大型仪器设备开放补贴管理系统的设计与应用

龚彦华，范家才，夏建潮

（武汉大学 实验室与设备管理处，湖北 武汉 430072）

大型仪器设备是高校实验室的主要技术装备，是体现高校综合实力的重要标志之一［1］。大型仪器设备开放共享是提高使用效益、促进学科交叉融合、提升教学科研水平的重要途径［2-4］。武汉大学采取了多种措施鼓励大型仪器设备的共享使用［5-8］，2011年开始设立大型仪器设备开放共享补助经费（简称开放补贴）［9-11］。

目前，高校开放补贴逐步形成2种运行模式：一是以专项资助实验室项目，二是提供大型仪器设备开放配额资金［12］。武汉大学采用的是后一种模式。由学校提供额度为1∶1的配额资金，为教师解决了一半的测试费用，同时，机组实行收费服务收取的测试费可用于大型仪器设备的运行维护，形成了用户与机组双赢的局面，促进了学校大型仪器设备的开放共享。因此，开放补贴运行的成效直接反映了学校大型仪器设备的开放共享程度，是大型仪器设备效益评价体系中重要的一部分。

武汉大学开放补贴已经运行2年，纳入开放补贴的大型仪器设备涵盖了11个单位，共90台套，总金额达11 279万元。资助经费由第一年的90余万元增加到近130万元。为了更好地配合开放补贴运行，在借鉴清华大学等兄弟院校经验的基础上［4，14］，结合我校实际，建立了“武汉大学大型仪器设备开放补贴管理系统”。通过该系统促进了信息公开与资源共享，使此项工作科学而规范，为大型仪器设备效益评价体系中各指标数据的收集提供了有效方法。

1 开放补贴的运行流程

开放补贴工作按年度进行，每年11月份左右开始到次年10月份结束，为一个运行周期。根据上一年度的实际使用情况计划拨出一定经费作为开放补贴经费，用户教师提出申请；管理部门组织专家进行审批，用户教师必须按照1∶1配套自筹，两部分经费的合计为本年度测试费用的总金额；用户教师按照总金额的额度到相应的大型仪器设备上进行测试消费，机组人员根据实际消费的金额做好相关的测试记录。每期开放补贴结束时，用户教师需要按要求提交年度报告，汇报本期补贴的使用成果等相关情况，实验室管理员汇总每台机组的收费情况到管理部门进行经费划拨，机组收取的测试费用可用于大型仪器设备的维护维修、升级改造等方面。该项工作的管理流程见图1。

图1 大型仪器设备开放补贴管理工作流程图

2 开放补贴系统的角色管理

大型仪器设备开放补贴管理系统的建立是基于开放补贴管理流程，贯彻了直观与实用的原则。该系统分配了5类角色，包括用户教师、机组人员、实验室管理员、评审专家以及系统管理员。不同角色的使用权限与操作功能有所区分，达到了对开放补贴工作不同程度和角度的管理。因为采用B／S结构，所有用户在互联网覆盖区域都可以登录使用。

2.1 用户教师

用户教师是学校教职工基本的使用角色，机组人员、实验室管理员、评审专家以及系统管理员通过角色切换都拥有用户教师的权限与相应的操作功能。该角色可以浏览查询学校提供开放共享的大型仪器设备信息，包括设备名称、型号规格、功能特色、收费标准、存放地点、机组人员姓名与联系方式等；用户教师通过系统进行网上申报并查询开放补贴审批情况；在使用补贴过程中，了解经费使用明细；补贴结束后，通过系统提交年度使用报告，汇报使用成果并对机组人员的服务和大型仪器设备的使用状况进行评价。

2.2 机组人员

机组人员可以作为用户教师申请本机组以外的大型仪器设备测试，也可以作为机组人员为用户教师提供测试服务。学校纳入开放补贴的仪器设备按照类别进行申请，属于一类机组人员可以查询到同一用户的审批情况。在对外服务中，针对申请到本机组的用户提供测试服务，根据用户教师的实际使用登记扣费；同时实时了解用户测试情况并汇总的测试金额，进而掌握本机组的开放服务情况。

2.3 实验室管理员

每个院、系、中心设有1名或2名实验室管理员，管理本单位的所有开放机组。实验室管理员在用户教师申请前修改、更新仪器设备信息及在开放补贴使用过程中，通过用户教师姓名或课题名称、设备编号或名称查询补贴状况，实时了解本单位机组的开放情况。使用结束后，汇总本单位所有机组的测试费用，一键生成报表并可直接打印，随后到设备管理部门进行结算。

2.4 评审专家

学校成立了“大型仪器设备专家委员会”，委员会的成员由系统管理员设置成为开放补贴的评审专家。在开放补贴申请提交结束后，评审专家可以登录系统查询本期开放补贴的申请提交情况。申请情况采用汇总和列表的方式直观呈现，同时可以浏览到包括用户教师信息、申请的课题、申请费用等信息，在召开专家评审会之前提供评审依据。

2.5 系统管理员

系统管理员通过系统可以对全校用户发布通知或消息，利用“开关”控制开放补贴的申请和年度总结的提交时间。在专家评审后，管理员根据专家意见进行审批，最终提交评审意见。查看每一期的申请、审批情况以及开放机组的服务、用户教师的经费使用情况，并可以生成明细表和汇总表实时掌握补贴的使用进展，有针对性地采取管理措施。系统管理员统筹管理各类角色，增加新进用户教师信息，赋予用户教师实验室管理员、评审专家等角色。

