事业单位编外聘用员工人事档案管理研究

冯艳

（河南省人口和计划生育科学技术研究院，河南 郑州 450002）

事业单位编外聘用员工人事档案管理研究

冯艳

（河南省人口和计划生育科学技术研究院，河南 郑州 450002）

随着人事制度改革和事业单位功能的转型，聘用编外员工数量不断增加，出现诸多档案管理问题和难题，采取统一标准，分类管理的措施是加强聘用员工人事档案管理的正确途径。

事业单位；编外聘用员工；人事档案管理

近年来，随着事业单位编外聘用员工的不断增加，加强聘用员工人事档案管理研究，成为人事档案工作的重要工作。2008年《中华人民共和国劳动合同法》实施，要求用工单位从劳动合同的订立、履行、变更直到解除、终止都采取书面管理，那么签订劳动合同后，如何以人事档案来保障“非编人员”的切身利益，充分降低用工风险，维护社会稳定，成为人事档案工作者研究的新课题。

1 事业单位编外聘用员工的含义

1999年开始的事业单位人事制度改革，以原定的编制原则和有关部门核定的编制标准为依据，合理配置各类人员，根据业务需要和工作量控制人员总量为目的，全面实行聘用制。随着改革的深入、事业单位分类转型，原有事业编制已不能适应形势的需要，陆续开始自主招聘员工。这些员工就是所谓的“编外聘用员工”（以下简称“聘用员工”），存在于事业编制外却受聘于事业单位的专业技术人员。聘用员工的引进，是事业单位充分运用市场机制，调整优化人才结构，提高人员素质的合理措施，是人事制度改革的必然结果，促进了事业单位人才合理流动。

2 事业单位聘用员工现状

2.1 聘用员工数量增加，所占职工总数比例越来越大

目前，事业单位聘用员工数量快速增加，聘用员工占职工总数相当大的比例。以省直某二级医院为例，2003该院编制床位30张，编制人数85人，在编员工82人，聘用员工4人。到2013年，该院编制人数没变，医疗业务量成倍增长，与2003年比，门诊由10 025人次增长为32 413人次，门诊收入由150万增长到1 800万。在岗员工125人，其中聘用员工40人，占总数三分之一，成为该院技术人才队伍的重要力量。

2.2 聘用员工主要任职在医疗临床、科研技术岗位

与正式在编人员有技术、工人、行政管理岗位分类不同，聘用员工主要是有一定技术专长的人员，分布在各个技术岗位，有“外聘专家”、“合同工”、“临时工”等称呼。“非编人员”身份构成也非常复杂，他们中既有无固定工作单位的专业技术人员，也有从企事业单位辞职、病退人员，还有退休职工、大中专毕业生等，从事医师、药师、护师（士）、煎药员、文印员等岗位，这些编外人员很多人已成为各科室业务技术骨干。

2.3 聘用员工的人员管理与在编人员不同

由于体制机制原因，事业单位人员管理存在编制内和编制外的实际差别，人员管理相应不同。编制内人员的管理纳入机关事业单位人事管理范畴，身份是国家职员、专业技术人员和工勤人员等，受上级编制、人事、财政等部门的管理，其福利待遇、技术职称等有国家统一的管理办法和规定；而聘用员工是自主招聘，聘用人员数量、岗位、程序、办法、待遇等由聘用单位根据实际需求决定，双方在法律法规框架内达成一致、签订劳动合同即可。

3 编外聘用员工档案存在的问题

依据中组部、原人事部1996年颁布的《流动人员人事档案管理暂行规定》（以下简称《暂行规定》），编外聘用员工的档案是由人才流动服务机构管理。由于与在编人员相比，人事档案管理采用不同的管理办法和分属不同的管理机构，因此管理难度比较大。

3.1 聘用员工档案管理内容有待完善

3.1.1 关于流动人员人事档案的所有权没有明确规定。

3.1.2《暂行规定》中没有明确规定对于档案丢失和从来就没有档案的人员，用人单位聘用后是否为其建立人事档案、依据什么标准建立。

3.1.3 形成于20世纪90年代《暂行规定》法规内容较为陈旧，与现实脱节。如：《暂行规定》第4条规定：流动人员的档案必须交给人才流动服务机构管理，其他任何单位不得擅自管理流动人员人事档案。但在实际工作中，大量存在聘用单位直接管理流动人员档案现象；因为事业单位聘用人员数量较大，形成的档案材料非常多，如专业培训、技术考核考试、继续教育学分登记、年度考核、奖惩记录等，档案材料的收集、鉴定、归档、整理等工作量都很大，与人才交流服务机构无上下级关系，缺乏协调沟通，导致重要档案材料不能及时移交人事代理机构归档，人事档案材料往往较为缺少。

3.2 聘用员工和聘用单位管理档案意识不强

广大流动人才对于自身档案的作用，建档的要求不甚明了，认为那是人力资源管理部门的事，因而参与性、主动性不够[1]。

3.2.1 聘用员工的档案存放较为混乱。比如：大中专毕业生的聘用员工，有的在毕业时档案已经从学校转到工作单位或户口所在地的人才服务机构；有的档案一直留在学校；有的因为存在一些不良记录或者因为办理档案转移手续比较繁琐，不愿花时间和精力没有转交，自己存放；有的是转交到聘用单位，存放地点较为混乱。

3.2.2 档案转交接率低。聘用单位在招聘员工时一般只要求提供学历、奖惩、成果、个人工作学习经历等证明，录用后对于转移档案，但没有硬性要求。以上述单位为例，该院自2007年以来招聘员工26人，转接档案12份，档案转接率为46%。其中聘用大中专学生毕业生人员16人，完成档案转接9人份，转接率为56%，转接率较低。

