录，以便日后追踪及调查。档案系统服务器机房要加上密码销作为主要的门禁系统管理，只有信息业务负责人才有权进入。用硬盘脱机备份整套档案管理系统中的电子数据，存放在异地。即使当电子档案贮存的场所及媒介被自然灾害破坏时，还有备份的档案数据，以恢复正常的工作。

（四）加强设备检修档案的收集工作

档案人员要深入设备开箱、检修现场，协助、指导科技文件的整理工作，才能保证设备档案的完整、齐全。由于设备检修现场的施工人员所处的环境和工作性质，只会利用科技文件，在检修完成后，往往以设备成功运转为最终目的，对整理、移交等档案管理业务要求不了解，档案人员应积极主动地开展工作，对各施工部门的兼职档案人员宣传在检修过程中应注意哪些资料需要归档，并协调科技文件管理问题，把档案管理工作由被动转为主动服务。

（五）加强档案的编研工作

1、加强档案资料的收集，保证归档材料的齐全、完整

在平时的工作中，注意收集企业在生产活动中形成的各式各样的文件材料，发现缺漏，及时提醒相关部门及时找齐移交。3

2、编制多种检索工具，提高查找效率

我们不仅要整理保好文件，也要熟悉业务，多打印一些索引、目录，如案卷目录、全引目录、专题目录等，方便档案人员摸清库存，全面掌握档案的情况，才有利用开展编研工作。

3、发挥档案人员的优势，积极开展档案加工利用

档案人员对本企业的库存档案比较熟悉，要挖掘利用价值高的档案信息，以专题形式，对档案信息进行研究、分析，客观的把档案信息以文字形式描述出来，为企业的发展提供有效的依据。

参考文献

[1]张斌.对我国企业档案管理困惑的思考[J]. 北京档案. 2007(02)

[2]葛海源. 论股份制企业档案管理的方法与思考[J]. 商场现代化. 2010(34)

[3]井毅. 加强企业档案的综合管理[J]. 黑龙江档案. 2010(02)