3 开放补贴系统的主要功能设计

开放补贴系统的建立是为了更好地管理开放补贴工作，为全校师生提供人性化服务，因此，在系统功能上主要体现管理功能与服务功能。

3.1 管理功能

按照开放补贴的管理流程，主要有仪器设备的信息管理功能、申报与审批管理功能、使用管理功能、报表管理功能、结题与结算管理功能。

3.1.1 设备信息管理功能

在实际应用中，水合热法成为目前制备纳米MoS2最常见的一种方法，且其制备出的MoS2纳米微球尺寸较小，表现出了优异的耐磨性能。

纳入开放补贴管理系统的仪器设备，原则上要求40万元及以上，使用方向为教学、科研，有专人负责管理并且所在院、系、中心愿意开放使用。入网仪器设备的相关信息由院、系、中心实验室管理员负责更新维护，要求必须向用户公开设备名称、型号规格、功能特色、收费标准、存放地点、机组人员姓名与联系方式等。用户教师可以查看相关信息，根据需要进行申请。

3.1.2 申报与审批管理功能

系统管理员设定申报提交时限后，在该时间段内开启系统开关，用户教师通过系统进行提交开放补贴的申报。提交申报结束后，设备管理部门召开专家评审会，专家们根据系统提供的申报信息、用户历史消费记录和年度总结的情况决定本期的资助额度。最终的评审结果由系统管理员登记并发布给用户教师。

3.1.3 使用管理功能

得到资助的用户教师到机组进行测试消费。机组人员根据用户教师的实际使用情况进行登记。对于录入有误的记录，通过实验室管理员审核后可以进行修改。在使用过程中，由于实际使用造成某一类大型仪器设备余额不足，用户教师可以办理将另外大型仪器设备的经费转移到需要的大型仪器设备上使用。

3.1.4 报表管理功能

为了掌握开放补贴的申请、审批及使用情况，系统设计了管理流程各个环节以及各个角色权限下的明细表与汇总表。报表可以导出生成Excel、Word及PDF 3种格式，或者直接打印。如申请或审批流程结束后，系统管理员一键生成年度情况报表，以列表的形式查看每位用户的课题、所在院部、申请或审批的金额、申请或审批的大型仪器类别等；汇总年度报告的成果生成报表，作为大型仪器设备效益评价体系的数据依据；系统还设计了实验室消费和课题消费2种统计报表，按照时间段做明细或者汇总，可以对任意时限的各大型仪器设备开放情况和每位用户教师的使用情况一目了然。如表1、表2所示。

表1 课题消费汇总报表

表2 实验室消费汇总报表

3.1.5 结题与结算管理功能

3.2 服务功能

为更好地配合开放补贴管理工作，设计了特色服务功能——邮件与短信平台功能及用户评价功能。

3.2.1 邮件与短信平台功能

用户教师在申请开放补贴时要求必须填写邮箱地址和手机号码，系统管理员发布如审批结果查询通知、催交年度报告通知、新一期开放补贴申请通知等通知公告或新闻消息都可以通过邮件或者短信平台群体发送。邮件与短信平台功能的使用节约了管理成本，提高了办事效率，用户教师也可以更直观、更迅速地获取办事信息。

3.2.2 用户评价功能

为了给用户教师提供申请开放补贴时做选择参考，同时提高机组人员的服务自觉性，加入了用户评价功能。该功能分为星级评分与服务评价，要求用户教师在提交年度报告的同时对本年度使用过的大型仪器设备机组的服务进行星级打分，并对机组的实际服务情况、对实验室开放补贴管理和仪器设备管理提出相应的意见及建议。

4 结束语

开放补贴是促进开放共享的有利手段，学校已经运行了2年，在运行过程中借鉴了兄弟高校的管理经验，在保障数据安全的前提下，力求功能要求与操作设计上简单实用。学校利用开放补贴管理系统可以全程控制开放补贴工作流程，覆盖了工作流程中的各个环节，为学校大型仪器设备效益评价体系提供了收集指标数据的有效方法，同时为各类角色用户提供优质的服务，达到了科学管理与促进服务的效果。

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［1］任祥忠，高原，张红兵.提高高校大型仪器设备使用效益的实践与探索［J］.高教论坛，2009（4）：101-103.

［2］陈子辉，王泽生.高校大型仪器设备开放和共享［J］.实验室研究与探索，2010，29（2）：163-167.

［3］李井葵，张海彬.高校仪器设备共享平台建设的实践探索［J］.实验室研究与探索，2012，31（4）：452-454.

［4］李小寒，权利宁.大型仪器开放测试基金管理系统的设计与应用［J］.实验技术与管理，2009，26（3）：107-111.

［5］范家才.提高大型设备使用效益的问题及对策［J］.实验室研究与探索，2010，29（11）：345-347.

［6］毕卫民，王连之.构建多元化共享服务体系，提高大型仪器设备使用效益［J］.实验室研究与探索，2010，29（6）：100-103.

［7］姜守哲.高校大型设备共享平台系统的研究与设计［J］.黑龙江水专学报，2009（3）：87-89.

［8］邓敏，陈彦.高校大型仪器设备绩效管理探讨［J］.实验技术与管理，2013，30（1）：228-230.

［9］梁国华，杨树国，武晓峰，等.清华大学实验室开放基金的设立与发展［J］.实验技术与管理，2012，29（8）：188-193.

［10］杨树国，武晓峰，闻星火，等.设立实验室开放基金 促进学校仪器设备开放共享［J］.实验室研究与探索，2010，29（6）：382-386.

［11］黄坤，胡煜，李彦启，等.理工类高校实验室开放基金的实践与趋势研究［J］.实验技术与管理，2012，29（2）：184-187.

［12］尹世学，黄乐，闻星火，等.基于B／S模式的实验室开放基金管理信息系统［J］.中山大学学报：自然科学版，2009，48（增刊3）：181-182.