3.2.3 档案流失较为严重，建档不全。有的聘用员工毕业多年，先后到多个单位工作，其档案多次转移后丢失；有的长期保存在自己手中，已经开封、损毁，无法考证其真实性。部分员工没有原始档案，重新建档，只能收集到新单位后的工作经历材料，来单位前的材料缺失无法弥补。

3.3 用人单位利用档案不方便

人事档案的主要作用是把个人的人事信息准确提供给组织、有关机构利用，也是个人经历、能力、贡献的历史鉴证。《暂行规定》第13条规定，“查阅流动人员人事档案应办理审批手续，查阅单位应申明查阅理由，管档单位根据规定和需要确定需提供的档案材料。”聘用人员档案利用对象主要是人事管理部门，在聘用人员日常管理中，如职称评聘、调整工资、人才培养、入党、“五险一金”办理等方面都需要查阅档案，档案利用率相对较高，到人才流动服务机构查阅或者递交档案材料很不方便，影响对聘用员工的培养使用和相关待遇的落实。

4 聘用单位采取以下措施加强聘用员工档案管理

4.1 建立健全聘用员工档案管理制度

4.1.1 制定聘用员工档案管理制度。细化《流动人员人事档案管理暂行规定》，参照在编员工档案管理办法，完善收集、鉴定、整理、保管、利用的档案流程，确保其档案完整、安全。

4.1.2 规范转交接程序。毕业生档案应由各高校指定专人固定派遣，或通过机要等专门途径转移，转递时要严格按照用人单位与劳动者签订的就业协议书上的档案转递地址在规定时间内进行[2]；事业单位在招聘编外人员后应及时与存放档案的各级人才交流中心取得联系，开具相应调档函，杜绝档案由个人私自转递。

4.1.3 规范查档。事业单位人事部门如发现编外人员人事材料或材料内容缺失，应及时与毕业院校或者原用人单位联系，进行补充、补救或催交。

4.2 人事档案部门加强主动服务

4.2.1 要主动为流动人员收集人事档案材料，向他们宣传人事档案的重要性，进入单位后及时催要档案，建立统一管理模式，按规范建档，按照有关手续登记借阅。用服务本身宣传人事档案的重要性；

4.2.2 聘用单位要对“非编人员”人事档案实行动态化管理。即“非编人员”人事档案应随着招工、聘用而构建，随着辞职、辞退而调转。要及时随劳动合同的续约或终止及时地确立人事档案归属，以避免出现劳务纠纷问题。

4.2.3 要主动和人才交流中心联系，建立合作，对聘用人员的人事档案进行管理，划清管理范围和人员，进行全员管理。

4.3 统一标准，分类管理

聘用员工的进入，改变了原有事业单位人事档案的分类方法和收集。事业单位聘用的员工，在进入单位前大多数没有档案或者丢失了个人档案，在这种情况下要按照干部档案条例规定收集齐档案内的十大材料，根本不可能也做不到，所以在建立这部分人的人事档案时，就只收集与本人工资定级相关的和反映个人综合能力的材料，主要有四大类：1.学历职称类，如毕业证书、学位证书、职称证、学历证、执业证等；2.考核鉴定类，年度考核表、试用期鉴定等；3.党团关系转接收证明；4.社会保险类，劳动合同书、办理各类社会保险的材料等，方便利用。对于档案在人才交流中心保管的聘用员工，归档材料中要增加参保、福利等项目，以完整记录“非编人员”的社会保险、福利待遇的情况，做到有据可查，避免因档案项目设置的不完善，出现劳资纠纷等问题。[3]

5 建议

5.1 修订完善流动人员档案管理规定。

5.1.1 明确规定流动人员人事档案的所有权。

5.1.2 划分档案管理责任。以人才交流中心为主，聘用单位为辅，人才交流中心负责聘用单位的流动人员档案的监管，对聘用单位建档不合格的档案提出改进意见，督促改进，合同员工离开单位后，档案交回人才交流中心。

5.1.3 明确规定聘用单位职责，为聘用人员收集保管在本单位聘用期间的档案材料，建立健全人事档案，保障流动人员的权益。

5.2 加强人事档案重要性的宣传

人事档案是今后证明个人学习经历、政治面貌、社会实践等状况的重要依据，对每个人都非常重要。加强对聘用员工人事档案重要性的宣传，帮助他们树立档案意识，也可以通过档案实例讲解人事档案的重要性，同时在入职后就如何转接档案给予充分指导，制定相关流程，发放取档流程表，督促他们按照要求办理，做到“档随人走”，减少“弃档”、“死档”现象。

5.3 加快聘用员工档案管理信息化建设

建议尽快建立全国人才交流服务机构及用人单位在内的人事档案信息网络平台，人才交流服务机构和聘用员工使用统一的人事软件，可以实现全国在线联网查询、监督和管理，向其他管理软件一样，由软件设计方管理，登陆和查阅都有固定的程序和密码，个人没有登录密码不能查阅，部分信息设计为没有授权不能更改，从而保障聘用员工人事档案信息安全。

[1]董和欣.流动人员人事档案管理现状及改革措施[J].山东档案，2011（3）15-17.

[2]杨美琪.浅谈医院编外人员人事档案管理[J].浙江档案，2012（4）：63.

[3]于华.高校“非编合同制人员”人事档案的构建研究[J].兰台世界，2013（32）59-60.

G275

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1671-0037（2014）07-14-2

冯艳（1972.3-），女，副研究馆员，研究方向：档案管理。